Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt v2.0

Direction des services aux personnes en situation de handicap, aux Autochtones et de la visibilité des prestations (DSPSHAVP)
Direction générale de cotisation‚ de prestation et de service

Sur cette page

• Aperçu et lancement de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)
• Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications
• Détermination et classement du risque

Aperçu et amorce d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Institution fédérale

Agence du revenu du Canada

Fonctionnaire responsable de l’ÉFVP

Sujata Verma
Directrice générale
Direction des services aux personnes en situation de handicap, aux Autochtones et de la visibilité des prestations
Direction générale de cotisation‚ de prestation et de service

Responsable de l’institution fédérale ou délégué aux fins de l’article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Lia Jackson
Directrice
Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Nom du programme ou de l’activité de l’institution fédérale

Services fiscaux et traitement des déclarations

Catégories de documents spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt
ARC DGCPS 110

Fichier de renseignements personnels spécifiques à l'institution ou ordinaire :

Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt
ARC PPU 100

Autorisation légale pour le programme ou l’activité

La ministre du Revenu national est responsable de l’administration et de l’application de la Loi de l’impôt sur le revenu, selon l’article 220 de la Loi.

L’Agence du revenu du Canada (ARC) est responsable de la politique administrative générale de l’ARC selon l’alinéa 30(1)a) de la Loi sur l’Agence du revenu du Canada.

Résumé du projet, de l’initiative ou des modifications

Aperçu du programme ou de l’activité

Le Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt (PCBMI) est le fruit d’une collaboration entre des organismes communautaires et l’ARC. Le programme est en place depuis 1971. Son mandat est d’aider les particuliers et les familles dans le besoin en préparant les déclarations de revenus et de prestations pour ces personnes. Pour être admissible à recevoir de l’aide, une personne doit avoir un revenu modeste et doit être dans une situation fiscale simple.

Les organismes communautaires partout au Canada fonctionnent sur une base bénévole pour tenir des comptoirs d’impôts gratuits afin de préparer des déclarations de revenus et de prestations pour les particuliers admissibles au sein de leur communauté.

Le rôle du PCBMI est de faire ce qui suit :

• superviser l’inscription des bénévoles et des organismes communautaires;
• fournir du soutien, du matériel de formation et de promotion, ainsi que des logiciels de préparation de déclarations de revenus;
• établir des politiques, des procédures et des pratiques exemplaires;
• veiller à ce que tous les participants connaissent et respectent les exigences fédérales en matière de protection des renseignements personnels.

Le programme est offert dans la province de Québec auprès du Service d’aide en impôt – Programme des bénévoles (SAIPB). Un protocole d’entente entre Revenu Québec et l’ARC énonce les obligations et les devoirs conjoints des deux parties. Les membres du personnel de Revenu Québec et ceux de l’ARC travaillent ensemble à titre de coordonnateurs du SAIPB. Les membres du personnel de Revenu Québec ont accès aux renseignements du programme visant leur région par l’intermédiaire des ordinateurs et du réseau de l’ARC. Tous les renseignements personnels recueillis pour les bénévoles participants et les personnes-ressources des organismes sont conservés et contrôlés par l’ARC.

Pour participer au programme, les bénévoles et les organismes doivent s’y inscrire chaque année. La méthode d’inscription privilégiée est de remplir un formulaire en ligne disponible sur le site Web de l’ARC. Un compte est créé chaque fois qu’un nouveau bénévole ou un nouvel organisme s’inscrit. Les inscriptions suivantes sont stockées au nom du compte appartenant au bénévole ou à l’organisme. Les détails du compte et de l’inscription sont stockés dans une base de données autonome appelée « l’outil de gestion du PCBMI ».

Les organismes qui ne peuvent pas s’inscrire en ligne peuvent le faire par téléphone en communiquant avec un coordonnateur du PCBMI. Une fois qu’un organisme communautaire s’est inscrit, un coordonnateur du PCBMI examinera les renseignements afin de s’assurer que l’inscription est complète et que l’organisme répond aux exigences de l’ARC. Par la suite, l’organisme est autorisé à participer au programme jusqu’à la fin de l’année d’inscription.

Les bénévoles qui ne peuvent pas s’inscrire en ligne peuvent le faire par la poste; ils devront remplir, signer et envoyer un formulaire T242, Programme des bénévoles en matière d’impôt - Inscription et accord du bénévole, ou le formulaire COM-307, Fiche de renseignements et de consentement de logiciel d’impôt (pour le Québec). Le tout doit être envoyé à un agent du programme de visibilité ou du PCBMI. Dans les deux cas, un agent du programme de visibilité ou du PCBMI inscrira les renseignements dans l’outil de gestion du PCBMI.

• Une fois qu’un bénévole s’est inscrit, selon son rôle, il doit :obtenir son attestation de la Transmission électronique des déclarations (TED) au moyen de l’inscription en ligne;
• présenter une vérification de dossier de police à l’organisme communautaire auquel il sera affilié.

Le programme de la TED doit transmettre au bénévole l’information sur le résultat du processus d’homologation. L’organisme communautaire est tenu d’examiner la vérification du dossier de police et d’informer le coordonnateur du PCBMI par courriel ou par téléphone si l’organisme acceptera ou non le bénévole.

Une fois que les critères de sélection sont respectés, l’inscription du bénévole est approuvée et il peut commencer à remplir et envoyer des déclarations pour les contribuables. Une exception est faite aux critères de sélection pour les bénévoles qui ont participé au programme pendant plus de cinq ans. Cette exception a fait l’objet de droits acquis en 2016. De plus, dans les régions éloignées où aucun organisme communautaire n’existe, un bénévole peut être autorisé à participer de façon indépendante, même s’il n’est pas affilié à un organisme. Les bénévoles indépendants doivent satisfaire au filtrage de sécurité au moyen de la certification de la TED, à moins qu’ils ne soient visés par l’exception des droits acquis.

En plus des renseignements recueillis aux fins de l’inscription, les opinions et les points de vue, dont l’anonymat doit être assuré, sont recueillis dans le cadre de certains projets menés en partenariat avec le PCBMI pour mesurer l’efficacité du programme. Les rapports peuvent être rédigés pour résumer les points de vue et les opinions. Toutefois, les rapports ne comprendront pas de renseignements personnels qui permettraient d’identifier les participants.

Quoi de neuf

En accord avec l’engagement de l’ARC d’offrir un meilleur soutien aux contribuables qui ne reçoivent pas les crédits et les prestations auxquels ils ont droit, le PCBMI a mis le service Préremplir ma déclaration à la disposition des bénévoles. Le service Préremplir ma déclaration est un moyen rapide et efficace d’accéder aux renseignements sur les contribuables. L’utilisation de Préremplir ma déclaration contribue à augmenter le degré d’exactitude des déclarations en remplissant automatiquement des parties des déclarations avec les renseignements dont l’ARC dispose. En plus, il permet de s’assurer que plusieurs déclarations sont remplies et envoyées au profit des particuliers à faible revenu et à revenu fixe.

Le service Préremplir ma déclaration a été mis à la disposition d’un groupe restreint de bénévoles en 2018 (pour l’année d’imposition 2017) et de tous les bénévoles en 2019 (pour l’année d’imposition 2018).

Pour utiliser le service Préremplir ma déclaration, les bénévoles doivent :

• s’inscrire et être approuvé à titre de bénévole du PCBMI;
• s’inscrire à Représenter un client et recevoir un IDRep;
• fournir son IDRep lors de l’inscription (peut être fourni à un coordonnateur de l’ARC après l’inscription);
• s’inscrire et être approuvé en tant qu’utilisateur de la TED;
• fournir à son organisme une vérification de dossier de police (VDP) valide;
• utiliser le logiciel ImpôtExpert du PCBMI;
• être autorisé par le contribuable à agir à titre de représentant pour les questions liées à l’impôt sur le revenu, en demandant au contribuable de remplir le formulaire TIS60, Programme communautaire des bénévoles en matière d’impôt - Autorisation du contribuable.

L’utilisation du service Préremplir ma déclaration est un processus qui se déroule en deux parties comprenant l’envoi électronique du formulaire TIS60 rempli et l’accès au service Préremplir ma déclaration.

Gestion du risque accru lié à l’utilisation du service Préremplir ma déclaration :

• Tous les bénévoles du PCBMI, y compris ceux qui souhaitent utiliser le service Préremplir ma déclaration, doivent s’inscrire par l’intermédiaire du portail d’inscription en ligne du PCBMI et reconnaître qu’ils ont lu et accepté la déclaration qui y est incluse. La déclaration indique qu’ils n’ont jamais été condamnés pour une infraction quelconque en vertu du Code criminel ou de toute loi fédérale :

« Je déclare que je n’ai jamais été reconnu coupable d’une infraction au Code criminel ou toute loi fédérale, y compris une infraction d’évasion fiscale dans le paiement ou la remise de l’impôt, des opérations frauduleuses dans le cadre desquelles le public ou toute personne est victime d’une fraude de biens, d’argent ou de valeurs ou de services, la possession de biens obtenus par le crime ou le produit de la criminalité. »

• Pour utiliser le service Préremplir ma déclaration, les bénévoles doivent d’abord être inscrits à titre de déclarant par voie électronique. Lorsqu’une personne s’inscrit à l’homologation de la TED, l’ARC s’assure que la personne satisfait à la vérification de l’admissibilité nécessaire pour préparer des déclarations pour les contribuables. Ce processus de certification favorise l’intégrité du PCBMI.
• Pour utiliser le service Préremplir ma déclaration, les bénévoles doivent fournir à l’organisme connexe une vérification de dossier de police valide.
• Tout contenu du matériel de formation met l’accent sur l’importance de protéger les renseignements des contribuables. Les organismes communautaires et les bénévoles doivent assurer la sécurité et la confidentialité de tous les renseignements des contribuables, d’après les lignes directrices décrites dans la publication TIS5, Manuel du bénévole.
• L’IDRep d’un bénévole est lié à son numéro d’assurance sociale, ce qui permet à l’ARC de vérifier et de retrouver facilement son accès.
• Représenter un client a des codes de transaction pour permettre la vérification aléatoire ou précise des bénévoles.

Il y a deux niveaux d’autorisation qu’on pourrait accorder à un représentant. Les bénévoles du PCBMI se voient accorder un accès en lecture seule de niveau 1, ce qui permet seulement la divulgation de renseignements fiscaux à un représentant autorisé pour les années d’imposition indiquées. Ce niveau n’autorise pas le représentant à demander des changements financiers ou autres en ce qui concerne le compte du contribuable.

• On demande aux bénévoles de lire un scénario aux contribuables qui explique, dans un langage clair, la raison pour laquelle on leur demande de remplir et signer une autorisation du formulaire TIS60 (c.-à-d., la divulgation complète).
• Un formulaire TIS60 correctement rempli n’est valide que jusqu’à 23 h 59, heure de l’Est, le jour où il est soumis.

Une autre nouveauté dans l’outil de gestion du PCBMI est l’introduction du numéro d’identification de l’organisme du PCBMI (NIOP). Un NIOP est un numéro unique et permanent à huit chiffres qui est attribué par le programme aux organismes approuvés et communiqué dans leur lettre d’approbation (envoyée par courriel). Les NIOP seront utilisés pour améliorer l’établissement de rapports statistiques pour le PCBMI en confirmant le nombre de déclarations de revenus et de prestations fédérales produites par voie électronique par des bénévoles d’un organisme donné. Les organismes du PCBMI seront tenus de transmettre leur NIOP à leurs bénévoles, qui seront encouragés à inscrire le NIOP dans le champ approprié du logiciel ImpôtExpert-PCBMI. Un NIOP demeurera le même d’une année à l’autre, même s’il y a une interruption de la particiFpation. Les bénévoles qui sont affiliés à plus d’un organisme recevront un NIOP différent propre à chaque organisme pour lequel ils font du bénévolat. Les NIOP ne seront pas liés à des données T1 identifiables. Chaque NIOP est épuré de tous les renseignements sur les contribuables, de sorte qu’il est impossible de remonter précisément jusqu’ aux contribuables concernés. Un NIOP est simplement un mécanisme pour compter le nombre total de déclarations envoyées par un organisme.

La portée de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La portée de cette évaluation des facteurs liés à la vie privée (ÉFVP) couvre le rôle du PCBMI à titre de coordonnateur et de superviseur de la participation des organismes et des bénévoles au programme. Cette ÉFVP ne traite aucun des éléments suivants :

• Préparation des déclarations de revenus et de prestations
• Interaction entre les bénévoles et les contribuables
• Processus d’homologation de la TED

Détermination et classement du risque

A) Type de programme ou d’activité

Administration des programmes, des activités et des services 

Niveau de risque pour la vie privée : 2

Détails :

Les renseignements personnels sont utilisés pour évaluer la pertinence des bénévoles, pour les inscrire au PCBMI et pour désigner la personne-ressource d’un organisme. Des renseignements sont également recueillis pour surveiller l’efficacité du programme.

B) Type de renseignements personnels en jeu et contexte

Un numéro d’assurance sociale ainsi que des renseignements médicaux, financiers et d’autres renseignements personnels de nature délicate ou dont le contexte est de nature délicate. Il peut s’agir des renseignements personnels de personnes mineures, de personnes inaptes à décider et de représentants d’une personne.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Les renseignements utilisés pour administrer le PCBMI comprennent le nom, les coordonnées, les vérifications de dossiers de police et les renseignements biographiques. La certification de la TED peut être utilisée comme mesure de sécurité au lieu d’une vérification de dossier de police. Lorsque cela se produit, seul le résultat de l’attestation est communiqué par les bureaux d’aide de la TED au PCBMI. On ne communique pas au PCBMI les renseignements personnels recueillis par le programme de la TED. Les points de vue et les opinions peuvent également être recueillis afin d’améliorer le programme.

C) Partenaires de programme ou d’activité et participation du secteur privé

Gouvernements étrangers, organismes internationaux ou organismes du secteur privé

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Le PCBMI est un programme de visibilité communautaire qui est administré par l’ARC en partenariat avec des organismes communautaires, ainsi qu’avec Revenu Québec. Les organismes communautaires valident auprès de l’ARC leurs démarches lorsqu’ils examinent et acceptent une vérification de dossier de police comme mesure de sécurité pour un bénévole. L’ARC informe les organismes lorsque leurs bénévoles ont été approuvés afin qu’ils puissent commencer à participer au programme.

D) Durée du programme ou de l’activité :

Programme à long terme 

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Le PCBMI est un programme à long terme. Il est en place depuis 1971, et il n’y a aucun plan pour mettre fin au programme.

E) Population du programme

Le programme touche certains particuliers à des fins administratives externes.

Niveau de risque pour la vie privée : 3

Détails :

Le PCBMI a une incidence sur les personnes qui postulent à titre de bénévole. Le PCBMI consiste également à communiquer avec des personnes qui représentent des organismes communautaires participants.

Les points de vue et les opinions du PCBMI et des participants à l’étude sont recueillis à des fins non administratives afin de vérifier l’efficacité du programme.

Étant donné que le PCBMI exerce ses activités sans lien de dépendance avec ses bénévoles et ses organismes, il n’y a aucun renseignement échangé entre le PCBMI et les contribuables.

F) Technologie et vie privée

1. L'activité ou le programme (nouveau ou modifié) comporte-t-il la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, d'un logiciel ou d'un programme d'application, y compris un collecticiel (ou logiciel de groupe) qui est utilisé pour soutenir le programme ou l'activité eu égard à la création, la collecte ou la manipulation de renseignements personnels?

   Risque pour la vie privée : Non

2. Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité est-il une modification des anciens systèmes et services de la TI?

   Risque pour la vie privée : Non

3. Le programme, nouveau ou modifié, ou l’activité comprend la mise en œuvre d’une ou de plusieurs des technologies suivantes :

Méthode d’identification améliorée – cela comprend la technologie biométrique (c.-à-d. la reconnaissance de visage, l’analyse de la démarche, la lecture de l’iris, l’analyse des empreintes digitales, l’empreinte vocale, l’identification par radiofréquence (IRF), etc.) ainsi que la technologie « E-ZPass », les nouvelles cartes d’identité, y compris les cartes à bande magnétique, les « cartes intelligentes » (c.-à-d. des cartes d’identité dans lesquelles on a intégré une antenne ou une plage de contact qui est reliée à un microprocesseur et à une puce de mémoire ou une seulement à une puce de mémoire dotée d’une logique non programmable).

Risque pour la vie privée : Non

Utilisation de la surveillance – cela comprend les technologies de surveillance telles que les dispositifs d’enregistrement audio ou vidéo, l’imagerie thermique, les dispositifs de reconnaissance, l’IRF, la surveillance clandestine et l’interception, la surveillance assistée par ordinateur, y compris les pistes de vérification, la surveillance par satellite, entre autres.

Risque pour la vie privée : Non

Utilisation de l’analyse automatisée des renseignements personnels, du rapprochement des renseignements personnels et des techniques de découverte des connaissances – pour l’application de la Directive sur l’ÉFVP, les institutions fédérales doivent déterminer les activités qui consistent à utiliser une technologie automatisée pour analyser, créer, comparer, déterminer ou extraire des éléments des renseignements personnels. De telles activités comprendraient le rapprochement de renseignements personnels, le couplage de dossiers, l’exploration et la comparaison de renseignements personnels, la découverte de connaissances, de même que le filtrage ou l’analyse de renseignements personnels. Ce genre d’activités consiste à recourir à une certaine forme d’intelligence artificielle et/ou d’apprentissage automatique pour découvrir des connaissances (renseignements), des tendances ou des modèles ou pour prédire des comportements.

Risque pour la vie privée : Oui

G) Transmission des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont transmis à l’aide de technologies sans fil. 

Niveau de risque pour la vie privée : 4

Détails :

Les bénévoles et les organismes peuvent s’inscrire en ligne en remplissant un formulaire d’inscription électronique disponible sur le site Web de l’ARC. Les renseignements sont ensuite transmis à l’outil de gestion du PCBMI. Par ailleurs, les bénévoles peuvent remplir un formulaire papier et les organismes peuvent s’inscrire par téléphone. En ce qui concerne les formulaires papier, les renseignements sont inscrits manuellement dans l’outil de gestion du PCBMI par un coordonnateur de l’ARC.

Étant donné qu’il s’agit d’un répertoire pour les données affichées dans l’outil de gestion du PCBMI, l’Entrepôt de données de l’Agence a accès aux renseignements des personnes qui présentent une demande pour devenir des bénévoles du PCBMI et des personnes qui représentent des organismes communautaires.

Bien qu’il n’y ait pas de renseignements échangés entre le programme et le contribuable, il est important de noter que le PCBMI est tenu d’établir des procédures afin de s’assurer que tous les participants sont au courant des exigences fédérales en matière de protection des renseignements personnels et des normes minimales pour la protection des renseignements personnels. Par conséquent, des directives précises sont fournies aux bénévoles sur la façon de traiter et de protéger les renseignements des contribuables. Par exemple, les bénévoles doivent chiffrer les déclarations à l’aide du logiciel d’impôt et sauvegarder les fichiers électroniques sur une clé USB seulement. Si le logiciel d’impôt ne chiffre pas les déclarations, le bénévole doit utiliser une clé USB chiffrée.

H) Le risque possible à l'individu ou à l'employé lors d'atteinte à la vie privée

Détails :

Compte tenu des renseignements personnels limités recueillis sur les bénévoles et les personnes-ressources des organismes communautaires, une atteinte à la vie privée ne causerait pas de préjudice grave à la personne concernée. Toutefois, si une personne n’était pas acceptée comme bénévole, elle pourrait ressentir un certain embarras si cela était connu.