Vérification de la gestion des congés
Rapport final
Direction générale de la vérification et de l’évaluation de l’entreprise
Octobre 2011
Table des matières
Sommaire
Contexte : L’Agence du revenu du Canada (ARC) doit veiller à ce que l’enregistrement et l’approbation des congés soient effectués conformément aux conventions collectives pertinentes et aux conditions d’emploi.
Tous les employés de l'ARC sont responsables d’enregistrer leur congé de façon exacte. Conformément aux pouvoirs délégués par la commissaire de l’ARC, la responsabilité première de l’enregistrement exact et de l’approbation des congés des employés incombe au superviseur de l’employé [Note 1]. Les gestionnaires détenant des pouvoirs délégués afin d’approuver les congés sont davantage tenus responsables d’établir des rapports et de les présenter à leur sous-commissaire respectif pour démontrer que les congés ont été utilisés et enregistrés correctement. Cette responsabilité est comprise dans l’entente de rendement de chaque gestionnaire en ce qui concerne l’exercice de leurs pouvoirs en matière des ressources humaines. Il s’agit également d’une responsabilité qui relève de chaque sous-commissaire.
La Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) donne des conseils sur la gestion des congés et est responsable de veiller à ce que les processus, les procédures et les contrôles administratifs appropriés soient en place pour l’application et l’administration sécurisées, exactes et opportunes des congés à l’ARC.
Objectif : Cette vérification avait pour objectif de déterminer si les contrôles étaient en place et fonctionnaient comme prévu afin de permettre l’administration précise et uniforme des congés ainsi qu’une surveillance adéquate de ces derniers à l’appui de la prise de décision des cadres supérieurs.
Conclusion : La DGRH a fourni aux employés les renseignements et les outils nécessaires pour enregistrer les différents types de congé. L’administration quotidienne des règles qui régissent les congés fonctionne bien. Toutefois, la surveillance officielle à un niveau supérieur exige une attention accrue.
Pour aborder cet enjeu, le rôle de supervision de la gestion des congés au niveau de la direction doit être clarifié en vue d’inclure ce qui suit : des évaluations des risques de l’Agence qui sont propres à l’administration et à la gestion des congés, un examen stratégique des approches concernant la présentation des ressources documentaires et la formation, de même que le suivi et l’établissement de rapports sur le rendement fonctionnel afin d’assurer l’adhésion aux politiques et aux procédures.
Plan d’action : La DGRH souscrit aux recommandations formulées dans le cadre de la vérification et a élaboré des plans d'action pour donner suite aux constatations.
La DGRH mettra en place des processus, des procédures et des lignes directrices afin d’aider le Comité de gestion de l’Agence (CGA) à remplir son mandat qui consiste à superviser de façon stratégique l’ensemble de l’administration et de la gestion des congés. Ce plan d’action comprendra ce qui suit : l’élaboration d’un cadre de surveillance permettant d’examiner l’utilisation des congés à l’Agence ainsi que dans les directions générales et les régions; l’instauration d’un mécanisme pour cerner les nouvelles tendances; l’évaluation des risques potentiels.
La DGRH examinera également la façon dont les documents de référence actuels portant sur les congés sont présentés sur InfoZone afin de les centraliser et de les rendre plus accessibles.
Enfin, la DGRH examinera de nouveau la formation donnée aux gestionnaires pour veiller à ce qu’ils suivent la formation appropriée leur permettant de s’acquitter de leurs responsabilités envers les congés.
Introduction
La Direction des relations en milieu de travail et de la rémunération (DRMTR) de la Direction générale des ressources humaines (DGRH) est responsable de mettre en place les processus, les procédures et les contrôles administratifs appropriés pour l’application et l’administration sécurisées, exactes et opportunes des congés à l'Agence du revenu du Canada (ARC). Toutefois, la responsabilité de l'administration des congés incombe également à tous les gestionnaires [Note 2] et employés, à d'autres directions de la DGRH, à la Direction générale des finances et de l'administration (DGFA) et à la Direction générale de l'informatique (DGI). Conformément aux pouvoirs délégués par la commissaire de l’ARC, l’approbation des congés est du ressort du superviseur de l'employé.
L’exigence de fournir des services et un soutien aux employés et aux membres de leur famille dans le domaine de la rémunération et des prestations est comprise dans le mandat de la DRMTR. Il existe environ 39 types de congés payés et 22 types de congés non payés qui sont administrés conformément aux dispositions stipulées dans les conventions collectives respectives ou dans les conditions d'emploi.
Objectif de la vérification
Au printemps 2010, la Direction générale de la vérification et de l’évaluation de l’entreprise a mené des recherches et des entrevues préliminaires auprès de divers membres du personnel et de la direction de l'ARC afin de déterminer la portée et l'étendue de la vérification prévue. Le cahier de planification a été approuvé à la réunion du 22 octobre 2010 du Comité de gestion de la vérification et de l'évaluation.
Cette vérification avait pour objectif de déterminer si les contrôles étaient en place et fonctionnaient comme prévu afin de permettre l’administration précise et uniforme des congés ainsi qu’une surveillance adéquate de ces derniers à l’appui de la prise de décision des cadres supérieurs. C’est la première fois que l’on procède à une vérification nationale de la gestion des congés à l’ARC.
Méthodologie
On a procédé à une analyse approfondie des données afin de déceler les anomalies dans l’utilisation des codes de congé (portant sur les exercices de 2005-2006 à 2009‑2010).
Des questionnaires en ligne ont été envoyés à un nombre représentatif d'employés et de gestionnaires de l'ARC dans toutes les régions, y compris à l’Administration centrale. On a sélectionné au hasard un total de 1 300 employés et gestionnaires [Note 3] à qui les questionnaires ont été envoyés, et 858 (65 %) questionnaires dûment remplis nous ont été retournés.
D’octobre 2010 à mars 2011, des entrevues ont été menées dans des bureaux sélectionnés de toutes les régions et à l'Administration centrale. Au total, on a consulté 287 employés et gestionnaires afin de déterminer leur compréhension de la façon dont les congés étaient administrés et gérés à l’ARC.
La vérification a été menée conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne.
Constatations, recommandations et plans d’action
1.0 Responsabilisation et surveillance
Pour surveiller efficacement les congés, l’ARC doit d’abord établir des responsabilités claires relatives à l’enregistrement et à l’approbation des congés et mettre sur pied un mécanisme visant à s’assurer que tous les employés s’acquittent de leurs fonctions de manière équitable et uniforme.
1.1 Supervision stratégique
Des contrôles doivent être en place et fonctionner comme prévu pour que l’ARC puisse superviser de façon appropriée et stratégique tous les aspects des congés à l’appui des décisions des cadres supérieurs, y compris l’enregistrement quotidien et l’approbation des congés, de même que l’établissement de rapports et la surveillance à un niveau plus élevé.
Un examen des renseignements contenus dans InfoZone de l’ARC a été mené afin de déterminer la façon dont l’ARC avait abordé la question du rôle de supervision en ce qui concerne les congés. Même s’il n’y avait aucune référence particulière à la gestion des congés, la DRMTR est désignée comme responsable des relations de travail. L’article 6 de la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales du Conseil du Trésor (CT) rend toutes les organisations régies par cette directive responsables de mettre en place une fonction de supervision stratégique sur le plan organisationnel. Bien que l’ARC ne soit pas assujettie aux exigences décrites à l’article 6 de la directive du CT, elle tente de la respecter.
La Division de la rémunération pour les cadres de direction, Politiques et Services de la DGRH, fournit à l’Agence un certain niveau de supervision quant à l’utilisation des congés par les cadres supérieurs. Cette Division procède à des analyses sommaires de certains types de congé afin de fixer la rémunération liée au rendement et de déterminer la valeur du coût éventuel pour l’ARC (c.-à-d. le monnayage des crédits de congé annuel accumulés).
La responsabilité d’administrer les activités quotidiennes concernant les congés incombe aux gestionnaires. Ils supervisent les activités liées aux congés de leurs propres équipes et l’on s’attend à ce qu’ils enquêtent sur toutes les tendances et les anomalies qui surviennent. Toutefois, il y a peu de supervision officielle au-delà de l’équipe.
Aucun secteur de l’ARC n’est entièrement responsable de la supervision de la gestion des congés pour le compte de l’ARC.
Un processus de supervision stratégique clairement établi est important afin de réduire l’exposition de l’Agence à un risque injustifié. Par exemple, les tendances qui permettent de déterminer l'utilisation inappropriée des congés pourraient ne pas être décelées.
Recommandation
L’ARC, de concert avec la DGRH qui agit comme bureau de première responsabilité, devrait déterminer l’orientation en vue d’un rôle de surveillance stratégique.
Plan d'action
La DGRH élaborera des procédures et des lignes directrices afin d’officialiser le processus de supervision stratégique de l’utilisation des congés et les présentera au CGA aux fins d’approbation d’ici le 1er avril 2012. Sous réserve de l’approbation des procédures et des processus appropriés par le CGA, un plan d’action sera mis en œuvre afin d’élaborer le premier rapport annuel sur l’utilisation des congés à l’intention du CGA d’ici novembre 2012.
1.2 Contrôles internes pour la prévention et la détection de la fraude
Des mesures de contrôle interne pour la prévention et la détection de la fraude doivent être élaborées et mises en œuvre afin d’aider à prévenir le mauvais usage des congés, tant volontaire qu’involontaire. Des pouvoirs doivent être accordés et des lignes directrices claires doivent être mises en place pour enregistrer et approuver les congés, cerner les mauvais usages éventuels ainsi que déterminer les étapes à suivre s’il s’avère nécessaire de prendre des mesures correctives.
En 2010, l’Agence a instauré la Politique sur le contrôle de la fraude interne, laquelle établit des lignes directrices claires pour déterminer les abus éventuels et les mesures correctives que devraient prendre les gestionnaires en conséquence. La Politique sur la discipline et les Lignes directrices de la Politique sur la discipline présentent une approche logique permettant de déterminer et d’enregistrer les cas d’inconduite, ce qui comprend l'utilisation inappropriée des congés, et de prendre les mesures nécessaires pour les corriger.
L’ARC exige également que tous ses employés passent en revue et signent électroniquement le Code de déontologie et de conduite chaque année. Ce document indique expressément les obligations des employés concernant l’enregistrement des congés. Ce document est également lié aux mesures disciplinaires auxquelles seraient soumis les employés en cas d’actes répréhensibles possibles.
Les processus d’enregistrement et d’approbation des congés dans le Libre-service des employés (LSE) et le Libre-service des gestionnaires (LSG) comprennent des contrôles permettant de veiller à ce que les employés et les gestionnaires exercent adéquatement leurs responsabilités. En outre, la Délégation des pouvoirs liés aux ressources humaines précise clairement les niveaux de gestion qui sont requis pour approuver les différents congés.
Au cours des entrevues, certains gestionnaires ont indiqué qu’ils nommaient des remplaçants pour approuver en leur nom les heures enregistrées par les employés. La nomination d’un remplaçant, appelé Créer le désigné/délégué, est une mesure approuvée dans le LSG. Les lignes directrices stipulent que cette fonction n’est que pour une nomination temporaire utilisée uniquement pendant les périodes d’absence du gestionnaire. L’analyse des données laisse cependant supposer que ce n’est pas le cas. Pour l’exercice 2009-2010, 52 % des gestionnaires de l’ARC ont nommé des remplaçants pour des périodes de temps prolongées. Les données n’indiquent pas les motifs qui sous-tendent la nomination de ces remplaçants. Un grand nombre de ces nominations peuvent s'expliquer par des absences à long terme légitimes. Toutefois, étant donné la fréquence de nomination des remplaçants, les données pourraient indiquer une mauvaise compréhension des lignes directrices.
Exception faite de la nomination de remplaçants, les contrôles internes pour la prévention et la détection de la fraude sont en place et fonctionnent comme prévu.
Recommandation
La DGRH devrait passer en revue les lignes directrices du LSG pour la fonction Créer le désigné/délégué, les réviser au besoin et communiquer avec les gestionnaires quant à la façon et au moment d'utiliser cette fonction.
Plan d'action
La DGRH (Division de la rémunération de la DRMTR) examinera les lignes directrices actuelles de la fonction Créer le désigné/délégué du LSG afin de déterminer si d’autres mesures correctrices sont requises pour veiller à ce que les désignés et les délégués soient nommés de façon appropriée et examinés périodiquement par le gestionnaire délégué responsable. Un outil de communication et d’information sera créé et le guide de l’utilisateur sera révisé d’ici la fin de l’exercice financier 2011-2012.
1.3 Surveillance et établissement de rapports
Afin de s’assurer que les congés sont convenablement gérés à l’ARC, un processus adéquat doit être mis en place pour suivre les nouvelles tendances et les anomalies ainsi qu’établir des rapports à ce sujet pour l’Agence, les directions générales ou les régions. Ce processus doit comprendre une analyse complète des données à l’Agence, de même que des comparaisons aux échelons régional et national. Des contrôles doivent être en place afin de soutenir une approche solide de surveillance et d’établissement de rapports. Les systèmes doivent saisir des données appropriées en quantité suffisante afin que la direction comprenne clairement l'utilisation des congés à l'ARC.
Comme nous l'avons déjà mentionné, le processus permettant de suivre les entrées quotidiennes de congés fonctionne bien. À l’aide du LSG, les gestionnaires suivent et surveillent l’utilisation qu’en font les membres de leurs équipes. Ils analysent l’utilisation individuelle des congés et établissent des résumés afin de déterminer toutes les tendances qui peuvent indiquer un mauvais usage des congés. L’établissement de rapports sur le nombre total de congés sert principalement à satisfaire aux exigences budgétaires et opérationnelles.
Même si le LSG dispose d’une fonction d’établissement de rapports qui aide les gestionnaires à effectuer différents types d’analyse de congés, les commentaires recueillis au cours des entrevues et les résultats du questionnaire en ligne indiquent que ce ne sont pas tous les gestionnaires qui connaissent les différents rapports disponibles dans le LSG. Les résultats du sondage montrent que seul un gestionnaire sur trois utilise les rapports du LSG et que seulement 20 % de ceux qui utilisent cette fonction estiment qu'elle est conviviale.
Un processus officiel ou cyclique à l’Agence pour surveiller les congés et établir des rapports à leur sujet permettrait de réduire le risque que l’Agence ne soit pas en mesure de déterminer convenablement et en temps opportun les secteurs de préoccupations éventuels, tels que les tendances qui pourraient indiquer des problèmes dans certains secteurs de l’Agence.
Recommandation
La DGRH devrait établir et mettre en œuvre un cadre de surveillance sur l’utilisation des congés dans l’ensemble de l’Agence, dans les directions générales et dans les régions afin de faciliter la détermination de nouvelles tendances en temps opportun.
La DGRH devrait examiner la fonctionnalité de l’établissement de rapports du LSG en ce qui concerne le suivi et la surveillance des congés, et communiquer avec les gestionnaires au sujet de l’utilisation de cette fonctionnalité.
Plan d'action
La DRMTR et la Direction des programmes pour les cadres de direction de la DGRH mettront en place des procédures, des processus et des lignes directrices afin d’aider les sous-commissaires à cerner les préoccupations et les tendances en matière d’utilisation des congés. Les enjeux et les tendances cernés seront soumis à la DGRH pour une analyse plus poussée et feront partie d’un rapport annuel global sur l’utilisation des congés. Le premier rapport sera présenté au CGA d’ici novembre 2012.
La DGRH (Division de la rémunération de la DRMTR) créera un outil d’information et un guide de l’utilisateur afin d’aider les gestionnaires à utiliser le LSG pour suivre et surveiller l’utilisation que font les employés des congés. L’outil d’information et le guide de l’utilisateur seront créés et mis en œuvre d’ici la fin de l’exercice financier 2011-2012.
2.0 Administration des congés
Les contrôles concernant l’administration des congés comprennent des buts et des objectifs clairs, des rôles et des responsabilités pour tous les intervenants, de la formation et du soutien ainsi qu’une analyse continue des risques.
2.1 Buts et objectifs
L’objectif général de l’administration des congés à l’ARC consiste à permettre à l’Agence d’exercer ses fonctions tout en respectant les conventions collectives et les conditions d’emploi, et en offrant à ses employés le meilleur équilibre travail-vie possible.
Les contrôles sont en place afin de soutenir la réalisation de l'objectif général. Des lignes directrices concernant l'administration des congés sont incluses dans les ententes de rendement des gestionnaires. Les commentaires recueillis au cours des entrevues ont confirmé que les gestionnaires sont pleinement conscients du besoin de respecter les droits en matière de congé et de faciliter un équilibre travail-vie des employés, tout en poursuivant les opérations et en respectant les conventions collectives de même que les conditions d’emploi.
2.2 Rôles et responsabilités
La responsabilité concernant l’administration des congés incombe aux employés qui doivent enregistrer les heures passées à l’extérieur du travail et aux gestionnaires qui approuvent les différents congés. Les gestionnaires doivent comprendre les règles et accepter la responsabilité de les appliquer de manière équitable et uniforme. Il est également important que les employés soient informés des différents codes et droits en matière de congé et qu’ils enregistrent leurs heures avec exactitude.
Les résultats obtenus au moyen des entrevues et du questionnaire en ligne indiquent que les employés et les gestionnaires comprennent leur rôle en ce qui concerne l’administration des congés à l’ARC.
2.3 Politiques et procédures
Les politiques et les procédures qui régissent et soutiennent l’administration des congés sont en place. Elles sont fondées sur les droits découlant des négociations collectives qui constituent le fondement des conventions collectives et des conditions d’emploi.
2.4 Capacité (formation, orientation et ressources)
Pour que les employés et les gestionnaires comprennent clairement les congés, toutes les ressources qui fournissent une orientation doivent être disponibles, accessibles et adéquates, y compris les niveaux de soutien et un processus officiel permettant de déterminer les exigences en matière de formation et d’y satisfaire.
Un examen des documents disponibles dans InfoZone indique que suffisamment de renseignements sont disponibles sur les congés pour orienter les gestionnaires dans leurs recherches. Toutefois, les renseignements ne sont pas centralisés afin de permettre un accès facile et peuvent être difficiles à trouver.
En ce qui concerne l’orientation et les ressources, la DGRH a déployé des efforts en vue d’établir les contrôles appropriés pour répondre aux préoccupations relatives à l’application des droits en matière de congé. Les réponses aux questionnaires en ligne ont confirmé que la plupart des employés et des gestionnaires savent où ils doivent se rendre pour obtenir des conseils et estiment que l'aide qu'ils reçoivent est utile et adéquate. Toutefois, au cours des entrevues, plus de la moitié des gestionnaires ont indiqué qu’ils aimeraient avoir accès à plus d'exemples concrets quant à la façon d'interpréter les situations plus complexes touchant les congés. Même s’ils reconnaissent que la situation de chaque employé peut être légèrement différente et exiger une décision particulière, de tels exemples les aideraient à déterminer s’ils doivent approuver ou rejeter les demandes de congé.
Plusieurs produits de formation à l’intention des gestionnaires ont été créés et comprennent des références directes aux congés. Le 27 octobre 2010, un communiqué envoyé à l’ensemble de l’Agence a annoncé un nouvel outil appelé Accueil et intégration des gestionnaires afin d'aider à former de nouveaux gestionnaires. L’outil comprend une section portant sur les congés, les droits des employés et les demandes de congé. Un examen de cette section a permis de confirmer qu’elle traite des éléments fondamentaux de l’application des règles sur les congés.
Toutefois, une approche plus structurée pour former les gestionnaires sur les questions touchant les congés n’était pas évidente. Les entrevues et les résultats du questionnaire en ligne ont permis de déceler deux préoccupations particulières, dont la disponibilité et le temps d’attente de la formation. Le Programme d’apprentissage des MG (PAMG) comprend une section particulière portant sur les congés. En ce qui concerne la formation dans le cadre du PAMG, on accorde souvent une plus grande priorité aux gestionnaires occupant des postes permanents qu’à ceux qui se trouvent en affectation intérimaire. En outre, le manque de places disponibles peut occasionner un temps d’attente allant jusqu'à 18 mois.
Plus de la moitié (52 %) des gestionnaires ayant répondu au questionnaire en ligne ont indiqué qu’ils n’avaient reçu aucune formation officielle sur les congés. Une formation officielle permettrait aux gestionnaires d’appliquer de façon uniforme les règles relatives à la gestion des congés.
Recommandations
La DGRH devrait examiner les renseignements sur les congés qui sont disponibles dans InfoZone et envisager la possibilité de centraliser ces renseignements afin d’en faciliter l’accès.
La DGRH devrait entreprendre une analyse des besoins en matière de formation sur les congés pour les nouveaux gestionnaires et les gestionnaires actuels. Cette stratégie devrait comprendre un calendrier de formation officiel afin de s’assurer que les cours et les outils relatifs à l’administration et à la gestion des congés soutiennent un processus de prise de décision éclairée et uniforme.
Plan d'action
La DGRH créera un groupe de travail pour examiner les renseignements sur les congés disponibles sur InfoZone afin de considérer une approche visant à consolider et à centraliser les renseignements. Des recommandations seront formulées à l’intention du sous-commissaire de la DGRH d’ici la fin de l’exercice financier 2011-2012. Le groupe de travail tentera également de trouver des moyens d’améliorer l’accès à ces renseignements. La DGRH étudiera les options et mettra en œuvre des plans d’action au cours de l’exercice financier 2012-2013.
Les congés font actuellement partie de l’unité sur les relations de travail du PAMG. L’examen actuel du PAMG a permis de déterminer que les gestionnaires nécessitent plus de formation sur la rémunération (y compris les congés). Au cours des prochains mois, on mènera une analyse des besoins, de concert avec d’autres secteurs de la DGRH, afin de déterminer la portée et l’étendue des besoins en matière de formation des gestionnaires. L’analyse des besoins se terminera d’ici la fin de l’exercice financier 2011-2012. Un plan d’action sera mis en œuvre au cours de l’exercice financier 2012-2013 afin de mieux intégrer et d’améliorer les exigences en matière de formation sur les congés dans le cadre du programme de formation et de perfectionnement des gestionnaires de l’Agence.
2.5 Contrôles des systèmes
Les contrôles des systèmes constituent l’une des principales méthodes pour veiller à ce que les entrées soient effectuées conformément aux lignes directrices établies. Si possible, les contrôles devraient restreindre les entrées en fonction de limites ou de quotas prédéterminés.
En 2005, le LSE et le LSG ont été mis en œuvre, automatisant ainsi la saisie des données sur les congés et l'enregistrement des heures.
Les employés saisissent leurs congés dans le LSE et les gestionnaires les approuvent dans le LSG. Des contrôles doivent être en place afin de restreindre l’entrée des congés en fonction des quotas et des droits établis dans les conventions collectives et les conditions d’emploi ou pour ce qui est des codes de congé fondés sur des directives qui ne sont pas assujetties aux conventions (p. ex., les rendez-vous chez le médecin ou le dentiste).
Les sondages de vérification et l’analyse des données ont permis de confirmer que les contrôles sont en place et fonctionnent comme prévu. Les systèmes permettant de saisir et d’approuver les congés sont liés, dans la mesure du possible, aux droits touchant les codes de congé, tel qu'ils sont établis dans les différentes conventions ou directives.
Pour ce qui est des codes de congé illimités, les gestionnaires effectuent régulièrement des examens des entrées afin d'atténuer tout risque de mauvais usage éventuel. En outre, ils analysent les tendances tout au long de l’année afin de déterminer les secteurs de préoccupation éventuels et de prendre les mesures appropriées.
2.6 Gestion des risques
La nouvelle Direction générale de la gestion des risques de l’entreprise (DGGRE) offre des conseils sur une approche globale pour déterminer et gérer les risques. La gestion des risques permet à une organisation d'être proactive au moment de répondre aux questions en fournissant des renseignements pertinents qui appuient un processus de prise de décision efficace. L’ARC s’est engagée, en vertu de sa politique sur la GRE, à adopter cette approche dans le cadre de ses programmes et projets ainsi que sur le plan stratégique, organisationnel et opérationnel. Par conséquent, on s’attend à ce que toutes les directions générales, y compris la DGRH, gèrent efficacement leur exposition aux risques, dont ceux liés aux occasions manquées.
Les commentaires recueillis au cours des entrevues ont indiqué que les techniques de gestion des risques sont appliquées quotidiennement par les gestionnaires sur le plan opérationnel. Les gestionnaires examinent les registres des présences quotidiens pour déceler les tendances éventuelles relativement à l’utilisation des congés. Bien que cette pratique puisse aider à atténuer le risque de futures occurrences, il n'existe aucun lien officiel entre la gestion de ces risques à l’échelon national et celle à l’échelon régional.
Des évaluations sommaires de l’utilisation des congés sont effectuées à chaque cycle de négociation de contrats en vue de soutenir les changements apportés aux conventions collectives, et non à titre d’approche officielle de gestion des risques de l'entreprise. Une évaluation officielle des risques propres à l’administration et à la gestion des congés à l’Agence pourrait contribuer à améliorer la productivité.
Recommandation
La DGRH devrait mener une évaluation des risques propres à l'administration et à la gestion des congés à l’Agence afin de s'assurer que les risques sont décelés, analysés et réduits au moyen de plans d’action et qu'ils sont surveillés.
Plan d'action
En ce qui concerne les processus et les procédures nécessaires pour établir un cadre de supervision ainsi qu’un cadre de surveillance et d’établissement de rapports (voir les sections 1.1 et 1.3), on communiquera à chaque direction générale et région les renseignements et les données sur l’utilisation des congés de leur propre secteur de responsabilité. On leur demandera également d’examiner les données en vue de cerner tout secteur potentiel de risque touchant la gestion des congés qui relève de leur compétence. Les secteurs de risque cernés seront soumis à la DGRH pour une analyse plus poussée.
Par la suite, la DGRH mènera une évaluation globale des risques, d’ici la fin de l’exercice financier 2012-2013, afin de cerner, d’analyser et de traiter tout risque potentiel de l’Agence concernant la gestion des congés.
Conclusion
La DGRH a fourni aux employés les renseignements et les outils nécessaires pour enregistrer les différents types de congé. L’administration quotidienne des règles qui régissent les congés fonctionne bien. Toutefois, la surveillance officielle à un niveau supérieur exige une attention accrue.
Pour aborder cet enjeu, le rôle de supervision de la gestion des congés à l’échelle de la direction doit être clarifié en vue d’inclure ce qui suit : des évaluations des risques au niveau de l’Agence qui sont propres à l’administration et à la gestion des congés, un examen stratégique des approches concernant la présentation des ressources documentaires et la formation, de même que le suivi et l’établissement de rapports sur le rendement fonctionnel afin d’assurer l’adhésion aux politiques et aux procédures.
Notes :
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