Allocations pour frais d'automobile et véhicule à moteur

Transcription

1. Allocations pour frais d'automobile et véhicule à moteur

Bonjour et bienvenue à notre webinaire sur les allocations pour frais d’automobile et de véhicule à moteur. Je m’appelle Michel, et je serai votre hôte aujourd’hui.

2. Introduction

Pour toute autre question liée à l’impôt, veuillez appeler le service des demandes de renseignements des entreprises. Allons-y!

3.  Résumé

Que vous soyez un employeur qui verse des indemnités d’automobile à ses employés ou qui leur demande d’utiliser leur propre véhicule pour travailler, ce webinaire examinera comment traiter et déclarer les avantages offerts par l’employeur ainsi que les dépenses des employés.

Aujourd’hui, nous aborderons les points suivants :

• La définition des allocations pour frais d'automobile.
• Qu’est-ce qu’une allocation calculée selon un taux raisonnable par kilomètre ?
• Pourquoi devez-vous remplir le formulaire T2200 ?
• Les dépenses d’emploi que vos employés peuvent déduire.
• Comment déclarer ces allocations ?
• L’exclusion des avances sur le revenu des employés.
• Que devrait contenir votre registre ?

4.  Allocations pour frais d'automobile – Définition - Automobile

Allons voir certaines définitions. Alors que toutes les automobiles sont des véhicules à moteur, ce ne sont pas tous les véhicules à moteur qui sont des automobiles. Donc, une automobile normalement transporte des personnes sur les voies publiques. Elle a une capacité de places assises pour neuf occupants : c’est-à-dire un conducteur et huit passagers.

5.  Allocations pour frais d'automobile – Définition – Véhicule à moteur

Bien que cela puisse sembler répétitif d’utiliser le terme automobile pour définir un véhicule à moteur, ce n’est pas le cas : une automobile est autopropulsé et, par conséquent, capable d’aller n’importe où. Un véhicule à moteur est donc tout véhicule autopropulsé qui peut se déplacer dans n’importe quelle direction, avec les limites d’utilisation dans les rues ou sur les autoroutes. Donc, cela ne comprend pas un trolleybus, car ce dernier n’est pas autopropulsé, ou un véhicule ferroviaire parce qu’il est limité dans la capacité de se déplacer.

6.  Allocations pour frais d'automobile – Définition –Remboursement

Un remboursement comprend tout paiement que l’employeur verse à un employé pour lui rembourser des dépenses qu'il a engagées dans l'exercice de ses fonctions, pendant qu'il était en service. Les employés doivent garder des documents qui leur permettent de justifier ces montants. En général, un remboursement ou une avance pour frais de déplacement dont l'employé doit justifier l'utilisation ne constitue pas un revenu pour l'employé, à moins que cette somme lui soit versée pour payer ses frais personnels.

7.  Allocations pour frais d'automobile – Définition –Avances à justifier

Une avance est une somme que l’employeur remet à l'employé pour couvrir les dépenses prévues qu’il est appelé à engager. Comme pour les remboursements, l’employé doit conserver une preuve de paiement. Tout montant non dépensé doit être retourné à l’employeur.

8.  Allocations pour frais d'automobile – Les taux jugés raisonnables

Le traitement d’une allocation varie selon que l’allocation est raisonnable ou non raisonnable. Nous allons maintenant examiner ce que l’ARC considère comme une allocation raisonnable. Ce ne sont pas tous les montants qui font partie de cette catégorie. Les montants doivent être jugés raisonnables, et non, non raisonnables. Nous allons donc voir ce qui est jugé raisonnable et comment cela fonctionne. Par exemple, qu’est-ce qu’une allocation calculée selon un taux raisonnable par kilomètre ? La première chose à savoir est que les taux par kilomètre que l’ARC juge raisonnables figurent à l’article 7306 du Règlement de l'impôt sur le revenu. Cela permet aux employeurs d’utiliser une règle de base plutôt que de calculer un taux jugé raisonnable pour chaque employé. Ces taux tiennent également compte du type de véhicule et des conditions de conduite. De plus, l’employé ne doit pas avoir été remboursé pour les dépenses liées à la même utilisation du véhicule.

9.  Allocations pour frais d'automobile – Les taux jugés raisonnables

Une allocation jugée raisonnable a des conséquences : Les montants versés ne sont pas imposables. Il n’est pas nécessaire de déduire les cotisations au RPC, les cotisations d’assurance-emploi ou l’impôt sur le revenu sur les allocations.

Il n’est pas nécessaire d’inclure les montants sur le feuillet T4 de l’employé. Les employés ne doivent pas inclure l’allocation dans leur déclaration de revenus et de prestations à moins qu’ils ne veuillent déduire des dépenses d’emploi.

10.  Allocations pour frais d'automobile – Les taux jugés raisonnables

Il est important de rappeler que c’est la responsabilité des employeurs de prouver que les taux payés sont raisonnables.

11.  Allocations pour frais d'automobile – Les taux jugés raisonnables

Pour 2021, les taux prescrits sont : De 0,59 $ /km pour les premiers 5 000 kilomètres parcourus ; De 0,53 $ /km pour tous les kilomètres parcourus suivants. Il faut ajouter un montant de 0,04 $ /km parcouru dans les Territoires du Nord-Ouest, au Yukon et au Nunavut.

12.  Allocations pour frais d'automobile – Les taux jugés raisonnables

Supposons que Jonathan possède une société d’experts-conseils. Il a quatre employés sur la route qui utilisent leur propre véhicule pour se déplacer, et Jonathan leur verse une allocation selon les taux qui figurent à l’article 7306. Doit-il déclarer les allocations dans leur revenu ?

13.  Scénario – Les taux jugés raisonnables

La réponse de l’ARC est la suivante : Non. Puisque Jonathan a utilisé les taux prescrits, l’ARC les juge raisonnables.

14.  Allocations pour frais d'automobile – Les taux jugés non raisonnables

L’ARC considère qu’un taux est jugé non raisonnable dans les cas suivants : Il diffère considérablement des taux prescrits. C’est un taux fixe, c’est-à-dire qu’il n'est pas basé sur le nombre de kilomètres parcourus. Il s’agit d’un taux mixte combinant un montant fixe et un montant calculé selon un taux par kilomètre pour l’utilisation du même véhicule.

15.  Allocations pour frais d'automobile – Les taux jugés non raisonnables

Les taux fixes et mixtes sont imposables. Vous devez inclure les montants dans le revenu de l’employé et déduire les cotisations au RPC, les cotisations à l’assurance-emploi et l’impôt sur le revenu.

16.  Allocations pour frais d'automobile – T2200

Si vos employés souhaitent déclarer certaines dépenses d’emploi dans leur déclaration de revenus et de prestations, vous devrez remplir et signer le formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail, et le leur donner.

17.  Allocations pour frais d'automobile – T2200

Vous devez remplir les sections suivantes du formulaire T2200 :

Partie A – Renseignements sur l’employé. Partie B – Conditions d’emploi. Partie C – Déclaration de l’employeur. Vos employés doivent conserver une copie remplie et signée au cas où l’ARC la demanderait.

18.  Allocations pour frais d'automobile – Dépenses d'emploi

Les dépenses relatives aux automobiles et véhicules à moteur que votre employé peut déduire, comprennent ce qui suit : le carburant (essence, propane, huile) ; les frais d'entretien et de réparation; les primes d'assurance et les droits d'immatriculation et les permis.

19.  Allocations pour frais d'automobile – Dépenses d'emploi

Votre employé peut aussi déduire ce qui suit, s’il y a lieu : la déduction pour amortissement ; les intérêts admissibles que vous avez payés sur l'argent emprunté pour l'achat du véhicule à moteur ; les frais admissibles de location.

20.  Allocations pour frais d'automobile – Dépenses d'emploi 

Votre employé doit inscrire ces montants dans la section « Calcul des frais de véhicule à moteur admissibles » du formulaire T777.

21.  Allocations pour frais d'automobile – Dépenses d'emploi

Comme l’indique le formulaire T777, vous devez inscrire les renseignements relatifs au véhicule, y compris le nombre total de kilomètres parcourus et ceux qui ont été parcourus aux fins d’emploi. Ainsi que les montants bruts de certaines dépenses qui sont totalisées. On calcule ensuite le pourcentage admissible des dépenses moins certains remboursements pour arriver aux dépenses admissibles liées aux véhicules à moteur.

22.  Scénario – Taux jugé raisonnable

Donc, concernant les taux jugés raisonnables, disons que Robert est contrôleur chez un grossiste en alimentation. Il reçoit un taux de 38 cents par kilomètre parcouru. Ce montant a été négocié dans la dernière convention collective, mais est inférieur aux taux prescrits.

23.  Scénario – Taux jugé raisonnable

L’ARC souligne que les conventions collectives ne remplacent pas la Loi de l’impôt sur le revenu. Les allocations qui sont trop basses sont imposables et doivent être incluses comme revenu sur un feuillet T4. Toutefois, Robert pourrait déduire ses dépenses relatives aux véhicules à moteur dans sa déclaration de revenus.

24.  Scénario – Taux jugé raisonnable

Robert doit obtenir un T2200 rempli et signé de son employeur, et doit remplir le formulaire T777 et l’inclure dans sa déclaration de revenus et de prestations.

25.  Scénario – Taux fixe

Quant au montant fixe, disons que Jenny possède une entreprise de fournitures de bureau. Elle a des travailleurs en magasin et sur la route. Elle verse un montant fixe de 600 $, peu importe le nombre de kilomètres parcourus. Elle veut savoir si elle devrait inclure ce montant sur les T4 de ses employés.

26.  Scénario – Taux fixe

L’ARC fait remarquer ici que : L’allocation n’est pas considérée comme raisonnable puisqu’elle n’est pas basé sur le nombre de kilomètres parcourus. L’allocation est donc imposable et doit être incluse dans les T4 des employés à titre de revenu.

27.  Allocations pour frais d'automobile – Déclaration des allocations

Vous devez déclarer les allocations pour frais d’automobile ou véhicule à moteur imposables sur les feuillets T4 de vos employés. A la case 14, « Revenus d’emploi », inscrivez le montant total annuel de l’allocation. Inscrivez le même montant dans la section « Autres renseignements », sous le code 40.

28.  Allocations pour frais d'automobile – Déclaration des allocations

Un tiers payeur qui verse des allocations imposables aux employés d’un autre employeur doit déclarer les avantages dans la section « Autres renseignements » au bas du feuillet T4A.

29.  Scénario – remboursement

En ce qui concerne les remboursements, disons que James possède une épicerie. Il a des employés en magasin et sur la route. Il ne paie pas d’allocation. Il ne rembourse que ce qui figure sur les reçus.

30.  Scénario – remboursement

L’ARC considère que. Le remboursement des montants que les employés ont engagé pendant qu'il est à votre service n’est pas imposable. Toutefois, les employés doivent remplir un rapport de dépenses. Il n’est pas nécessaire de déclarer ces montants sur les feuillets T4. Veuillez noter que les remboursements des montants que les employés ont engagés dans le cadre de déplacements personnels sont imposables et doivent être inclus sur le feuillet T4.

31.  Exclusion des avances à justifier

Il est important de rappeler que les avances à justifier sont les montants que vous avez remis à l’employé pour les dépenses qu'il est appelé à engager pendant qu'il est à votre service mais dont les montants non dépensés vous sont remis. Il y a quatre conditions à remplir pour exclure les avances à justifier que vous avez versées à vos employés de leurs revenus : La première : Il existe un taux par kilomètre prédéterminé ne dépassant pas un montant raisonnable. La deuxième : Le taux et les avances sont raisonnables dans les circonstances. La troisième : Vous justifiez l'utilisation de cette méthode dans le dossier de l'employé. Enfin, aucune autre disposition de la Loi de l'impôt sur le revenu ne prévoit que les avances doivent être incluses dans le revenu de l'employé.

32.  Allocations pour frais d'automobile – Conservation des registres

Vous devez conserver des registres pour vous aider à déterminer les dépenses admissibles. Que vous utilisiez une application ou un stylo et du papier, un registre est essentiel pour justifier des déductions ou des dépenses en démontrant les kilomètres parcourus à des fins d’affaires.

33.  Allocations pour frais d'automobile – Conservation des registres

Les détails requis dans un registre sont les suivants : Reçus pertinents. Un registre du nombre total de kilomètres parcourus au cours de l’année. Un registre de chaque voyage d’affaires contenant : la date, la destination et le but du voyage.

34.  Allocations pour frais d'automobile – Mesures liées à la Covid-19

Comme vous le savez, l’ARC a mis en place de nombreuses dispositions particulières et des mesures temporaires pour les contribuables afin de réduire les impacts de la COVID-19. Ces mesures temporaires n’affectent pas le calcul ou ’administration des avantages relatifs aux allocations d’automobile. Toutefois, les mesures temporaires du COVID-19 peuvent avoir une incidence sur le calcul pour droit d'usage et les avantages pour frais de fonctionnement dans les cas où l’employeur fournit une automobile à un employé. Ces mesures visent à réduire les résultats fiscaux imprévus dans les cas où un employé n’a pas été en mesure d’utiliser pleinement son véhicule à des fins professionnelles en 2020 et 2021.

35.  Allocations pour frais d'automobile – Mesures liées à la Covid-19

À titre de mesure temporaire en raison de la COVID-19, l’ARC a mis en place des règles spéciales pour les années d’imposition 2020 et 2021. Lorsqu’un employé s’est servi de son automobile à a des fins professionnelles plus de 50% du temps en 2019, l’ARC peut considérer que l’employé en a fait de même pour les années d’imposition 2020 et 2021. Ces règles spéciales s’appliquent au moment de déterminer si l’employé est admissible aux frais pour droits d’usage réduits et/ou de la méthode facultative du calcul de l’avantage lié aux frais de fonctionnement. Seuls les employés ayant une automobile fournie par le même employeur qu’en 2019 seraient admissible à cette option. Veuillez visiter canada.ca pour en savoir plus sur ces mesures temporaires de l’ARC en raison de la COVID-19.

36.  Récapitulatif des renseignements pertinents

Aujourd’hui, nous avons abordé : Quatre formes courantes d’allocations de véhicule : Taux par kilomètre raisonnables. Taux par kilomètre non raisonnables. Taux fixes.

37.  Récapitulatif des renseignements pertinents

Et une combinaison d’un taux fixe et d’un taux raisonnable par kilomètre. Nous avons également vu que les employés peuvent déduire certaines dépenses et que les registres doivent être conservés.

38.  Remerciements!

L’administration de l’impôt est complexe et varie selon les circonstances. Si le contenu présenté aujourd’hui ne convient pas tout à fait à votre situation, vous pouvez : visiter notre site Web; visiter Canada.ca/arc-agents-liaison pour obtenir de l’aide fiscale gratuite d’un agent de liaison ; téléphoner à la ligne des demandes de renseignements des entreprises de l’Agence, au 1-800-959-7775; aller à canada.ca/arc-videos où sont présentés tous nos webinaires d’entreprise. Voilà qui met fin à notre webinaire.

Je vous remercie de votre participation. J’espère que cette séance vous a été utile. Restez à l’écoute pour savoir quels autres webinaires auront lieu au cours des prochains mois. Au revoir.