Tenue des registres comptables

Transcription

Bonjour et bienvenue à notre webinaire sur la tenue des registres comptables.

Je m’appelle Sandra, et je serai votre hôtesse aujourd’hui.

Si vous voulez comprendre les principes de base pour tenir vos registres comptables, ce webinaire est pour vous, que vous soyez un particulier, un organisme de bienfaisance ou une entreprise de n’importe quel type. Je vais tenter de répondre à vos questions pendant et après le webinaire.

Si vous voulez poser une question sur la tenue des registres comptables aujourd’hui, veuillez utiliser l’icône de question de la barre d’outils dans le haut de l’écran.

Nous répondrons au plus de questions possible durant le webinaire.

Pour toute autre question liée à l’impôt, appelez le service des demandes de renseignements sur l’impôt des entreprises au 1-800-959-7775.

Allons-y!

Sachez que l’Agence du revenu du Canada n’exige pas de support en particulier pour la conservation des registres comptables.

Lors d’un webinaire précédent, vous avez demandé quels étaient les registres comptables à conserver, qui devrait les conserver, à quel endroit et pendant combien de temps les garder, et quand il était possible de les détruire.

Aujourd’hui, nous verrons ce qui suit concernant les registres comptables :

• Le type de renseignements à conserver
• Les supports sur lesquels ils peuvent figurer
• L’endroit où il faut les conserver
• Le temps qu’il faut les conserver
• Le moment où il est possible d’en détruire certains

Selon votre situation, vos registres comptables peuvent servir à :

• calculer votre impôt à payer;
• calculer l’impôt ou d’autres montants que vous devez percevoir ou retenir;
• vérifier les dons de bienfaisance, contributions politiques ou dons à des associations canadiennes enregistrées de sport amateur que vous avez reçus et qui peuvent donner droit à une déduction ou à un crédit d’impôt;
• vérifier l’admissibilité à l’enregistrement selon la Loi de l’impôt sur le revenu :
  • des organismes de bienfaisance;
  • des associations canadiennes de sport amateur.

Les particuliers, entreprises, organismes de bienfaisance et autres entités doivent conserver leurs registres comptables un certain temps.

Précisons que la durée de cette période dépend de la nature même des registres.

Pour en savoir plus sur le temps de conservation des différents types de registres, allez à canada.ca/impots-registres-comptables.

Aux fins de l’impôt, les registres comptables peuvent comprendre de nombreux documents.

En règle générale, ils comprennent tous les documents écrits ou non concernant les activités d’une entreprise ou d’un organisme de bienfaisance, et ses opérations financières ainsi que sa correspondance connexe.

Si vous hésitez au sujet d’un document, conservez-le dans vos dossiers.

Par exemple, les registres comptables d’une entreprise ou d’un organisme de bienfaisance peuvent comprendre ce qui suit :

• Un compte
• Une convention
• Un livre
• Un tableau ou graphique
• Un diagramme
• Un formulaire
• Toute autre source de renseignements écrite ou non

Ils peuvent également comprendre des éléments comme :

• des reçus (originaux ou copies);
• des copies de documents d’identité des employés comme leur permis de conduire et leur numéro d’assurance sociale;
• la liste des collectes de fonds pour une année donnée, qui fournit des détails sur les organismes de bienfaisance concernés.

En bref, si vous avez créé ou reçu un document qui se rapporte aux activités ou aux opérations financières de votre entreprise, il s’agit d’un registre selon la Loi de l’impôt sur le revenu.

Parlons de quelques-uns des registres les plus courants que vous pourriez avoir.

La plupart des entreprises ont des registres financiers.

Les registres financiers peuvent comprendre ce qui suit :

• Les états financiers
• Les livres-journaux
• Les journaux généraux
• Les états de rapprochement bancaire
• Les listes des comptes clients et créditeurs
• Les registres de paie
• Les feuilles d’inventaire
• Les factures concernant la taxe de vente provinciale, la taxe sur les produits et services et la taxe de vente harmonisée
• Les reçus de dons

Parmi les registres comptables courants, l’on retrouve également les documents et comptes de la société, qui comprennent habituellement des renseignements issus des registres des procès-verbaux et autres registres comme :

• les certificats de constitution en personne morale;
• les registres des valeurs mobilières (registre des actionnaires et des associés);
• les registres des administrateurs;
• les résolutions des administrateurs;
• les procès-verbaux des réunions des actionnaires;
• les démissions écrites;
• les résolutions spéciales d’emprunt;
• les dividendes versés;
• les ententes des organismes de bienfaisance en vue du respect des lois;
• toute autre décision importante prise par les dirigeants et administrateurs de la société.

Rappelons que les registres comptables comprennent tant les documents papier que les documents électroniques :

• Les contribuables créent et conservent leurs registres comptables traditionnels, y compris les pièces justificatives, en format papier.
• Ils créent et conservent leurs registres électroniques dans un format compatible avec les logiciels de l’Agence et qui permet de consulter les pièces justificatives.

Vous vous demandez peut-être ce que l’on entend exactement par pièces justificatives.

En fait, ce sont des documents qui prouvent l’exactitude des renseignements indiqués dans les registres comptables, qui eux, consistent en des documents sur les activités, et les opérations commerciales et financières d’une entité juridique.

Les pièces justificatives peuvent comprendre ce qui suit :

• Des factures de vente
• Des factures d’achat
• Des reçus de caisse
• Des contrats solennels
• Des bordereaux de livraison
• Des bordereaux de dépôt
• Des chèques
• Des relevés bancaires

Il peut aussi s’agir de correspondance générale ou d’autres échanges écrits ou non.

Vous devez joindre vos documents justificatifs à vos registres comptables. En cas d’hésitation concernant un document, gardez-le avec vos registres.

L’Agence pourrait examiner tout registre qui a trait à vos obligations en matière de retenue, de versement, de déclaration et de paiement.

Le type précis de documents que l’Agence pourrait examiner dépend de la nature des examens qu’elle mène. Par exemple, au cours d’un examen des comptes de fiducie, les employés de l’Agence examinent, au besoin, différents documents comme les registres de paie, relevés bancaires, listes des comptes clients et créditeurs, états financiers, factures, et documents et comptes de la société.

À noter que vous devez rédiger vos registres comptables en français ou en anglais, sans quoi vous devrez les faire traduire.

Vous devez conserver vos documents papier et électroniques pour permettre à l’Agence de les examiner.

Par exemple, vous devez conserver en format papier tous vos registres, y compris les pièces justificatives, dont les originaux ont été créés dans ce format, sauf si vous en avez une copie électronique compatible avec les logiciels de l’Agence. En général, la numérisation au moyen d’un numériseur moderne fonctionne bien.

Si vous n’avez pas de telle copie, vous devez garder la version papier, même si vous en avez entré le contenu dans un système électronique de tenue de registres.

Vous êtes également responsable de ce qui suit :

• Conserver vos registres comptables électroniques
• Permettre aux personnes autorisées d’accéder à vos registres électroniques
• Garder vos registres électroniques pendant la période que prévoit la Loi de l’impôt sur le revenu

Si vous faites préparer vos registres par un tiers, il est souhaitable de lui demander de vous en remettre une copie acceptable compatible avec les logiciels de l’Agence.

Vous devez fournir aux employés de l’Agence une copie acceptable de vos registres électroniques sur un support qui fonctionne avec les outils de l’Agence pour qu’ils puissent les examiner.

Ainsi, la copie doit être dans un format de données non exclusif, couramment utilisé et compatible avec les logiciels de l’Agence.

Les registres électroniques peuvent comprendre des copies numérisées de pièces justificatives originales papier, que l’on appelle parfois images électroniques. Il s’agit simplement de la représentation d’une pièce justificative.

Une telle image doit constituer une reproduction intelligible. Cela signifie que :

• la reproduction remplace l’original;
• la reproduction donne les mêmes renseignements et donne ainsi lieu à la même interprétation que l’original;
• les limites de la reproduction sont bien définies et n’excluent pas de détails importants.

Vous devez conserver vos registres comptables à :

• votre lieu d’affaires ou de résidence au Canada;
• un autre lieu désigné par la ministre du Revenu national; par exemple, chez un avocat, comptable ou commis comptable.

Sur demande, vous devez les mettre à la disposition des employés de l’Agence dans un délai raisonnable aux fins d’inspection, de vérification ou d’examen.

Notez que les registres comptables conservés à l’extérieur du Canada ne sont pas considérés comme situés au Canada même si vous y accédez à partir du Canada.

Lorsque vous conservez vos registres comptables en format électronique à l’extérieur du Canada, l’Agence peut accepter une copie des registres, pourvu qu’ils :

• soient rendus disponibles au Canada dans un format électronique compatible avec les logiciels de l’Agence;
• contiennent suffisamment de renseignements pour appuyer les déclarations présentées à l’Agence.

Les personnes suivantes doivent tenir des registres comptables :

• un particulier, une société, une fiducie ou une organisation à but non lucratif qui exploite une entreprise, selon la Loi de l’impôt sur le revenu;
• une personne tenue de payer ou de percevoir des impôts ou d’autres montants conformément à la Loi de l’impôt sur le revenu ou à d’autres lois;
• un organisme de bienfaisance enregistré ou une association canadienne enregistrée de sport amateur;
• un agent enregistré d’un parti politique enregistré ou un agent officiel d’un candidat à une élection fédérale.

Si vous faites appel à un tiers pour tenir vos registres comptables, vous en êtes toujours responsable.

Selon la Loi de l’impôt sur le revenu, une personne demeure responsable de la tenue, de la lisibilité, de la conservation et de l’accessibilité en ce qui concerne ses registres comptables, même si elle en confie la conservation à un tiers, comme un commis comptable, un comptable, un gestionnaire de transactions par Internet, un fournisseur de services applicatifs ou un fournisseur de services Internet. Il en va de même si elle utilise un partage de temps, passe par une société de services informatiques ou prend d’autres dispositions semblables quant à ses registres.

Selon la Loi de l’impôt sur le revenu, vous devez conserver vos registres un certain temps.

En général, il s’agit d’une période de six ans suivant la fin de l’année d’imposition à laquelle ils se rapportent. Toutefois, dans le cas d’une société dissoute, cette période prend fin deux ans après la date de dissolution pour les documents suivants :

• Les procès-verbaux des réunions des administrateurs
• Les procès-verbaux des assemblées des actionnaires
• Les détails concernant la possession des actions du capital-actions et tout transfert relatif à celles-ci
• Le grand livre général ou tout autre livre d’inscriptions définitives contenant les sommaires des opérations
• Les accords ou contrats spéciaux nécessaires pour comprendre les écritures du grand livre général ou des autres livres d’inscriptions définitives

Des périodes de conservation semblables s’appliquent à la suite de la fermeture d’un organisme de bienfaisance ou d’une association canadienne enregistrée de sport amateur.

Après le délai de six ans, vous pouvez détruire des documents conservés selon la Loi de l’impôt sur le revenu sans demander de permission.

Toutefois, pour détruire vos documents plus tôt, vous devez en demander la permission à l’Agence.

À noter que l’Agence ne peut pas approuver la destruction de registres que vous devez conserver pour d’autres administrations ou selon une loi fédérale, provinciale, territoriale ou municipale dont l’application ne relève pas de sa responsabilité.

Pour demander la permission de détruire des registres, vous devez remplir et envoyer le formulaire T137, Demande d’autorisation de détruire des registres.

Examinons rapidement ce formulaire ensemble.

Comme vous pouvez le voir :

• la partie 1 sert à indiquer les renseignements sur votre identité;
• la partie 2 sert à indiquer la raison de votre demande;
• la partie 3 sert à indiquer les documents que vous souhaitez détruire.
• La partie 4 sert à indiquer les obligations fiscales respectées quant aux documents que vous souhaitez détruire et une description de leur format (papier, ou numérisation ou autre image électronique).
• La partie 5 sert à attester les renseignements fournis.

L’Agence recommande aux contribuables de prendre des mesures pour prévenir la perte de registres en cas d’accident, d’incendie ou d’inondation, ou lors d’un déménagement.

Plus précisément, vous devriez mettre en place des mesures de contrôle pour éviter une modification ou une suppression accidentelle ou intentionnelle des renseignements sur les opérations enregistrées ou effectuées.

Beaucoup de contribuables conservent une copie de sauvegarde de leurs registres électroniques à un endroit autre que le lieu d’affaires, par mesure de précaution, pour éviter de les perdre dans les situations mentionnées précédemment, mais aussi en cas de vol ou dans d’autres situations.

L’Agence encourage cette pratique et vous recommande de conserver des copies de sauvegarde à un deuxième endroit au Canada.

Les renseignements enregistrés sur des supports réinscriptibles, comme des disques durs, doivent aussi être sauvegardés sur une bande magnétique ou un autre support approprié afin d’éviter toute perte accidentelle.

Le webinaire tire maintenant à sa fin. Récapitulons. Aujourd’hui, nous avons abordé ce qui suit :

• Définition des registres comptables
• Types de registres
• Responsables des registres
• Conservation des registres
• Destruction des registres

Rappelons que l’administration fiscale est complexe et qu’elle varie selon les circonstances. Si le contenu présenté aujourd’hui ne correspond pas tout à fait à votre situation, vous pouvez :

• consulter les pages Web de l’Agence;
• aller à canada.ca/arc-agents-liaison pour demander l’aide fiscale gratuite d’un agent de liaison;
• téléphoner au service des demandes de renseignements sur l’impôt des entreprises de l’Agence, au 1-800-959-7775;
• aller à canada.ca/arc-videos afin de voir tous nos webinaires pour les entreprises.

C’est tout pour aujourd’hui. Veuillez cliquer sur l’icône de sondage de la barre d’outils dans le haut de l’écran pour remplir le formulaire d’évaluation du webinaire.

Je vous remercie de votre participation et j’espère que vous avez trouvé ça utile. Surveillez nos communications pour ne pas rater les webinaires des prochains mois. Au revoir.