Programme de soutien des capacités autochtones - Lignes directrices nationales du Programme

6 septembre 2024

Avertissement

Ces lignes directrices sont présentées à titre d’information seulement. Elles ne se substituent pas à la Loi sur l’évaluation d’impact (LEI) ni ses règlements. En cas de divergence entre ces lignes directrices et la LEI ou ses règlements, la LEI ou ses règlements prévaudront.

Pour vous assurer d’avoir les versions les plus récentes de la LEI et de ses règlements, veuillez consulter le site Web du ministère de la Justice.

Mises à jour

Ce document peut être revu et mis à jour périodiquement. Pour vous assurer d’avoir la version la plus récente, veuillez consulter la page Programmes d’aide financière du site Web de l’Agence d’évaluation d’impact du Canada.

Droit d'auteur

© Sa Majesté le Roi du chef du Canada, représentée par le ministre de l’Environnement et du Changement climatique, 2021.

Cette publication peut être reproduite sans autorisation pour usage personnel ou interne dans la mesure où la source est indiquée en entier. Toutefois, la reproduction en plusieurs exemplaires de cette publication, en tout ou en partie, à des fins de distribution nécessite une autorisation écrite, contactez l’Agence d’évaluation d’impact du Canada ou information@aeic-iaac.gc.ca.

No au catalogue : En106-231/2020F-PDF

ISBN : 978-0-660-34911-4

Le document est aussi publié en anglais, sous le titre :
Indigenous Capacity Support Program – National Programs Guidelines

Table des matières

Introduction

Le gouvernement du Canada est tenu par la loi de consulter les Autochtones lorsqu’il envisage d’entreprendre une action susceptible d’avoir un impact négatif sur leurs droits ancestraux ou issus de traités, potentiels ou établis, protégés par l’article 35 de la Loi constitutionnelle de 1982. Outre les consultations effectuées au titre de son obligation prévue par la common law, le gouvernement du Canada consulte les Autochtones pour d’autres motifs juridiques et pour élaborer des politiques et des processus décisionnels adaptés et éclairés. L’Agence d’évaluation d’impact du Canada (l’AEIC) est bien placée pour favoriser l’établissement de liens entre le processus d’évaluation d’impact et les processus de consultation des Autochtones en vue d’améliorer l’efficacité globale du processus et de contribuer à une prise de décisions éclairées.

Le gouvernement du Canada veut s’assurer que :

Le Programme de soutien des capacités autochtones (le programme) est l’une des quatre composantes du Cadre d’aide financière de l’AEIC. En vertu de ce programme, une aide financière à court terme est offerte pour contribuer à aider les communautés à comprendre les processus d’évaluation environnementale (EE) et d’évaluation d’impact (EI) et les enjeux connexes. L’objectif est d’aider les communautés à participer véritablement à ces évaluations et à la mobilisation liée à ces dernières. Ces travaux seraient harmonisés avec ceux des autres ministères fédéraux ayant des programmes similaires de renforcement des capacités. Dans ces cas, des consultations auraient lieu avant d’approuver toute aide financière afin d’éviter tout travail faisant double emploi et de maximiser les avantages de l’aide financière visant des bénéficiaires et des résultats similaires.

Objectif du programme

L’objectif global du programme est de favoriser le développement des capacités de manière à maximiser le leadership des Autochtones dans le cadre des EE/EI des projets, des évaluations régionales et stratégiques, et des activités de contrôle et de suivi des EE/EI. Pour soutenir cet objectif, une aide financière est accordée en dehors du contexte des évaluations de projets spécifiques, y compris les évaluations régionales ou les études stratégiques, aux communautés ou organisations autochtones ayant des propositions de grande qualité pour mener des activités de renforcement des capacités.

Les résultats attendus du programme comprennent :

Admissibilité

Les bénéficiaires admissibles comprennent les communautés et les organisations autochtones.

Les activités admissibles comprennent notamment :

L’AEIC peut établir des priorités de’aide financière. Si tel est le cas, elle exposera dans l’annonce de la disponibilité de l’aide financière.

Processus de demande

Volet 1 – Partenaires du programme

Dans le cadre de ce volet, des programmes de soutien des capacités seront offerts par l’établissement de partenariats avec des organismes ou collectifs autochtones pour fournir un soutien aux membres, clients ou communautés dans une région identifiée. L’aide financière en vertu du présent volet appuierait les activités de ces bénéficiaires pour développer la capacité des communautés desservies à participer au processus d’évaluation d’impact.

Ce volet peut également soutenir les bénéficiaires, y compris les collectifs et les organisations, proposant des projets spéciaux pour aborder des caractéristiques spécifiques de la LEI, et rendre ces résultats/outils largement disponibles aux communautés autochtones (c.-à-d. ACS+, impacts culturels, processus d’évaluation d’impact dirigés par les Autochtones). De préférence, les produits créés par les bénéficiaires, tels que les rapports et les documents d’information et autres ressources d’évaluation d’impact, seront fournis à l’AEIC pour être partagés en interne et en externe, selon les besoins.

Étapes pour faire une demande d’aide financière

1. Présenter une déclaration d’intérêt : Le demandeur doit d’abord fournir à l’AEIC une déclaration d’intérêt qui démontre comment ses initiatives proposées répondent aux objectifs et satisfont critères du programme. Elle doit contenir des renseignements permettant de déterminer l’admissibilité ainsi que tout renseignement nécessaire à l’évaluation du demandeur ou de l’initiative en fonction des critères d’évaluation du programme. Des initiatives pluriannuelles seront étudiées.

La déclaration d’intérêt doit contenir, au minimum :

La déclaration d’intérêt doit satisfaire aux critères présentés sur la page Web du programme.

Il n’existe aucun modèle de déclaration d’intérêt; toutefois, elle doit être présentée en format Word ou PDF.

Les déclarations d’intérêt qui satisfont clairement aux critères et priorités présentés dans l’annonce seront évaluées; les représentants de l’AEIC collaboreront avec le demandeur pour préparer une proposition détaillée, qui pourrait comprendre :

NOTE : Les demandeurs potentiels sont invités à communiquer avec l’équipe de mobilisation et partenariats autochtones (IndigenousPartnerships-PartenariatsAutochtones@aeic-iaac.gc.ca) avant de présenter une déclaration d’intérêt, afin de confirmer leur admissibilité et la disponibilité de l’aide financière.

Volet 2 – Événements de la communauté des praticiens

Le programme peut servir à subventionner une conférence nationale et des événements régionaux en soutien aux bénéficiaires du programme. Chaque année, l’AEIC collaborera avec un groupe autochtone clé à l’échelle nationale ou régionale pour organiser une conférence de praticiens d’un ou deux jours, sur la base de propositions. Ce sera une rencontre où les bénéficiaires du programme pourront partager leur expertise et leurs pratiques exemplaires dans le domaine de l’évaluation d’impact et identifier les priorités de capacité partagées des communautés ou organisations autochtones participantes pour l’avenir. L’AEIC participera et pourrait présenter de nouvelles politiques ou formations.

Il n’existe pas de formulaire particulier à remplir par les demandeurs, mais toute proposition doit inclure :

NOTE : Les demandeurs potentiels sont invités à communiquer avec IndigenousPartnerships-PartenariatsAutochtones@aeic-iaac.gc.ca avant de présenter une proposition.

Volet 3 – Occasions stratégiques

Ce volet d’aide financière porte sur le soutien offert pour répondre aux besoins de capacités stratégiques des communautés autochtones dans les régions où une activité d’évaluation d’impact est prévue, et où les partenariats du programme ne peuvent pas être établis où ne répondent pas aux besoins uniques des communautés confrontées à des obstacles à la participation à l’évaluation d’impact.

Diverses approches peuvent être utilisées pour administrer ce volet. Il peut s’agir de processus ciblés ou ouverts pour déterminer les possibilités de financement, ou les deux.

Dans le cas d’un processus ciblé, l’AEIC fera appel à son personnel régional et à d’autres unités organisationnelles, le cas échéant, pour déterminer les candidats pour ce volet de financement. Les représentants de l’AEIC contacteront directement les candidats et clarifieront le processus de demande et les exigences.

Dans le cas d’un processus ouvert, l’AEIC organisera et dirigera l’appel à propositions, qui peut inclure des critères ciblés. L’appel à propositions, les critères particuliers et le processus de demande seront indiqués sur le site Web de l’AEIC.

Si les communautés ou organisations autochtones ont besoin d’aide financière en dehors de la période officielle de demande d’aide financière, veuillez communiquer avec l’équipe de mobilisation et partenariats autochtones, sous réserve de la disponibilité des fonds.

Processus d’évaluation

Volet 1 – Partenaires du programme

Les étapes suivantes sont utilisées pour l’évaluation des demandeurs aux fins d’une aide financière de partenaire du programme :

1. Évaluation de la déclaration d’intérêt : Des représentants de l’équipe de mobilisation et partenariats autochtones travailleront avec le demandeur pour combler toute lacune en matière de renseignements dans la déclaration d’intérêt. Un comité de sélection de l’aide financière examine la déclaration d’intérêt terminée pour s’assurer de la conformité aux critères et aux priorités du programme. Le comité de sélection de l’aide financière formulera ensuite des recommandations sur la possibilité d’inviter le candidat à collaborer avec l’AEIC pour l’élaboration d’une proposition détaillée.

2. Évaluation de la proposition détaillée : Des responsables de l’AEIC examinent la proposition pour s’assurer qu’elle est complète et, au besoin, peuvent demander des renseignements supplémentaires ou des modifications au plan stratégique.

3. Recommandation d’aide financière : En fonction de l’analyse entreprise par le comité de sélection de l’aide financière et de l’achèvement réussi d’un plan stratégique, une recommandation est faite relative à l’attribution d’une aide financière au demandeur. Si le comité de sélection de l’aide financière recommande un candidat pour une aide financière, il devra également recommander un montant de financement adéquat à l’un des vice-présidents de l’AEIC, ou à son délégué, lequel prendra la décision finale relative à l’attribution du financement.

Les critères d’évaluation comprennent :

Les activités suivantes seront financées en priorités :

Volet 2 – Activités de la communauté des praticiens

1. Évaluation de l’activité proposée : Des représentants de l’équipe de mobilisation partenariats autochtones veilleront à ce que le demandeur soit admissible et que l’activité proposée soit conforme aux priorités et aux objectifs du programme.

2. Examen et évaluation de la demande : Un comité de sélection de l’aide financière évaluera ensuite les demandes admissibles selon le principe du premier arrivé, premier servi, sous réserve de la disponibilité des fonds.

3. Recommandation d’aide financière : En fonction de l’analyse entreprise par le comité de sélection de l’aide financière, une recommandation est faite quant à l’attribution d’une aide financière au demandeur. Si le comité recommande l’attribution de l’aide financière à un demandeur, il recommandera également un montant approprié a un vice-président de l’AEIC, ou à son délégué, qui prendra la décision finale quant à l’attribution de l’aide financière.

Toutes les activités admissibles du programme seront prises en considération pour une aide financière dans le cadre de ce volet si elles sont associées à la planification, à l’organisation, à la tenue et aux déplacements relevant d’une activité nationale ou régionale de la communauté des praticiens et à la reddition de comptes d’une telle activité.

L’AEIC collaborera avec les demandeurs retenus dans le cadre du volet 2 pour élaborer l’ordre du jour, les documents, la liste des invités et le matériel de sensibilisation relatifs à l’activité.

Volet 3 – Occasions stratégiques

Les représentants de l’AEIC solliciteront des propositions auprès des communautés ou organisations autochtones, soit directement par le biais d’un processus ciblé, soit dans le cadre d’un processus ouvert affiché sur le site Web de l’AEIC. L’évaluation des propositions se déroulera comme suit :

1. Évaluation des activités proposées : Des représentants de l’équipe de mobilisation et partenariats autochtones s’assureront que le demandeur est admissible et que les activités proposées sont conformes aux objectifs du programme.

2. Examen et évaluation de la demande : Un comité de sélection de l’aide financière évaluera les demandes admissibles en fonction de la disponibilité des fonds dans le cadre de ce volet d’aide financière.

3. Recommandation d’aide financière : En fonction de l’analyse entreprise par le comité de sélection de l’aide financière, une recommandation est faite quant à l’attribution d’une aide financière au demandeur. Si le comité recommande l’attribution de l’aide financière à un demandeur, il recommandera également un montant approprié au vice-président de l’AEIC, ou à son délégué, qui prendra la décision finale quant à l’attribution de l’aide financière.

Aide financière

Pour déterminer le montant du financement disponible aux fins d’activités de renforcement des capacités, les facteurs suivants seront appliqués :

De plus, l’AEIC appliquera tout critère de priorité pouvant être inclus sur la page Web du programme.

Dépenses admissibles

Les dépenses ci-dessous sont admissibles à une aide financière aux termes de tous les volets du programme :

Pour être admissibles au remboursement, tous les frais doivent être attribués à ces catégories de dépenses et contribuer directement aux activités décrites dans le plan de travail approuvé comme précisé à l’annexe de l’entente de contribution cadre.

Dépenses non admissibles

Les dépenses non admissibles comprennent les dépenses d’immobilisation, les coûts de construction, la perte de revenu et la rénovation de bâtiments.

Les Programmes d’aide financière (PAF) ne financeront pas les activités qui font double emploi avec des services, des études ou des documents écrits qui sont financés par d’autres sources publiques ou privées.

L’AEIC pourra approuver différents niveaux d’aide financière au cas par cas, selon le budget disponible, la complexité des activités proposées et le nombre de groupes et de personnes autochtones qui profiteraient des activités.

Les PAF de l’AEIC ont une « limite cumulative », soit un montant maximal de financement permis au total provenant des gouvernements fédéral, provincial, territorial et municipal pour la participation à un projet ou à des activités de mobilisation, ou à des activités de consultation de la Couronne connexes. Le financement total qu’offriront les gouvernements à un bénéficiaire pour sa participation à un projet, à des activités d’engagement ou à des activités de consultation de la Couronne ne peut dépasser 100 % des frais admissibles. L’AEIC utilise les renseignements qui ont été fournis par un bénéficiaire admissible dans sa demande et dans les rapports financiers détaillés pour s’assurer que la demande d’aide financière et le rapport financier détaillé respectent la limite cumulative. Si cette limite est dépassée, l’AEIC ajustera son niveau de contribution et exigera un remboursement, au besoin. L’entente de contribution cadre des PAF, conclue avec un bénéficiaire, comprend un paragraphe sur la limite cumulative.

Décision concernant l’aide financière

Le président ou un vice-président de l’AEIC ou leur délégué prend la décision finale d’attribution de l’aide financière. La décision est basée sur le rapport et les recommandations du comité de sélection de l’aide financière, ainsi que sur tout autre facteur déterminé par l’AEIC et précisé dans l’annonce de disponibilité d’aide financière.

Certains demandeurs pourraient ne pas obtenir d’aide financière et d’autres pourraient recevoir un montant inférieur au montant demandé.

L’AEIC informe les demandeurs de la décision concernant l’aide financière. Le nom des demandeurs retenus et les montants d’aide financière approuvés sont publiés sur le site internet du gouvernement du Canada dans le cadre de ses efforts de transparence.

Entente de contribution cadre et annexes

Lorsque l’aide financière est approuvée, l’AEIC communique avec le demandeur pour conclure une entente de contribution cadre et une annexe. Une entente de contribution cadre est un contrat détaillé entre l’AEIC et un bénéficiaire qui détermine les modalités et les obligations de tous les signataires pour tout projet ou toute initiative de participation de l’AEIC. L’entente de contribution cadre est conçue pour être valide pendant une période dix (10) ans.

Les annexes de l’entente de contribution cadre précisent le plan de travail et la ventilation du budget du projet visé par l’aide financière.

Seuls les frais engagés après la signature de l’annexe à une entente de contribution cadre par le bénéficiaire et l’AEIC peuvent être remboursés.

L’annexe de l’entente de contribution cadre :

Les demandes d’aide financière sont fondées sur des estimations, un ajustement de 20 % (dans des catégories de dépenses) peut être autorisé. Le bénéficiaire doit présenter une demande écrite (un courriel est suffisant) accompagnée avec une justification expliquant pourquoi la bénéficiaire doit modifier les dépenses admissibles originales approuvées à l’annexe de l’entente de contribution cadre. La demande doit être approuvée par l’AEIC et le montant total demandé ne doit pas excéder le montant d’aide financière original approuvé.

L’AEIC se réserve le droit de vérifier ou de faire vérifier l’état financier des comptes et des ressources du bénéficiaire pour s’assurer du respect des dispositions de l’entente de contribution cadre et de ses annexes.

Exigences en matière de présentation de rapports

Dans le cadre des ententes de contribution, des rapports narratifs annuels et finaux relatifs aux initiatives des bénéficiaires du programme seront exigés. Ces rapports doivent fournir une description des progrès du bénéficiaire dans la réalisation des objectifs et des résultats attendus qui figurent dans la proposition approuvée. L’AEIC relèvera tout aspect des rapports qui indiquent que les objectifs ou les résultats attendus pourraient ne pas être atteints, et travaillera avec les bénéficiaires pour corriger les lacunes.

Dépôt direct

Le gouvernement du Canada est passé du paiement par chèque au dépôt direct, un virement de fonds électronique dans le compte bancaire du bénéficiaire. Pour plus de renseignements sur le dépôt direct, consultez votre banque ou institution financière, ou téléphonez sans frais au 1-800-O-Canada (1-800-622-6232). Vous pouvez également trouver plus de renseignements, y compris une courte vidéo informative, sur le site web du gouvernement du Canada.

Si vous avez un compte bancaire ou si vous êtes en droit d’en ouvrir un, nous vous encourageons à vous inscrire en remplissant le Formulaire d’adhésion du bénéficiaire et demande de paiement électronique (PDF, 179,3 ko) et à le retourner à l’AEIC de l’une des façons suivantes :

Par courriel à :
Par la poste à :

Programmes d’aide financière
Agence d’évaluation d’impact du Canada
160, rue Elgin, 22e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0H3

Paiements

L’annexe de l’entente de contribution comprend des modalités de paiement. Un formulaire de Rapport financier détaillé (PDF, 1,6 mo) peut être téléchargé à partir du site Web de l’AEIC.

Avance

Les paiements peuvent être effectués à l’avance et peuvent faire l’objet de clauses de retenue. Des avances de fonds peuvent être consenties aux bénéficiaires s’ils peuvent démontrer un besoin de trésorerie avant d’engager des dépenses admissibles et si ces avances sont approuvées par l’AEIC. Lorsque des avances sont accordées, les bénéficiaires doivent rendre compte de l’utilisation de l’avance de manière à garantir que les avances sont dépensées à des fins autorisées et que les soldes non prévus sont raisonnables.

Les pourcentages des avances versées aux bénéficiaires varient, et peuvent être accordés au bénéficiaire sur la base d’un plan de travail approuvé et à la discrétion de l’AEIC.

Paiement provisoire

L’AEIC approuvera les paiements en fonction d’un ou des deux critères suivants :

Au-delà des paiements soient effectués en fonction du rendement, dans certaines circonstances exceptionnelles, des avances de fonds peuvent être consenties aux bénéficiaires. Pour ce faire, les bénéficiaires doivent démontrer un besoin de trésorerie à l’AEIC avant d’engager des dépenses admissibles. Si un paiement est fondé sur une réclamation des dépenses admissibles engagées, la demande de remboursement doit être accompagnée d’un court rapport sur les travaux réalisés et détailler toutes les dépenses admissibles réclamées. Les demandes doivent également s’appuyer sur des pièces justificatives que le gestionnaire responsable juge satisfaisantes.

Le gestionnaire responsable de l’aide financière peut retenir une portion de tout paiement en vertu d’une entente de financement de contribution, s’il le juge approprié, d’après le risque de non-rendement ou de paiement en trop.

Paiement final

L’AEIC versera le dernier paiement seulement lorsque le gestionnaire responsable de l’aide financière est convaincu que le bénéficiaire a satisfait à toutes les exigences de l’entente de contribution et après avoir reçu et accepté un rapport définitif et les états financiers.

Coordonnées des personnes-ressources

Veuillez consulter le site Web de l’AEIC pour obtenir les coordonnées des personnes-ressources.

Vous pouvez également écrire à :

L’équipe de mobilisation et partenariats autochtones
Agence d’évaluation d’impact du Canada
160, rue Elgin, 22e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0H3
IndigenousPartnerships-PartenariatsAutochtones@aeic-iaac.gc.ca

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