Procédures sur l’approbation préalable des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements

Numéro de la version : 1.0

Date de la version : le 01 mars 2022

Sur demande, cet instrument de politique d’entreprise (IPE) est offert en différents formats pour les personnes ayant une déficience visuelle (courriel Format Substitut-DGAP [ARC]).

1. Date d’entrée en vigueur

Les Procédures sur l’approbation préalable des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements sont entrées en vigueur le 1^er avril 2022, à la suite de l’approbation de la directrice générale de la Direction de l’administration financière (DAF) de la Direction générale des finances et de l’administration (DGFA).

Pour l’historique des versions de ce document, consultez la section 9.

2. Application

Ces procédures s’appliquent aux employés de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et à tout autre particulier qui est tenu de suivre les politiques de l’ARC. Il est obligatoire de les respecter.

Le Code d’intégrité et de conduite professionnelle souligne les règles et décrit les valeurs qui guident les employés de l’ARC dans leur travail. Le Code et le Cadre stratégique de l’ARC pour les politiques d’entreprise établissent les exigences relatives au respect des IPE.

Conséquences d’une non-conformité : le non-respect des IPE peut entraîner des mesures correctives, y compris des mesures administratives et disciplinaires.

Pour aider les employés à interpréter et mettre en œuvre ces procédures, certains termes clés sont définis à l’annexe A – Définitions.

3. Instruments de politique d’entreprise connexes

Ces procédures découlent de la Directive sur l’approbation préalable des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements (Directive sur l’approbation préalable des DDVACE).

Pour tout autre IPE connexe, consultez les Références.

4. Aperçu

Le but de ces procédures est d’appuyer les processus de planification, d’approbation et d’établissement de rapports afin d’évaluer et de gérer les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, d’après les pouvoirs énoncés dans la Directive sur l’approbation préalable des DDVACE.

Les approbations préalables des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements doivent respecter la Matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers pour les activités de l’Agence (Matrice de DPDF). Lorsque des approbations préalables sont demandées aux cadres supérieurs de l’Agence ou à des personnes occupant un poste de niveau supérieur, elles sont demandées au moyen du Plan de voyage correspondant et du Plan d’accueil, de conférences et d’événements (Plan d’ACE), qui est sous la responsabilité de la Division des rapports financiers et de la comptabilité (DRFC) de la DAF.

Ces procédures doivent être lues et mises en œuvre conjointement avec la Directive sur l’approbation préalable des DDVACE et servent de complément aux exercices du Plan de voyage et du Plan d’ACE.

Dans ces procédures, le terme « approbation préalable » fait référence à l’autorisation d’engager des dépenses selon l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), tel que défini dans la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et d’autres pouvoirs (DPDFA) pour les activités de l’Agence et les activités administrées.

Le pouvoir d’engager une dépense en vertu de l’article 32 de la LGFP ne comprend pas le pouvoir de conclure ou de modifier un contrat avec un fournisseur de biens ou de services. La Délégation des pouvoirs d’acquisition de l’ARC doit être prise en considération, car certaines dépenses d’accueil, de conférences ou d’événements peuvent nécessiter la passation d’un marché. Avant d’entamer des négociations avec des fournisseurs ou de prendre des engagements à leur égard, la Division de la passation des marchés de la Direction de l’administration de la DGFA doit être consultée.

5. Activités

5.1 Voyages

Un voyage local est tout voyage pour les affaires de l’ARC qui exclut le transport par avion ou par train, qui exclut l’hébergement pour la nuit et qui ne dépasse pas 300 km en véhicule conduit par le voyageur.

La zone d’affectation fait référence à la région qui s’étend sur 16 kilomètres du lieu de travail du voyageur en empruntant la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.

5.1.1 Lorsqu’un voyage est prévu, les gestionnaires délégués doivent produire un plan de voyage pour l’exercice en cours et le transmettre à la Direction des services consultatifs en gestion financière (DSCGF) ou à leur bureau régional des finances chaque trimestre pour les besoins d’examen.

5.1.1.1 Un plan de voyage doit contenir des estimations détaillées des frais de voyage par catégorie de voyage, comme il est indiqué à la section 7.4.1 de la Directive sur l’approbation préalable des DDVACE.

5.1.2 La DSCGF et les bureaux régionaux des finances doivent examiner et recommander les plans de voyage soumis par les gestionnaires délégués pour l’approbation préalable des dépenses des cadres supérieurs de l’Agence, comme le prévoit la Matrice de DPDF, au moyen de l’exercice annuel du plan de déplacement, y compris les mises à jour du plan de voyage qui sont effectuées chaque trimestre.

5.1.3 La DRFC doit :

5.1.3.1 lancer et coordonner l’exercice du Plan de voyage;

5.1.3.2 recevoir les plans de voyage approuvés, vérifier que les plans de voyage établis ont été approuvés par le cadre supérieur approprié de l’Agence;

5.1.3.3 assurer une surveillance périodique des dépenses et des plans de voyage.

Voyages à l’extérieur du Canada

5.1.4 En plus de l’approbation préalable d’engager des dépenses, comme il est indiqué aux sections 5.1.1 à 5.1.3 de ces procédures et comme le prévoit la Matrice de DPDF, les voyages à l’extérieur du Canada nécessitent une autorisation opérationnelle pour des activités liées au contribuable et des activités non liées au contribuable avant que soient prises des dispositions de voyage.

5.1.5 L’autorisation opérationnelle de voyager à l’extérieur du Canada pour les activités liées au contribuable et non liées au contribuable est obtenue au moyen du formulaire électronique de Demande d’autorisation pour voyager à l’extérieur du Canada (DAVEC). Pour obtenir d’autres directives sur la soumission d’une demande d’autorisation pour voyager à l’extérieur du Canada, veuillez consulter le Guide de l'utilisateur du formulaire électronique DAVEC.

5.1.5.1 Pour les activités liées au contribuable, l’autorisation opérationnelle est obtenue auprès du directeur désigné de la Direction générale des programmes d’observation, qui est l’autorité compétente de l’ARC.

5.1.5.2 Pour les activités non liées au contribuable, l’autorisation opérationnelle est obtenue auprès du sous-commissaire de la Direction générale de la politique législative et des affaires réglementaires (DGPLAR).

5.1.6 La Division du bureau des relations et conventions internationales de la DGPLAR effectue ce qui suit :

5.1.6.1 Examine toutes les demandes de voyage à l’extérieur du Canada pour des activités non liées au contribuable (Demande d’autorisation pour voyager à l’extérieur du Canada), et les achemine au sous-commissaire de la DGPLAR pour les besoins d’approbation.

5.1.6.2 Fournit des conseils et de l’aide aux employés de l’ARC dans le cas de voyages à extérieur du Canada (obtention de passeports et de visas, et protocoles de santé et de sécurité en voyage, entre autres).

5.2 Accueil

5.2.1 Pour obtenir l’approbation préalable d’engager des dépenses d’accueil, dans le respect des limites précisées dans la Matrice de DPDF, il faut remplir l’Annexe B – Formulaire de renseignements sur les frais d’accueil et la soumettre ainsi que les documents à l’appui au gestionnaire délégué. La Délégation des pouvoirs d’acquisition de l’ARC doit être prise en considération au moment de passer des marchés avec des fournisseurs pour la prestation de services d’accueil lors d’un événement ou d’une conférence.

5.2.1.1 L’approbation préalable du ministre, du commissaire ou d’un cadre supérieur de l’Agence d’engager des dépenses d’accueil doit être obtenue selon le processus d’approbation préalable des dépenses d’ACE qui est décrit à la section 5.5 de ces procédures.

5.2.2 Si des changements importants sont apportés à la nature (type) ou à la portée (montant) initiales de l’activité d’accueil approuvée, une nouvelle Annexe B – Formulaire de renseignements sur les frais d’accueil devra être soumise à l’autorité déléguée compétente, pour les besoins d’une approbation préalable d’engager des dépenses. Veuillez lire la sous-section 5.5.2.4 de la section 5.5 pour obtenir de plus amples renseignements.

5.2.3 Dans les cas où toutes les personnes détenant le pouvoir délégué approprié sont présentes à un événement, l’approbation préalable des dépenses d’accueil doit être obtenue auprès de l’administrateur supérieur des affaires financières (ASAF) et sous-commissaire de la DGFA, et l’attestation doit être obtenue auprès de l’adjoint à l’ASAF et directeur général de la DAF selon l’article 34 de la LGFP. Dans de telles circonstances, veuillez communiquer avec la DRFC pour en savoir plus sur la façon de procéder.

5.2.4 L’eau embouteillée ou les refroidisseurs d’eau ne sont pas autorisés en permanence aux fonctionnaires.

5.2.5 L’accueil offert dans un restaurant uniquement aux employés ou à d’autres fonctionnaires n’est pas autorisé, à moins qu’il soit clairement justifié pour des raisons professionnelles. Assurez-vous de fournir la justification dans le courriel lorsque vous soumettez l’annexe B – Formulaire de renseignements sur les frais d’accueil et les documents à l’appui au gestionnaire délégué.

5.2.5.1 De telles situations doivent comprendre la participation d’au moins un gestionnaire délégué de niveau de gestion (NG) 1.0 ou 2.0, comme il est indiqué dans la section Pouvoir d’engager des dépenses de l’annexe C : Notes supplémentaires sur la matrice de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers (Notes sur la matrice DPDF) de la Directive sur la DPDFA pour les activités de l’Agence et les activités administrées.

5.2.6 Si l’ARC n’a pas de pouvoir discrétionnaire quant aux repas qu’elle offre aux employés et aux autres fonctionnaires dans le cadre de leurs fonctions, comme le stipulent les conventions collectives, elle doit fournir des repas aux employés et aux autres fonctionnaires et n’est pas soumise à l’autorisation d’accueil selon la Directive sur l’approbation préalable des DDVACE et ces procédures.

5.2.7 Lorsque l’accueil est offert, évitez ou réduisez l’utilisation de plastiques à usage unique.

5.3 Conférences

Figure 2 : Aperçu de l’autorité d’approbation préalable d’une conférence

5.3.1 L’approbation préalable des dépenses pour les conférences (auxquelles on assiste en personne ou en ligne) est obtenue selon les limites précisées dans la Matrice de DPDF et les Notes sur la matrice de DPDF. La Délégation des pouvoirs d’acquisition de l’ARC doit être prise en considération au moment de planifier (organiser) une conférence qui pourrait nécessiter la passation de marchés avec des fournisseurs pour la fourniture de biens ou de services.

5.3.1.1 Toutes les conférences qui n’ont pas été désignées comme étant des activités de formation ou opérationnelles, quel que soit leur coût total, doivent être approuvées au préalable par au moins un cadre supérieur de l’Agence.

5.3.1.2 Ces conférences nécessitent également l’approbation de l’événement par la personne détenant le niveau d’autorité désignée, comme le prévoit la Matrice de DPDF.

5.3.1.3 Les conférences nécessitant une approbation préalable des dépenses par un cadre supérieur de l’Agence doivent être obtenues d’après le processus d’approbation préalable des dépenses d’accueil, de conférences et d’événements décrit à la section 5.5 de ces procédures.

5.3.2 Lorsque la distinction entre les conférences, les activités opérationnelles et la formation n’est pas claire, les gestionnaires délégués doivent communiquer avec la DSCGF ou leur bureau régional des finances. Pour obtenir des conseils supplémentaires, un responsable de la DSCGF ou des bureaux régionaux des finances peut communiquer avec la DRFC.

5.3.3 Pour les conférences qui ont lieu à l’extérieur du Canada et pour lesquelles des déplacements sont requis (participation en personne), suivez le processus pour une demande d’autorisation pour voyager à l’extérieur du Canada, comme il est indiqué à la section 5.1.5 de ces procédures. Pour obtenir de plus amples renseignements, les gestionnaires délégués peuvent communiquer avec leur bureau régional des finances ou la DSCGF.

5.3.4 Les rassemblements de personnes en vue de communiquer les récents progrès quant à un produit ou service fourni par une organisation privée ou de faire mieux connaître un certain sujet nécessitent l’approbation des dépenses de conférence et d’événement. Notons les exemples suivants :

• Une conférence, comme un salon professionnel, à laquelle un employé participe pour recueillir des renseignements sur un produit que l’ARC envisage d’acheter.
• Une conférence à laquelle un employé participe pour accroître sa connaissance de questions précises ou obtenir des mises à jour sur une discipline qui n’est pas liée à ses tâches quotidiennes.

5.3.5 Les rassemblements de personnes dont le but principal est de mener des activités opérationnelles ne sont pas considérés comme étant des conférences et ne nécessitent pas l’approbation des dépenses de conférence ou d’événement. Les activités opérationnelles nécessitent l’approbation préalable d’engager des dépenses pour des biens et services selon les limites précisées dans la Matrice de DPDF. En voici des exemples :

• Dans les situations où la présence est requise pour aider à appliquer un programme ou un service de l’ARC en faisant la promotion du programme ou du service de l’ARC.
• Pour collaborer avec les intervenants en faisant une présentation ou en discutant de la conception du programme de l’ARC avec ces derniers.
• Pour appuyer les efforts de recrutement en travaillant à un kiosque d’information pour promouvoir les carrières à l’ARC.

5.3.6 Seul un chef de collectivité fonctionnelle pangouvernementale (comme le dirigeant principal de l’information du Canada, le contrôleur général du Canada, le dirigeant principal des ressources humaines), ou le commissaire lorsqu’il n’y a pas de chef de collectivité, peut déterminer qu’un rassemblement de personnes pour appuyer l’apprentissage et le perfectionnement professionnel constitue une formation.

5.3.7 Lorsque le chef de collectivité fonctionnelle pangouvernementale a pris une décision au sujet de la désignation d’une séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage à grande échelle, il informe sa collectivité par l’intermédiaire de la page GCpédia sur l’ensemble de politiques sur la gestion financière (page GCpédia) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

5.3.8 La DRFC doit examiner la page GCpédia pour confirmer la décision prise par les chefs de collectivité fonctionnelle pangouvernementale.

5.3.9 Lorsqu’une décision visant à déterminer si une grande séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage est une conférence ou une formation n’est pas publiée sur la page GCpédia, veuillez communiquer avec la DRFC pour demander une détermination.

5.3.10 S’il n’y a pas de chef de collectivité fonctionnelle pangouvernementale, la DRFC doit fournir une liste consolidée des conférences prévues nécessitant une détermination et des recommandations au commissaire pour les besoins de décision.

5.3.11  La DRFC tiendra à jour une liste des grandes séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage avec leur détermination (conférence ou formation) et la distribuera à la DSCGF et aux bureaux régionaux des finances.

5.3.12 Lorsqu’une grande séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage est désignée comme étant une conférence ou en l’absence de directives sur la page GCpédia, l’approbation de la conférence et de l’événement est requise.

5.3.13 Lorsqu’une grande séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage est désignée comme étant une formation, l’approbation de la formation doit être obtenue au moyen des processus établis de l’ARC pour la formation et la Délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines (RH).

5.3.14 Lorsqu’une grande séance d’échange de renseignements ou d’apprentissage est désignée comme étant une formation (par le commissaire ou un chef de collectivité fonctionnelle pangouvernementale) et que le coût pour l’ARC est estimé à plus de 50 000 $, l’ASAF en informe le commissaire en fournissant un rapport détaillé comprenant les estimations de coûts et le nombre de participants.

5.3.14.1    Une fois que les grandes séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage sont désignées comme étant des formations, on s’attend à ce que les coûts prévus demeurent stables d’une année à l’autre. Les augmentations prévues par rapport aux années précédentes doivent être justifiées et faire l’objet d’une entente entre le commissaire et le cadre supérieur de l’Agence approprié avant que les renseignements ne soient soumis à la DRFC.

5.4 Événements

5.4.1 L’approbation préalable des dépenses d’événements (participation en personne ou en ligne) est obtenue selon les limites prévues dans la Matrice de DPDF et à la section 5.5 de ces procédures, et le calcul est fait en fonction du coût total d’un seul événement.

5.4.2 Tous les rassemblements de personnes participant à des activités autres que des activités opérationnelles de l’ARC ou de la formation sont considérés comme étant des événements.

5.4.2.1 Les activités opérationnelles sont les activités entreprises en vue d’offrir les programmes et services de l’ARC, y compris les services internes de l’ARC. Pour les personnes, les activités opérationnelles désignent les activités qu’elles entreprennent dans le cadre des tâches qui leur sont confiées ou en appui direct à ces dernières, comme il est indiqué dans les descriptions de poste, les mandats, les énoncés de travail ou d’autres documents semblables. Voici des exemples d’activités opérationnelles :

• Activité entreprise pour offrir les programmes et les services de l’ARC.
• Activité entreprise pour assurer l’offre de services internes qui appuient l’administration des programmes et l’offre des services de l’ARC.
• Réunions visant à planifier des activités à l’appui des programmes et des services de l’ARC, dont les services internes.
• Activités de gouvernance qui constituent une partie essentielle de la fonction de surveillance de l’ARC.

5.4.2.2 Les activités de formation sont des activités d’apprentissage formelles, qui comprennent un programme de formation et des objectifs d’apprentissage établis, et dont l’objectif principal est de permettre aux participants de conserver ou d’acquérir des compétences ou des connaissances.

5.4.3 Lorsque la distinction entre les événements, les activités opérationnelles et la formation n’est pas claire, les gestionnaires délégués doivent communiquer avec la DSCGF ou leur bureau régional des finances. Pour obtenir des conseils supplémentaires, un responsable de la DSCGF ou des bureaux régionaux des finances peut communiquer avec la DRFC.

5.4.4 Pour les événements qui ont lieu à l’extérieur du Canada et pour lesquels des déplacements sont requis (participation en personne), suivez le processus de demande d’autorisation pour voyager à l’extérieur du Canada, comme il est indiqué à la section 5.1.5 de ces procédures. Pour obtenir de plus amples renseignements, les gestionnaires délégués peuvent communiquer avec leur bureau régional des finances ou la DSCGF.

5.4.5 Avant de demander l’approbation préalable des dépenses d’événements, les planificateurs d’événements ou les gestionnaires délégués doivent calculer le total des coûts pour un seul événement, notamment :

• les coûts liés aux installations et à la location de salles, et coûts connexes (par exemple, l’équipement audiovisuel et le soutien technique);
• les frais de conférence;
• les frais de services professionnels, y compris les frais d’interprétation et les honoraires des conférenciers;
• l’accueil;
• l’hébergement;
• le transport;
• les repas lors de voyages;
• les coûts d’impression;
• les taxes, les pourboires et les frais de service;
• les coûts engagés par le ministre ou son personnel autorisé pour les activités liées aux programmes de l’ARC qui sont imputés au budget de celle-ci;
• tout autre coût directement attribuable à l’événement (ces coûts excluent les dépenses salariales et les autres coûts fixes d’exploitation de l’ARC liés aux activités courantes de cette dernière).

5.4.6 Les planificateurs d’événements ou les gestionnaires délégués préparent des comparaisons de coûts lors de la planification d’un événement ou d’un accueil afin d’assurer la minimisation des coûts, l’optimisation des ressources et de résister à la vérification et à l’examen du public. Les devis doivent être obtenus auprès d’au moins trois fournisseurs différents pour tout type de biens ou de services, et les exigences et les méthodes d’approvisionnement doivent être respectées, si c’est le cas. La Délégation des pouvoirs d’acquisition de l’ARC doit être prise en considération au moment de planifier un événement qui pourrait nécessiter la passation de marchés avec des fournisseurs pour la fourniture de biens ou de services. Pour de plus amples renseignements, consultez la Place d’achats sur InfoZone.

5.4.7 Lorsque les coûts initiaux liés à un événement important sont payés par l’ARC, mais que le remboursement de certains frais sera réclamé d’autres ministères ou de participants externes, le pouvoir d’approbation de l’événement doit être déterminé d’après les coûts totaux de l’événement avant tout remboursement. Toutefois, les remboursements prévus doivent être divulgués au responsable de l’approbation de l’événement.

5.4.7.1 Dans les situations où l’ARC organise un événement dont le coût total est supérieur à 50 000 $, et que d’autres ministères y participent, le planificateur de l’événement doit obtenir le coût total fédéral estimatif des autres ministères participants et le transmettre à la DSCGF, qui le communiquera à la DRFC afin d’obtenir l’approbation ministérielle. Chaque ministère participant à l’événement doit obtenir ses propres approbations de voyage et d’événement, s’il y a lieu.

5.4.8 Pour les événements où un forfait tout compris est offert, les gestionnaires délégués doivent obtenir des conseils de la DSCGF ou des bureaux régionaux des finances au sujet du niveau d’approbation requis.

5.4.8.1 Lorsqu’ils reçoivent un forfait tout compris, les planificateurs d’événements doivent demander au fournisseur de facturer directement l’ARC et de ventiler les dépenses, comme l’hébergement, les repas, l’équipement et la location de salles de réunion, afin de permettre un codage approprié et de s’assurer que toutes les dépenses seront comptabilisées correctement.

5.4.9 Que ce soit dans le cadre de l’approbation des dépenses d’événements pour leur direction générale ou région, ou dans le cadre de l’examen et de la recommandation de dépenses d’événements pour approbation par le ministre ou le commissaire, les cadres supérieurs de l’Agence doivent attester que les éléments suivants ont été pris en considération :

a)    La nécessité de tenir une réunion en personne

b)    Le nombre de participants;

c)     La durée de l’événement;

d)    La fréquence des événements récurrents;

e)    L’endroit le plus économique a été choisi et les frais de voyage estimés respectent la Directive sur l’approbation préalable des DDVACE

5.5 Processus d’approbation préalable des dépenses d’ACE

5.5.1 Lorsqu’une conférence nécessite l’approbation d’un cadre supérieur de l’Agence, un Sommaire des conférences doit être soumis à la DSCGF pour les besoins d’approbation par celui-ci au moyen du Plan d’ACE.

5.5.1.1 L’objectif de participer à une conférence doit être précisé dans le Sommaire des conférences en vue d’obtenir l’approbation de la conférence.

5.5.1.2 Pour obtenir la version la plus récente du Sommaire des conférences, veuillez communiquer avec la DSCGF ou votre bureau régional des finances. Au besoin, un responsable de la DSCGF ou du bureau régional des finances pourra communiquer avec la DRFC pour obtenir un soutien et des conseils supplémentaires.

5.5.2 Les planificateurs d’événements ou les gestionnaires délégués doivent faire ce qui suit :

5.5.2.1 Lorsque le coût total de l’événement ne dépasse pas 5 000 $ ou lorsque le coût d’accueil ne dépasse pas 1 500 $, obtenir une approbation préalable des dépenses selon les limites précisées dans la Matrice de DPDF.

5.5.2.2 Lorsque le coût total de l’événement dépasse 5 000 $ ou lorsque le coût d’accueil dépasse 1 500 $, obtenir une approbation préalable des dépenses selon les limites prévues dans la Matrice de DPDF en soumettant les documents requis à la DSCGF ou à leur bureau régional des finances pour les besoins d’approbation préalable par le ministre, le commissaire ou un cadre supérieur de l’Agence au moyen du Plan d’ACE.

5.5.2.2.1 Remplir le modèle de la Liste sommaire des événements lorsque le coût total de l’événement se situe entre 5 000 $ et 25 000 $ ou lorsque le coût d’accueil se situe entre 1 500 $ et 3 000 $.

5.5.2.2.2 Remplir le Dossier sommaire des événements lorsque le coût total de l’événement dépasse 25 000 $ ou lorsque le coût d’accueil dépasse 3 000 $.

5.5.2.2.3 Les planificateurs d’événements ou les gestionnaires délégués peuvent obtenir la version la plus récente des documents requis auprès de la DSCGF ou de leur bureau régional des finances. Au besoin, un responsable de la DSCGF ou du bureau régional des finances pourra communiquer avec la DRFC pour obtenir un soutien et des conseils supplémentaires.

5.5.2.3 Soumettre, de façon exceptionnelle, les demandes liées aux dépenses d’événements ou d’accueil reçues au cours de l’année qui ne sont pas comprises dans l’exercice trimestriel prévu. Dans la mesure du possible, il faut éviter de soumettre des demandes en dehors de l’exercice trimestriel prévu.

5.5.2.4 Soumettre de nouveau toute demande liée aux dépenses d’événements ou d’accueil ayant été approuvée préalablement si l’une des situations suivantes se produit :

5.5.2.4.1 Le coût total prévu ou réel de l’événement ou de l’accueil a augmenté et dépasse maintenant l’estimation initiale approuvée de 15 % ou plus.

5.5.2.4.2 Le coût total prévu ou réel de l’événement ou le coût, par personne, de l’accueil excède le pouvoir de signer des documents financiers du gestionnaire délégué qui a initialement approuvé le montant.

5.5.2.4.3 Le lieu passe d’une installation gouvernementale à un emplacement privé ou commercial.

5.5.2.4.4 Des types d’accueil exceptionnels (d’après l’annexe A – Éléments d’accueil exceptionnels de la Directive sur l’approbation préalable des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements) sont offerts, mais ceux-ci n’étaient pas initialement approuvés, ou encore, le coût prévu ou réel dépasse maintenant le montant initialement approuvé de 15 % ou plus.

5.5.2.5 Dans les cas où il n’a pas été possible d’obtenir une approbation préalable des dépenses d’événements et où le pouvoir d’approbation est requis après coup, il faut envoyer à la DSCGF ou au bureau régional des finances une note de service dans laquelle une justification est fournie expliquant les circonstances qui ont entraîné la demande tardive, ainsi qu’une copie du Dossier sommaire des événements rempli comme il convient. Il faut éviter de soumettre des demandes après coup.

5.5.3  La DSCGF et les bureaux régionaux des finances doivent effectuer ce qui suit :

5.5.3.1 Soumettre le Sommaire des conférences au cadre supérieur de l’Agence dans le cas des demandes liées aux dépenses de conférences nécessitant l’approbation préalable de celui-ci.

5.5.3.2 Soumettre les Dossiers sommaires des événements à la DRFC dans le cas des demandes relatives aux dépenses d’accueil et d’événements nécessitant l’approbation préalable du ministre ou du commissaire, s’il y a lieu, ou à un cadre supérieur de l’Agence dans le cas des demandes liées aux dépenses d’accueil et d’événements nécessitant l’approbation préalable de celui-ci.

5.5.3.3 Soumettre le Sommaire des conférences et la Liste sommaire des événements à la DRFC dans le cas des demandes liées aux dépenses de conférences, d’événements et d’accueil approuvées au préalable par un cadre supérieur de l’Agence.

5.5.3.4 Recevoir les demandes liées aux dépenses d’accueil et d’événements déjà approuvées de la part de la DRFC ou d’un cadre supérieur de l’Agence, et les transmettre aux personnes-ressources respectives des directions générales et des régions.

5.5.3.5 Obtenir auprès des gestionnaires délégués des précisions sur les conférences, les événements et l’accueil pour pouvoir appuyer la prise de décisions du ministre, du commissaire ou des cadres supérieurs de l’Agence, s’il y a lieu.

5.5.4 La DRFC doit effectuer ce qui suit :

5.5.4.1 Examiner et préparer l’ensemble des demandes liées aux dépenses d’événements et d’accueil nécessitant une approbation préalable du ministre ou du commissaire, et obtenir l’approbation requise de ces demandes.

5.5.4.1.1 Soumettre chaque année une liste consolidée des demandes liées aux dépenses d’événements et d’accueil, et ce, avant le début d’un exercice.

5.5.4.1.2 Soumettre chaque trimestre une liste consolidée des demandes liées aux dépenses d’événements et d’accueil qui n’ont pas déjà été approuvées ou qui nécessitent une nouvelle approbation.

5.5.4.1.3 Soumettre, exceptionnellement, des demandes liées aux dépenses d’événements et d’accueil qui n’ont pas déjà été approuvées ou qui nécessitent une nouvelle approbation, mais dont la soumission ne peut pas attendre la prochaine mise à jour trimestrielle. Ces demandes sont déconseillées et il faut les éviter dans la mesure du possible.

5.5.4.2 obtenir auprès de la DSCGF ou d’un bureau régional des finances des précisions par rapport aux événements et à l’accueil pour pouvoir appuyer la prise de décisions du ministre ou du commissaire, s’il y a lieu.

5.5.4.3 Examiner et préparer l’ensemble des grandes séances d’échange de renseignements ou d’apprentissage qui sont désignées comme étant une formation et dont le coût total est estimé à plus de 50 000 $, puis soumettre celles-ci au commissaire pour information.

5.5.4.4 Tenir à jour une liste des demandes liées aux dépenses de conférences, d’événements et d’accueil approuvées par le ministre, le commissaire et les cadres supérieurs de l’Agence, et la transférer à la DSCGF et aux bureaux régionaux des finances.

5.6 Surveillance des dépenses

5.6.1 La DRFC doit comparer les coûts réels des voyages, de l’accueil, des conférences et des événements avec les coûts prévus et veiller à ce que les approbations appropriées aient été obtenues par la personne détenant le pouvoir délégué approprié en effectuant ce qui suit :

5.6.1.1 Procédant à des exercices d’examen trimestriel afin de comparer les coûts prévus avec les coûts réels dans les cas suivants :

5.6.1.1.1 événements dont les coûts dépassent 20 000 $;

5.6.1.1.2  échantillon des événements dont les coûts dépassent 5 000 $, mais inférieurs à 20 000 $;

5.6.1.2 Surveillant régulièrement tous les comptes de dépenses appropriées (voyages, accueil, conférences, événements).

5.7 Coordination des approbations

5.7.1 Afin de maximiser l’efficacité, les approbations requises au préalable pour les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements doivent être coordonnées et soumises au responsable détenant le plus haut pouvoir d’approbation.

5.7.2 Dans les cas où le pouvoir d’approbation des dépenses d’accueil est délégué au commissaire, et où ce dernier participe à l’activité d’accueil, l’ASAF est responsable d’approuver les dépenses en respectant les limites d’approbation du commissaire. Le commissaire continue d’approuver les dépenses d’événements selon les pouvoirs d’approbation liés à l’événement, s’il y a lieu.

5.8 Considérations fiscales

5.8.1 Pour déterminer le niveau du pouvoir d’approbation requis dans le cas des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, il faut ajouter la taxe de vente au coût total pour les besoins de planification et d’approbation.

5.8.1.1 Si les employés utilisent des fonds personnels ou leur carte de voyage individuelle désignée pour payer certaines nécessités telles que les repas, les taxis, la location de véhicules et l’hébergement à l’hôtel, la taxe de vente doit également être ajoutée au coût total pour les besoins de planification et d’approbation. Ces dépenses seront remboursées.

5.9 Rapports

5.9.1 Chaque mois, l’ARC est tenue de rendre compte de façon proactive de ses dépenses de voyages et d’accueil, comme le prévoient les articles 82 et 83 de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et le Guide de publication proactive des frais de voyage et d’accueil du SCT.

5.9.1.1 La divulgation des dépenses de voyages doit comprendre le but du voyage, la période du voyage, les lieux visités, les frais de transport, y compris les billets d’avion ou d’autres frais connexes (comme le train, la location de véhicules, le kilométrage, les taxis, le stationnement), le logement (hébergement), les repas et frais accessoires et toutes autres dépenses (par exemple un passeport spécial, les visas, les appels au bureau, les soins d’une personne à charge) et le montant total engagé.

5.9.1.2 Les reçus appuyant les demandes de remboursement des dépenses de voyages seront disponibles sur demande et selon la LAI et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

5.9.1.3 La divulgation des dépenses d’accueil doit inclure les dates de l’activité d’accueil, une description de l’objectif et du type d’accueil, les participants (comme le nombre de fonctionnaires et de non-fonctionnaires), le lieu et le montant total engagé.

5.9.1.4 La divulgation des dépenses de voyages et d’accueil doit être publiée dans les 30 jours civils suivant la fin du mois au cours duquel ces frais sont remboursés.

5.9.1.5 Tous les montants doivent être déclarés en dollars canadiens avec une note indiquant que les taxes sont incluses.

5.9.1.6 Les dépenses doivent être énumérées par ordre chronologique, et une description bilingue doit être fournie.

5.9.2 Les modifications aux périodes précédemment déclarées doivent être fournies dans un rapport distinct pour chaque particulier (ou intérimaire) et pour chaque période afin de corriger un rapport publié antérieurement en utilisant le modèle approprié.

5.9.2.1 Les corrections seront traitées et publiées lors de la prochaine période de déclaration.

5.9.3 Le directeur général de la DAF, à la DGFA, approuve les rapports de divulgation proactive et fournit ces rapports au ministre et au commissaire pour les besoins d’information avant la publication.

5.9.4 La DRFC doit effectuer ce qui suit :

5.9.4.1 Préparer des rapports mensuels de divulgation proactive sur les dépenses de voyages et d’accueil au nom des postes précisés à la section 7.2.17 de la Directive sur l’approbation préalable des DDVACE.

5.9.4.2 Tenir à jour une liste des fonctionnaires qui font l’objet d’une divulgation proactive en fonction des listes à jour des membres du Comité de gestion d’entreprise et des membres du Conseil de direction.

5.9.4.3 Publier les rapports sur le site Web du Gouvernement ouvert et en aviser la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, à la Direction générale des affaires publiques.

6. Examen et évaluation

Il incombe au directeur de la Division des systèmes, des politiques et du contrôle (DSPC) de la DGFA d’effectuer l’examen prévu de ces procédures tous les cinq ans. Il est également chargé de tout examen non prévu, au besoin.

Pour appuyer le processus d’examen, la DGFA doit déterminer et entreprendre toute activité de surveillance et d’évaluation qui permettra d’établir si les procédures sont efficaces et respectées.

7. Références

nstruments et renseignements connexes :

• Bureau des relations et des conventions internationales
• Cadre de la politique pour la gestion financière et l’administration financière
• Cadre stratégique de l’Agence pour les politiques d’entreprise
• Code d’intégrité et de conduite professionnelle
• Délégation des pouvoirs d'acquisition
• Délégation des pouvoirs liés aux ressources humaines (RH)
• Directive sur l’approbation préalable des dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements
• Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser, des pouvoirs financiers et d’autres pouvoirs pour les activités de l’Agence et les activités administrées
• Directive sur la discipline
• Directive sur les conflits d’intérêts
• Directive sur les voyages d’affaires
• Divulgation proactive du Conseil du Trésor
• Guide de l’utilisateur du formulaire électronique DAVEC
• Guide de publication proactive des frais de voyage et d’accueil (Secrétariat du Conseil du Trésor)
• Gouvernement ouvert
• Loi sur l’accès à l’information
• Loi sur la gestion des finances publiques
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Page GCpédia de l’Ensemble de politiques de gestion financière (Secrétariat du Conseil du Trésor) (en anglais seulement)
• Place d’achats
• Politique sur la gestion financière et l’administration financière
• Politique sur le développement durable
• Politiques à l’intention des cabinets des ministres
• Procédures sur les voyages d’affaires
• Stratégies de développement durable

8. Demandes de renseignements

Les questions au sujet de ces procédures doivent être posées au secteur approprié, comme il est indiqué dans le tableau ci-dessous :

9. Historique des versions

10. Annexe A – Définitions

Les termes clés suivants, qui se trouvent dans la présente directive, sont définis dans le lexique de la DAF :

• Accueil
• Activités opérationnelles
• Cadres supérieurs de l’Agence
• Conférences
• Événements
• Fonctionnaires
• Forfait tout compris
• Formation
• Gestionnaire délégué
• Lieu de travail
• Non-fonctionnaires
• Plan de voyage
• Voyageur
• Voyages locaux
• Zone d’affectation

11. Annexe B – Formulaire de renseignements sur les frais d’accueil