Programme de cotisation des déclarations de revenus des sociétés

La Direction des déclarations des entreprises de la Direction générale de cotisation, de prestation et de service

Aperçu et amorce d’une ÉFVP

Institution fédérale
Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP
Frank Vermaeten
Sous-commissaire de la Direction générale de cotisation, de prestation et de service

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Marie-Claude Juneau
Coordonnatrice de l’AIPRP

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale
Impôts – Services fiscaux et traitement

Description de la catégorie de document et du fichier de renseignements personnels
Catégories de documents spécifiques à l’institution ou ordinaire :
Traitement des déclarations et des paiements des sociétés ARC DGCPS 225

Description des FRP spécifiques à l’institution ou ordinaire :
Traitement des déclarations et des paiements des entreprises ARC PPU 047

Autorisation légale pour le programme ou l’activité
* Articles 150, 220 et 237 de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR).
* Paragraphe 229(1) du Règlement de l’impôt sur le revenu en vertu de l’article 221 de la LIR.
* Paragraphe 63(1) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada.
* Article 7 de la Loi sur les arrangements fiscaux entre le gouvernement fédéral et les provinces.

Résumé du projet, de l’initiative, des modifications

Le programme T2 permet de s’assurer que les déclarations de revenus des sociétés T2 (T2), les déclarations spéciales et choix (DSC) ainsi que les déclarations T2 des sociétés non résidentes (déclarations T2 NR) sont évaluées avec exactitude et en temps opportun. Le programme T2 exerce des activités liées à la planification, au contrôle, à la surveillance et à la vérification de ces déclarations et englobe tous les systèmes, les procédures et les politiques relatifs aux processus liés aux cotisations et aux nouvelles cotisations, à l’émission d’avis et à la vérification de l’exactitude des déclarations T2 et des DSC en vue de déterminer les redressements qui s’imposent. Les activités de comptabilité et de traitement des paiements pour les sociétés comprennent les procédures et techniques de surveillance, l’examen des pièces de versement de l’Agence et les renseignements sur les garanties en espèces. Le programme T2 est également responsable d’évaluer les cotisations des déclarations de revenus provinciales des sociétés pour les impôts et les crédits qui sont harmonisés avec les déclarations T2 fédérales. Cela s’applique à toutes les provinces, à l’exception du Québec et de l’Alberta, qui administrent leurs propres déclarations de revenus des sociétés provinciales. Les renseignements sont communiqués aux ministères fédéraux et aux gouvernements provinciaux et territoriaux conformément aux ententes sur l’échange de renseignements établies. De plus, les renseignements propres à un accord peuvent être communiqués par les programmes de l’autorité compétente de l’ARC aux gouvernements étrangers en vertu d’une convention fiscale. La convention fiscale ou l’accord est généralement conçu de façon à éviter la double imposition.

Toutes les sociétés résidentes, y compris les organismes à but non lucratif, les sociétés exonérées d’impôt et les sociétés inactives (à l’exception des sociétés d’État exonérées d’impôt, des colonies huttérites et des organismes de bienfaisance enregistrés) doivent produire une déclaration T2 pour chaque année d’imposition, et ce, même s’il n’y a aucun impôt à payer. Une société non résidente doit produire une déclaration si, à un moment donné au cours de l’année, elle a exploité une entreprise au Canada ou si elle a réalisé un gain en capital imposable ou si elle a disposé d’un bien canadien imposable.

Un choix est un formulaire que produit un contribuable, sur une base volontaire, pour être admissible à des dispositions fiscales spéciales permises en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu (LIR). Dans la plupart des cas, ces dispositions sont utilisées pour éliminer ou reporter certaines conséquences fiscales découlant d’une opération précise. Une déclaration spéciale est une déclaration de revenus qu’un contribuable est tenu de produire en vertu de la LIR et qui nécessite un avis de cotisation.
 
Les déclarations T2 peuvent être produites en plusieurs formats différents. La méthode de production la plus courante est la transmission par Internet, une fois la déclaration préparée à l’aide de logiciels approuvés. Les déclarations à code à barres sont produites par un logiciel de préparation de déclarations homologué, puis balayées dans un système de traitement lorsqu’elles sont reçues par un centre fiscal. Les DSC et certaines déclarations T2 sont produits en formats papier pré imprimés, puis saisis dans le système de traitement approprié. Les sociétés dont les recettes brutes annuelles dépassent 1 million de dollars doivent produire leurs déclarations T2 par voie électronique pour 2002 et les années suivantes. La transmission électronique des déclarations est facultative pour toutes les autres sociétés. Au total, il y a 3,3 millions de sociétés inscrites dans le système du numéro d’entreprise, et plus de 2,2 millions de déclarations T2 sont traitées chaque année. Quelque 107 000 DSC sont traités au cours d’une même période.

Portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) cible et évalue les risques pour la protection des renseignements personnels liés au programme de cotisations des déclarations T2 de l’ARC, y compris le traitement des déclarations des sociétés (T2, DSC, T2 NR), des choix et des paiements. Certaines activités en matière d’observation, comme les vérifications et les enquêtes, sont des programmes distincts et ne font donc pas partie de la portée de la présente ÉFVP.

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité
Administration de programmes/activités et de services
Niveau de risque pour la vie privée : 2
Détails: Les renseignements personnels recueillis sont principalement utilisés pour administrer le programme T2 (p. ex., l’identification, le traitement des déclarations et des choix, la collecte de revenus, l’émission de paiements et l’offre de soutien aux clients). Les renseignements sont nécessaires afin de calculer le montant exact d’impôt à payer ou des crédits dans le compte et afin d’éviter des remboursements injustifiés.
Les renseignements personnels recueillis dans le cadre du programme T2 sont communiqués aux programmes d’observation à des fins d’exécution, telles la détection de la fraude ou les enquêtes sur des abus possibles. Si un acte de fraude ou d’abus est constaté, des vérifications peuvent être effectuées, lesquelles peuvent donner lieu à l’imposition d’impôts supplémentaires et à de possibles pénalités. Toutes les déclarations T2 peuvent être sélectionnées aux fins de vérification.

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte
Numéro d’assurance sociale, renseignements médicaux ou financiers ou autres renseignements personnels sensibles ou éléments contextuels sensibles entourant les renseignements personnels. Renseignements personnels sur des mineurs ou des personnes inaptes ou encore concernant une personne agissant au nom de l’intéressé.
Niveau de risque pour la vie privée : 3
Détails: Les renseignements personnels recueillis comprennent des détails comme, le nom, les coordonnées et les renseignements financiers, et peuvent inclure des renseignements à propos de personnes associées.

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé
Organisations du secteur privé ou organisations internationales ou gouvernements étrangers.
Niveau de risque pour la vie privée : 4
Détails: L’ARC divulgue des renseignements personnels à ses partenaires provinciaux, à ses divers programmes et à d’autres ministères et organismes fédéraux. Les renseignements communiqués sont analysés afin de déterminer si d’autres détails de production sont nécessaires. Les données sont croisées entre les programmes selon le principe du besoin de savoir, aux fins d’administration des programmes et d’exécution. L’objectif est d’encourager les entreprises à divulguer entièrement l’activité commerciale, de respecter les exigences en matière de déclaration et de versement, et de réduire la planification fiscale abusive ou les reports d’impôts.

Les documents papier qui contiennent des renseignements personnels sont conservés pour une période déterminée par un tiers du secteur privé qui a une entente contractuelle avec l’ARC.

D) Durée du programme ou de l’activité
Programme à long terme
Niveau de risque pour la vie privée : 3
Détails: Le programme des déclarations des sociétés n’a pas de date de fin.

E) Population du programme
Le programme touche certains individus à des fins administratives externes.
Niveau de risque pour la vie privée : 3
Détails: Le programme actuel s’applique à toutes les personnes affiliées à des sociétés qui ont un établissement au Canada.

F) Technologie et vie privée
L’activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d’un nouveau système électronique, d’un logiciel ou d’un programme d’application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l’activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?
Risque pour la vie privée : Non

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?
Risque pour la vie privée : Non

Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :
Méthode d’identification améliorée – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).
Risque pour la vie privée : Non
Détails: N/A

Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.
Risque pour la vie privée : Non
Détails: N/A

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.
Risque pour la vie privée : Oui
Détails: Comparaison des données : lorsqu’une déclaration est saisie dans le système CORTAX, le système du numéro d’entreprise confirme que le numéro est valide. Si le numéro d’entreprise n’est pas valide, un message d’erreur est émis au moment de l’étape de la validation initiale. Une intervention manuelle est nécessaire pour obtenir les renseignements exacts et ce, avant toute autre vérification des informations transmises.

G) Transmission des renseignements personnels
Les renseignements personnels sont transmis au moyen de technologies sans fil.
Niveau de risque pour la vie privée : 4
Détails: Le système CORTAX est lié à différents systèmes qui se trouvent sur les serveurs de l’ARC. Ils sont sécurisés. Seuls les employés de l’ARC ont accès au système, selon le principe du besoin de savoir. L’accès à l’emplacement physique où les ordinateurs sont conservés est contrôlé. Il y a une piste de vérification pour toutes les consultations et tous les changements liés à ces systèmes. Chaque utilisateur reçoit un niveau d’accès en fonction des exigences organisationnelles (rôles et profils).

Les fichiers de données sont chiffrés et transférés par voie électronique au moyen du Protocol de transfert de fichiers (PTF) ou par messagerie assurée en se servant de disques compacts (DC) ou de disques numériques polyvalents (DVD).

De plus, l’infrastructure à clé publique (ICP) a été mise en œuvre afin d’appuyer plusieurs initiatives à l’échelle de l’ARC, y compris l’accès à distance sécurisé, les courriels sécurisés et les autres transactions électroniques nécessitant la sécurité électronique ou la signature numérique. L’ICP est une combinaison de politiques et de technologies qui établissent un environnement de travail électronique sécurisé, permettant aux utilisateurs de l’ARC d’effectuer des opérations électroniques sécurisées. L’ICP utilise des certificats numériques et des outils essentiels pour permettre l’utilisation sûre et fiable de nos réseaux électroniques. Les certificats numériques nous permettent d’utiliser nos réseaux électroniques pour envoyer et recevoir des renseignements désignés (protégés), et y accéder de façon sécuritaire. En général, les risques et les préoccupations en matière de vie privée sont faibles, et l’on s’attend à ce qu’ils demeurent faibles. Les pratiques d’atténuation actuelles sont considérées comme adéquates et elles sont rigoureusement réglementées.

Certains postes de travail d’employés comprennent des ordinateurs portatifs fournis par l’ARC sur des stations d’accueil. Les ordinateurs portatifs sont conformes à la Politique sur la sécurité de l’environnement informatique en faisant appel au chiffrement et au contrôle d’accès. Tout télétravail se fait à l’aide de l’Accès à distance sécurisé (ADS).

Toutes les clés USB (Universal Serial Bus) utilisées doivent être fournies par l’ARC et formatées au moyen de la technologie de chiffrement propre à l’utilisateur.

H) Risque possible pour le particulier ou l’employé
Détails: Si des renseignements personnels ont été compromis, cela peut entraîner un préjudice financier et un embarras pour le particulier.