Rôle et responsabilités des présidents et vice-présidents des Comités du Conseil de direction

Rôle

Le rôle du président d’un comité du Conseil est de fournir un leadership et de s’assurer que le comité exécute le mandat de sa charte et s’acquitte de toutes les autres tâches que lui attribue le Conseil. On attend des présidents de comité qu’ils assurent l’orientation indépendante, proactive et efficace du comité dont ils ont la responsabilité, conformément à la charte de leur comité respectif.

En outre, les présidents de comité géreront le temps et les opérations de leur comité en vue d’équilibrer le rendement efficace de la réalisation des tâches avec la gestion efficace et rentable du Conseil et de ses comités.

En l’absence du président, le vice-président exercera les pouvoirs et assumera les fonctions du président. Ils sont aussi les premiers que l’on considère pour succéder aux présidents lorsqu’il y a des postes vacants. Les vice-présidents coopèrent avec les présidents et ne ménagent aucun effort pour apprendre le rôle du président.

Responsabilités

Dans l’exercice de leurs fonctions, les présidents de comité assument les responsabilités qui suivent :

1. Assurer le leadership quant à la planification, à l’organisation et au fonctionnement des activités du comité dont ils ont la responsabilité;
2. Assurer le leadership de l’élaboration annuelle et de l’examen trimestriel du plan de travail du comité, en s’assurant que toutes les responsabilités prévues à la charte sont prises en compte et en obtenant les commentaires des membres du comité et de la gestion de l’Agence;
3. Présider les réunions du comité, favoriser la participation active de tous les membres, s’assurer que le temps nécessaire est accordé à chaque question à l’ordre du jour et veiller à ce que toutes les questions soient résolues de façon satisfaisante;
4. Encadrer le vice-président pour qu’il soit prêt à assumer le rôle de président en son absence et pour assurer la planification de la relève;
5. Résumer les discussions des comités et énoncer les mesures de suivi, les décisions ou les échéanciers des comités avant de passer au prochain point à l’ordre du jour;
6. Les vice-présidents peuvent présider une partie de chaque réunion, tel qu’il sera déterminé au préalable par le président et le vice-président;
7. S’assurer que le comité tient le nombre de réunions ou vidéo/téléconférences requis pour réaliser son plan de travail annuel. Convoquer des réunions ad hoc au besoin;
8. Collaborer avec le secrétaire de l’Agence afin de créer des ordres du jour efficaces pour les réunions du comité et pour assurer que ces ordres du jour correspondent au plan de travail annuel et apporter une valeur stratégique au travail du comité;
9. Assister à des séances d’information trimestrielles, si nécessaire, avec le secrétaire de l’Agence, le vice-président et la direction afin d’examiner les ordres du jour proposés, de s’assurer que le contenu et le format des documents connexes soient appropriés, et de faciliter les discussions et les délibérations du comité. Les présidents peuvent également demander des séances d’information supplémentaires au besoin;
10. S’assurer que chaque réunion comporte des séances à huis clos pour permettre aux membres de discuter des questions confidentielles du comité;
11. Tenir, au besoin, des discussions séparées avec le président du Conseil, le commissaire et premier dirigeant ou avec le secrétaire de l’Agence pour les informer des discussions à huis clos ainsi que des préoccupations du comité. Conseiller le secrétaire de l’Agence quant à la documentation des mesures de suivi requises suite aux séances à huis clos;
12. Rendre compte au Conseil des activités du comité, y compris des discussions, des recommandations et des résolutions du comité;
13. Examiner l’ébauche des procès-verbaux afin d’en assurer l’exactitude avant leur approbation par le comité;
14. Diriger l’évaluation que fait le comité de la pertinence et de l’efficacité de la charte du comité et faire toutes les recommandations nécessaires au Comité de gouvernance, responsabilité sociale et du service pour que les modifications voulues soient apportées, et ce, avant le renvoi au Conseil aux fins d’examen et d’approbation;
15. Perfectionner ses connaissances des sujets traités et des pratiques exemplaires liés au mandat de son comité, en partie par des communications régulières avec les gestionnaires concernés de l’Agence, et transmettre les connaissances aux membres du comité;
16. Offrir aux membres du comité une rétroaction et un encadrement en ce qui concerne leur participation et leur rendement au comité, en plus de déterminer les besoins connexes en matière de formation et de perfectionnement.

Responsabilités particulières des présidents de comité

1. Président du Comité de la vérification
   1. Examiner les frais de voyage et d’accueil du commissaire et premier dirigeant à chaque trimestre et rendre compte des conclusions au Comité de la vérification;
   2. Examiner les frais de voyage et d’accueil du président à chaque trimestre et rendre compte des conclusions au Comité de la vérification;
   3. S’assurer que le Comité rencontre à huis clos le dirigeant principal de la vérification ainsi que le Bureau du vérificateur général, selon les besoins;
   4. Veiller à ce que les rapports de vérification interne et les rapports du Bureau du vérificateur général soient ajoutés à l’ordre du jour fiduciaire selon les besoins.
2. Président du Comité de gouvernance, responsabilité sociale et du service
   1. Collaborer avec le président du Conseil pour examiner la composition des comités et recommander les membres du Conseil qui agiront à titre de présidents et membres de comité afin d’assurer un rendement optimal des comités et la réalisation de ses mandats;
   2. Diriger le processus d’examen et d’approbation pour le perfectionnement des administrateurs, comme indiqué au chapitre 7.4 – Perfectionnement des administrateurs et évaluation du Conseil.
3. Président du Comité des ressources humaines
   1. Selon les besoins, rencontrer le sous-commissaire de la Direction générale des ressources humaines pour demeurer au courant des progrès, des stratégies et des questions clés concernant le régime des ressources humaines de l’Agence;
   2. Assurer une surveillance adéquate du mandat de négociation et du processus de négociation collective de l’Agence.
4. Président du Comité de la technologie et de la sécurité
   1. Selon les besoins, rencontrer l’administrateur supérieur des affaires financières (ASAF), l’Agent de sécurité de l’Agence (ASA), le dirigeant principal de la transformation numérique (DPTN) et le dirigeant principal de l’information (DPI) afin de rester au courant des stratégies d’entreprise et de l’état d’avancement des projets de l’Agence.