Paiements spéciaux et fin d’emploi

Transcription

Diapo 1

Bonjour, je m’appelle Jean-Jacques et je suis votre présentateur aujourd’hui.

Bienvenue à notre webinaire sur les paiements spéciaux et la fin d’emploi. Le webinaire d’aujourd’hui est le dernier d’une série de trois webinaires qui a commencé en janvier 2017. Il s’adresse aux personnes qui s’y connaissent déjà dans le domaine de la paie et qui veulent approfondir leurs connaissances au sujet de certains paiements spéciaux versés aux employés au moment de la fin d’emploi.

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Aujourd’hui, nous aborderons les sujets suivants :

• la cessation d’emploi, c’est à dire la fin d’emploi;
• le salaire tenant lieu de préavis de congédiement;
• les allocations de retraite; et
• le Relevé d’emploi, ce que nous aborderons très brièvement.

Diapo 3

Commençons par discuter de la fin d’emploi.

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Les raisons pour lesquelles un employé peut quitter son emploi sont nombreuses. Et la raison peut avoir une incidence sur le traitement fiscal de certains paiements versés à l’employé au moment de la cessation de son emploi.

Les raisons les plus communes de la fin d’un emploi comprennent :

• la retraite;
• une démission;
• une mise en disponibilité;
• ou encore, un congédiement.

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Dans le cas où un employé quitte son emploi pour l’une des raisons mentionnée à la diapositive précédente, on suggère à l’employeur de calculer la rémunération totale de l’employé  de l’année jusqu’au jour de son départ, et de lui remettre un feuillet T4.

L’employeur doit conserver une copie du feuillet T4 et le joindre au T4 Sommaire qu’il enverra éventuellement à l’ARC au plus tard le dernier jour de février de l’année suivante, avec tous les autres feuillets T4 de l’année.

En plus de son salaire normal, certains autres montants peuvent être inclus sur le feuillet T4 de l’employé. Et c’est ce que nous verrons dans les prochaines diapositives.

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Lorsqu’il y a congédiement d’un employé, l’employeur doit généralement respecter certaines exigences prévues par le contrat de travail de l’employé ou encore un programme fédéral, provincial ou territorial en matière d’emploi.

Par exemple, au Québec, selon la Commission des normes du travail :

• un employeur doit donner au salarié un avis écrit de cessation d’emploi avant de mettre fin à son contrat de travail, ou avant de le mettre à pied pour une période de plus de 6 mois.
• de plus, les délais pour remettre l’avis au salarié varient selon la durée de son service continu.

Par exemple, un employé comptant de 1 à 5 ans de service continu pour un employeur doit recevoir un avis écrit de cessation d’emploi 2 semaines avant la fin de son emploi.

Le contrat de travail d’un employé peut aussi prévoir des dispositions particulières lors de la cessation d’emploi. Il est donc très important que l’employeur sache quelles dispositions s’appliquent à chaque situation.

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Parlons maintenant du salaire tenant lieu de préavis de congédiement.

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Il peut arriver qu’un employeur et un employé s’entendent pour que l’employé quitte son emploi immédiatement après avoir été avisé de son congédiement, sans même tenir compte des délais prévus.

Dans ce cas, l’employeur doit verser à l’employé une indemnité compensatoire équivalant au salaire que l’employé aurait normalement gagné entre la date à laquelle l’avis aurait dû lui être donné et la fin de son emploi.

Cette compensation est appelée « salaire tenant lieu de préavis de congédiement » et elle est considérée comme un revenu d’emploi. L’employeur doit donc déduire les retenues sur la paie habituelles sur ce montant, c’est-à-dire le Régime de pension du canada, le Régime des rentes du Québec, l’Assurance emploi et l’impôt sur le revenu.

Ce montant fait partie du revenu normal de l’employé pour la période de paie.

Voyons donc un exemple.

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Luc a été congédié par son employeur.

Selon son contrat de travail, l’employeur doit lui donner 3 semaines de préavis de congédiement.

À l’annonce de son congédiement, Luc et son employeur veulent mettre fin à l’emploi immédiatement.

Ils s’entendent pour que Luc reçoive un montant équivalent à 3 semaines de salaire et quitte son emploi sur le champ.

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Comme le contrat de travail de Luc prévoit un préavis de congédiement de 3 semaines, Luc aurait dû continuer à travailler pendant ces 3 semaines après l’annonce de son congédiement. Toutefois, Luc et son employeur ont convenu qu’il est préférable que Luc quitte immédiatement son emploi.

Dans cet exemple, le montant que l’employeur verse à Luc est considéré comme un salaire tenant lieu de préavis de congédiement et fait partie de sa rémunération pour l’année. Ce montant est considéré comme raisonnable dans les circonstances, puisqu’il représente le salaire que Luc aurait reçu s’il avait continué à travailler.

L’employeur doit déduire des retenues sur la paie habituelles sur ce montant et le déclarer comme revenu d’emploi à la case 14 du feuillet T4 de Luc.

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Discutons maintenant des allocations de retraite.

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Un autre montant qui peut être versé à un employé au moment d’une cessation d’emploi est  l‘allocation de retraite, qu’on appelle aussi une indemnité de départ.

Il s’agit en fait d’un montant que l’employeur verse à un employé :

1. soit au moment de la cessation d’une charge ou d’un emploi, et ce même si le montant est versé à titre d’indemnisation ou fait suite à une ordonnance ou à une décision d’un tribunal compétent.
2. soit en reconnaissance de longs états de service au moment du départ à la retraite ou après; notez que les contrats d’emploi et les conventions collectives prévoient habituellement les montants à verser à l’employé au moment de son départ pour la retraite.

Pour déterminer si un montant est une allocation de retraite, l’Agence du revenu considère une cessation d’emploi  comme étant une prise de retraite ou une perte d’emploi.

L’ARC considère habituellement que l’expression « longs états de service » s’applique au nombre total d’années qu’un employé a travaillé pour un employeur ou des employeurs affiliés.

Le montant peut comprendre de nombreux types de paiements différents, comme un montant pour perte de salaire ou des dommages moraux. Chaque paiement doit être examiné afin de déterminer s’il peut ou non être considéré comme une allocation de retraite.

L’allocation de retraite est incluse dans le revenu pour l’année au cours de laquelle elle est versée.

Examinons ce point d’un peu plus près.

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Pour qu’un montant soit considéré comme une allocation de retraite, il doit y avoir cessation d’une charge ou d’un emploi, et l’emploi et les avantages doivent se terminer un jour précis.

Cependant, les paiements que l‘employeur verse à l’employé au moment de la cessation d’emploi ne sont pas tous admissibles à titre d’allocation de retraite.

Certains paiements peuvent correspondre à un revenu d’emploi, alors que d’autres peuvent être non imposables. Cela dépend des faits et des circonstances du paiement et de ce que ces paiements visaient à compenser ou à remplacer.

Regardons certains types de paiements qui sont ou qui ne sont pas considérés comme une allocation de retraite.

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Donc, sont compris dans les allocations de retraite :

• le paiement des congés de maladie non utilisés lors du départ de l’employé;
• le montant qu’une personne reçoit au moment de la cessation de sa charge ou de son emploi, même si le montant représente des dommages et intérêts (pour renvoi injustifié lorsque l’employé ne retourne pas au travail, par exemple).

Notez que le paiement des congés de maladie inutilisés est admissible comme allocation de retraite s’il est versé lors du départ à la retraite ou après, et ce, en reconnaissance de longs états de service ou à l’égard d’une perte d’emploi. Cependant, le paiement des congés de maladie inutilisés qui est versé en cours d’emploi constitue un revenu d’emploi.

Dans les deux prochaines diapositives, nous verrons les différents types de paiements qui ne constituent pas une allocation de retraite.

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Donc, une allocation de retraite ne comprend pas :

• un paiement pour des vacances accumulées qui n’ont pas été prises avant la retraite;
• la continuité du salaire, s’il n’y a aucune interruption de congé ou de salaire entre la cessation des fonctions et le début des paiements;
• un paiement représentant la perte de salaire, de traitement ou d’avantages si l’employé continue à travailler ou réintègre ses fonctions; ce montant est traité comme un revenu d’emploi.

Il est important de ne pas confondre les vacances accumulées et les congés de maladie accumulés, qui eux sont considérés comme une allocation de retraite, comme nous l’avons vu dans la diapositive précédente.

Pour ce qui est de la continuité de salaire, elle peut survenir lorsqu’un employeur ferme son entreprise et continue de verser un salaire à son employé même si celui-ci ne travaille plus. Il s’agit en fait d’une compensation pour une perte d’emploi. Le maintien du régime de soins de santé ou l’accumulation des années de service ouvrant droit à pension sont des facteurs qui indiquent la continuité de la relation employé employeur.

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Les montants suivants ne sont pas non considérés comme une allocation de retraite :

• un salaire tenant lieu de préavis de congédiement (qui est plutôt considéré comme un revenu d’emploi);
• un montant pour dommages et intérêts accordé en raison de la violation des droits d’un employé; dans ce cas, il doit y avoir une preuve claire que l’employé a perdu son emploi en raison d’une violation de la législation en matière de droits de la personne de la part de l’employeur;
• enfin, un montant pour dommages et intérêts lorsqu’il n’existe manifestement aucun lien à la perte d’emploi (par exemple, comme c’est le cas dans un cas de diffamation).

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La perte d’une charge ou d’un emploi signifie habituellement qu’elle est éliminée ou terminée. Cependant, cela peut aussi vouloir dire que l’employé a perdu sa source de revenus. Par exemple, lors de la fermeture d’une entreprise ou lors de la réduction de ses effectifs, ou encore dans le cas des régimes d’encouragement à la retraite anticipée.

Une situation de perte d’emploi donne souvent lieu à une indemnisation pour cette perte. L’employeur peut verser un certain nombre de paiements à l’égard d’une perte d’emploi. Ces paiements peuvent aussi faire suite à une ordonnance ou à une décision d’un tribunal pour renvoi injustifié ou en raison d’une entente entre les parties concernées.

L’expression « à l’égard de » la perte d’une charge ou d’un emploi sous-entend qu’il y a un lien entre la perte d’emploi et l’indemnisation pour cette perte. Autrement dit, le paiement vise principalement à indemniser le particulier pour la perte de son emploi. Pour établir si un paiement pour perte d’emploi est une allocation de retraite, les tribunaux ont soulevé les deux questions suivantes.

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La première question à se poser c’est :

• Si le particulier n’avait pas perdu son emploi, aurait-il reçu le paiement?

Deuxième question :

• Le but du paiement était-il d’indemniser le particulier pour la perte de son emploi?

Pour que le paiement soit considéré comme une allocation de retraite, la réponse à la première question doit être non et la réponse à la deuxième question doit être oui.

Si la réponse à la première question est oui, le paiement n’est pas une allocation de retraite. Il est important de connaître les réponses à ces deux questions, puisque les exigences en matière de retenues et de déclarations diffèrent selon l’objet du paiement.

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Les paiements suivants à l’égard d’une perte d’emploi sont admissibles à titre d’allocation de retraite, et ce, dans la mesure où l’employé ne réintègre pas son emploi :

• toute indemnisation pour perte d’emploi;
• les montants payés pour dommages particuliers;
• les montants payés pour dommages généraux, notamment :
• une perte de dignité;
• une humiliation;
• une souffrance morale; ou
• une vexation.

Dans tous les cas, vous devrez examiner les faits et les documents pertinents afin de déterminer la nature du paiement versé à l’employé.

Lorsqu’un employé reçoit un montant à titre d’indemnité de départ, ce montant constitue un revenu d’emploi s’il est versé en cours d’emploi. C’est le cas lorsque l’accumulation des droits à une indemnité de départ est supprimée à partir d’une date donnée.

Prenons par exemple le cas d’employés qui sont couverts par une convention collective et qui accumulent des droits à une indemnité de départ qui leur sera versée en cas de démission ou de départ à la retraite.

L’indemnité correspond à une semaine de salaire pour chaque année de service. Selon la nouvelle convention collective, l’accumulation des droits est supprimée à partir d’une date donnée. Un montant correspondant aux droits accumulés à cette date sera versé selon des dispositions actuellement applicables. Les employés peuvent choisir, en remplacement de leur indemnité de départ, de recevoir immédiatement un paiement forfaitaire basé sur leur taux de rémunération actuel.

Si un employé choisit de recevoir  immédiatement un paiement, celui-ci constitue un revenu d’emploi et non une allocation de retraite, car l’employé le reçoit en cours d’emploi.

Si un employé choisit de recevoir son indemnité de départ au moment de prendre sa retraite, celle-ci est admissible comme allocation de retraite, car l’employé la reçoit au moment de sa retraite ou après.

Une fois que vous avez établi qu’un montant est une allocation de retraite, vous pouvez déterminer la partie admissible de l’allocation pouvant être transférée directement dans un REER.

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La partie admissible de l’allocation de retraite est fondée sur le nombre d’années de service avant 1996 où l’employé a été à l’emploi de l’employeur qui a fait le paiement ou de la personne liée à l’employeur. La partie admissible de l’allocation de retraite peut être transférée directement, sans impôt, dans un Régime de pension agréé, dit RPA, ou un REER, et ça, en vertu de l’alinéa 60 (j.1) de la Loi de l’impôt sur le revenu.

Cette situation est de plus en plus rare, et donc nous ne nous attarderons pas sur ce sujet. Pour en savoir d’avantage, vous pouvez consulter le chapitre 6 du guide T4001 Guide de l’employeur – Les retenues sur la paie et les versements.

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La partie inadmissible de l’allocation peut être transférée dans un REER uniquement si l’employé a un maximum déductible au titre des REER. Ce type de transfert est plus courant. Vous trouverez toute l’information nécessaire sur les parties admissibles et inadmissibles d’une allocation de retraite dans le guide T4001.

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Les montants payés à titre d’allocation de retraite ne font pas partie des gains ouvrant droit à pension ni des gains assurables, puisqu’ils ne sont pas considérés comme un revenu d’emploi. Il ne faut donc pas retenir de cotisations au RPC ou RRQ ni à l’Assurance emploi sur les allocations de retraite.

L’employeur doit toutefois retenir l’impôt sur le revenu, car il s’agit d’un revenu imposable. Pour ce faire, il doit utiliser les taux de retenue d’impôt pour les paiements forfaitaires qui sont en vigueur au moment du paiement.

Si l’allocation de retraite est effectuée en plusieurs versements au cours de l’année, l’employeur doit faire le total de tous les paiements forfaitaires payés, ou qui seront payés, à l’employé au cours de l’année pour déterminer quel taux il doit utiliser.

Nous verrons un exemple à ce sujet un peu plus loin dans la présentation.

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Les taux de retenue d’impôt pour les paiements forfaitaires sont prescrits par le Règlement de l’impôt sur le revenu et ces taux sont les suivants :

• 10 % sur les montants de 5 000 $ et moins. Notez que, au Québec, ce n’est que de 5%;
• 20 % sur les montants de plus de 5 000 $, jusqu’à concurrence de 15 000 $. Mais au Québec, encore une fois, ce n’est que de 10%;
• et enfin, 30 % sur les montants de plus de 15 000 $; au Québec, 15%.

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Les taux de retenue d’impôt pour les paiements forfaitaires combinent les taux fédéral et provincial, sauf pour la province de Québec.

Les taux de 5 %, de 10 % et de 15 % pour le Québec visent seulement la partie fédérale. Les employeurs concernés doivent communiquer avec Revenu Québec pour connaître les taux pour la partie provinciale.

Voyons maintenant un exemple.

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Benoit prend sa retraite et selon les dispositions de son contrat de travail, son employeur doit lui verser une allocation de retraite en reconnaissance de ses longs états de service, au moment de sa retraite. Benoit a droit à un montant de 40 000 $.

Il recevra le montant en 3 paiements, comme ceci :

• un premier paiement de 20 000 $ en juin;
• un deuxième paiement de 10 000 $ en septembre; et
• un dernier paiement de 10 000 $ en décembre.

L’employeur doit maintenant déterminer quel taux de retenue d’impôt il doit utiliser pour chacun des paiements. Pour notre exemple, nous utiliserons la province de l’Ontario.

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Comme nous l’avons vu précédemment, l’employeur de Benoit doit additionner tous les montants forfaitaires qui sont payés, ou qui seront payés, à Benoit au cours de l’année civile pour déterminer quel taux il doit utiliser.

Dans notre exemple, le montant total des paiements forfaitaires prévus pour l’année est de 40 000 $. Puisque ce montant total est supérieur à 15 000 $, l’employeur doit utiliser le taux de retenue d’impôt de 30 % pour les trois paiements, même si deux d’entre eux sont inférieurs à 15 000 $.

Pour le paiement de juin, l’employeur doit retenir un montant de 6 000 $ (ce qui est équivalent au paiement de 20 000 $ X 30 %).

Pour celui de septembre, il doit retenir un montant de 3 000 $ (soit 30 % de 10 000 $) et c’est la même chose pour le paiement de décembre. L’impôt total retenu sur l’allocation de retraite versée à Benoit est de 12 000 $.

Le montant d’impôt total retenu pourrait être inférieur à 12 000 $ si Benoit transférait une partie de son allocation de retraite dans son REER, pourvu qu’il ait un maximum déductible au titre des REER et que cette partie soit transférée avant que le montant lui soit payé. Le montant d’impôt total retenu pourrait aussi être inférieur si une partie de l’allocation de retraite était admissible au transfert direct dans un REER, en raison du nombre d’années de service avant 1996 où Benoit a travaillé pour son employeur.

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L’employeur doit déclarer l’allocation de retraite sur le feuillet T4 de l’employé pour l’année au cours de laquelle il l’a versée.

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Si une partie de l’allocation de retraite est admissible au transfert dans un RPA ou un REER, déclarez le montant en utilisant le code 66 dans la section « Autres renseignements » du feuillet T4, peu importe si le montant a été transféré ou non dans un RPA ou un REER au nom du rentier. Déclarez la partie non admissible au transfert de l’allocation de retraite en utilisant le code 67 dans la section « Autres renseignements » du feuillet T4.

La section « Autres renseignements » est située au bas du feuillet T4.

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Ne déclarez aucune partie de l’allocation de retraite à la case 14 du feuillet T4.

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Parlons maintenant brièvement du « Relevé d’emploi ».

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Peu importe la raison de la cessation d’emploi, l’employeur doit préparer un relevé d’emploi dans les 5 jours qui suivent :

• l‘interruption de la rémunération de l‘employé;
• ou le jour où il prend connaissance de l‘interruption;
• ou encore la date à laquelle l’employé cesse de travailler pour lui.

Des règles particulières peuvent s’appliquer.

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Celà dit, le relevé d’emploi est la responsabilité de Service Canada. Nous vous invitons à communiquer avec eux pour en savoir d’avantage à ce sujet.

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Pour obtenir plus de renseignements sur les sujets abordés aujourd’hui, rendez-vous à arc.gc.ca et consultez nos pages Web pour les entreprises.

Si ce n’est pas déjà fait, profitez-en pour vous abonner à notre liste d’envois électroniques à arc.gc.ca/listes. Vous recevrez ainsi des renseignements au sujet des webinaires à venir et bien plus encore!

Le site Web de l’Agence du revenu de Canada offre aussi des vidéos et des webinaires enregistrés pour les entreprises à arc.gc.ca/galeriedevideos, dont une série sur les retenues sur la paie à l’intention des nouvelles petites entreprises et une série sur les renseignements essentiels sur la paie.

Vous pouvez aussi écouter notre balado des retenues sur la paie à arc.gc.ca/mediassociaux et aussi, vous pouvez nous suivre sur Twitter – @AgenceRevCan.

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L’Agence offre un grand nombre d’outils pour vous aider à comprendre vos responsabilités en matière de fin d’emploi et vos autres obligations liées à la paie.

Vous trouverez ces outils en consultant les pages de retenues sur la paie de notre site Web. Le guide T4001, c’est-à-dire, le Guide de l’employeur – Les retenues sur la paie et les versements, peut aussi vous être très utile.

Je vous remercie encore.