Rapport annuel au Parlement 2021 à 2022 : Application de la Loi sur l’accès à l’information

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N^o de catalogue : En104-12/1F-PDF
ISSN 2562-766X

Agence d’évaluation d’impact du Canada
Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Adresse municipale et postale :
160, rue Elgin, 22^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0H3

Téléphone : 613.297.2320
Courriel : atip-aiprp@aeic-iaac.gc.ca

Sur cette page

• Introduction
• Structure organisationnelle
• Impact de la COVID-19
• Pouvoir de délégation
• Rapport statistique – Interprétation et analyse
  • Sujets des demandes d’accès reçues
  • Frais
  • Coût
  • Nombre, source et disposition des demandes d’accès reçues
  • Nouvelles exceptions
  • Prorogations
  • Demandes de consultation sur l’accès à l’information
  • Tendances pluriannuelles
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
• Plaintes, vérifications et enquêtes
• Surveillance et rapports
• Registre canadien d’évaluation d’impact
• Annexes
  • Annexe A : Arrêté de délégation
  • Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) donne aux citoyens canadiens, ainsi qu’à toute personne physique et morale présente au Canada, le droit d’accéder aux documents de l’administration fédérale qui ne sont pas de nature personnelle et qui sont assujettis à certaines exceptions limitées et précises. La Loi complète, mais ne remplace pas, les autres procédures permettant d’obtenir des renseignements du gouvernement. Elle n’entend en aucun cas limiter l’accès aux renseignements du gouvernement qui peuvent être normalement rendus publics sur demande.

Le présent rapport est présenté conformément au paragraphe 94(1) de la Loi sur l’accès à l’information, qui oblige le dirigeant de chaque institution du gouvernement fédéral à présenter un rapport au Parlement sur l’application de la Loi au sein de l’institution au cours de la période de référence. Le rapport présente un aperçu des activités réalisées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au sein de l’Agence d’évaluation d’impact du Canada (anciennement connue sous le nom d’Agence canadienne d’évaluation environnementale et ci-après nommée « l’Agence ») au cours de la période de référence, soit du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022.

L’Agence a été instituée en 1994 pour préparer la mise en œuvre de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale, qui est entrée en vigueur au début de 1995. L’Agence est un organisme fédéral qui relève du ministre de l’Environnement et du Changement climatique. Elle fournit des évaluations d’impact de grande qualité qui contribuent à une prise de décisions éclairées en faveur du développement durable. L’Agence est l’autorité responsable de la plupart des évaluations d’impact fédérales. La Loi sur l’évaluation d’impact (LEI) est entrée en vigueur le 28 août 2019, et ses règlements connexes constituent le cadre législatif des évaluations d’impact.

Structure organisationnelle

La prestation des services d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) au sein de l’Agence est la responsabilité globale du gestionnaire de la Direction de la gestion de l’information, AIPRP et GCdocs, qui relève du président par l’entremise du vice-président des Services intégrés, pour assumer les responsabilités de l’Agence en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. L’Agence d’évaluation d’impact du Canada n’a été partie à aucun accord de service en vertu de l’article 96 de la loi au cours de la période de référence du 1^er avril 2021 au 31 mars 2022.

La fonction de l’AIPRP relève directement du coordonnateur de l’AIPRP et d’une équipe de trois analystes d’AIPRP.

L’équipe d’AIPRP applique la Loi en :

• recevant des demandes d’accès au titre de la Loi, en créant des dossiers de demandes et en surveillant le traitement de ces demandes à l’aide du logiciel AccessPro Case Management;
• évaluant les délais de traitement requis et tous les frais qui étaient encore applicables, et en communiquant avec les demandeurs relativement à ces évaluations;
• coordonnant la récupération de documents en réponse aux demandes d’accès;
• envoyant des préavis statutaires aux demandeurs, aux tierces parties et au commissaire à l’information du Canada;
• effectuant les consultations nécessaires;
• informant les demandeurs et les tierces parties de leurs droits et obligations en vertu de la Loi;
• négociant avec les tierces parties pour obtenir leur consentement à la divulgation en vertu de la Loi;
• traitant les dossiers aux fins de divulgation en réponse aux demandes d’accès, à l’aide du logiciel AccessPro Redaction;
• fournissant de la formation et des conseils aux agents de l’Agence sur l’interprétation et l’application de la Loi ainsi que son interaction avec la Loi sur l’évaluation d’impact (2019);
• négociant la résolution de plaintes officielles;
• compilant des statistiques;
• répondant aux questions parlementaires liées à l’application de la Loi;
• rédigeant et en mettant à jour les documents de procédure de l’Agence relatifs au traitement des demandes d’accès;
• publiant chaque mois la divulgation proactive des résumés des demandes d’accès à l’information traitées sur le portail du gouvernement ouvert (open.canada.ca);
• préparant, présentant au Parlement et publiant le rapport annuel de l’Agence sur l’application de la Loi;
• préparant, présentant et publiant la mise à jour annuelle de la publication Info Source de l’Agence.

Impact de la COVID-19

En mars 2020, l’Organisation mondiale de la Santé a déclaré que la COVID-19 était une pandémie. L’équipe de l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) a pu passer entièrement à un modèle de télétravail, en grande partie grâce à la transformation continue par l’Agence du processus de l’AIPRP en un processus sans papier et aux capacités de télétravail déjà établies. Tout au long de la pandémie, l’équipe de l’AIPRP a fourni un service ininterrompu à tous ses clients et ses intervenants.

Pouvoir de délégation

Aux fins de la Loi, le « responsable de l’institution » est le président de l’Agence, tel qu’il est énoncé à l’article 3 de la Loi.

Les responsabilités associées à l’application de la Loi sont déléguées par le président aux membres de la haute direction relevant directement du président (les vice-présidents et l’avocat général) ainsi qu’au coordonnateur de l’AIPRP aux fins de l’application efficace du programme. La responsabilité décisionnelle associée à l’application des diverses dispositions de la Loi est établie officiellement et énoncée dans l’instrument ministériel du pouvoir de délégation, lequel est présenté à l’annexe A.

Rapport statistique – Interprétation et analyse

Le rapport statistique sur les demandes d’accès à l’information traitées par l’Agence du 1er avril 2021 au 31 mars 2022 est présenté à l’annexe B du présent rapport. Les paragraphes suivants présentent un survol des principales données sur le rendement de l’Agence pour l’exercice financier ainsi que des explications, interprétations et analyses du rapport statistique de 2021-2022.

Sujets des demandes d’accès reçues

Les demandes reçues durant la période visée par le présent rapport portaient sur des sujets variés, notamment :

• des projets d’évaluation environnementale et des examens par une commission;
• des réunions et de la correspondance qui concernent les cadres supérieurs et les représentants de l’industrie;
• des séances d’information pour la ministre et pour le Ministère;
• des documents de l’Agence portant sur divers projets industriels;
• des processus de dotation;
• des questions d’approvisionnement.

Frais

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable présente un rapport annuel au Parlement sur les frais perçus par l’institution fédérale.

En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont présentés conformément aux exigences prévues à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Les frais de demande de 5 $ sont les seuls frais exigés pour une demande d’accès à l’information. Au cours de la période de référence 2021-2022, des frais totaux de 270 $ ont été perçus pour le traitement de 54 demandes. Aucuns frais n’ont été annulés au cours de la période de référence 2021-2022.

Coût

Le coût total de l’application de la Loi sur l’accès à l’information au cours de la période de référence 2021-2022 a été de 167 320 $. Ce montant comprend 135 649 $ pour les salaires et 31 671 $ pour les contrats de services professionnels.

Nombre, source et disposition des demandes d’accès reçues

La figure 1 présente une répartition en pourcentage des sources des 54 demandes d’accès reçues au cours de la période de référence 2021-2022. Ces données sont extraites de la section 1.3 du rapport statistique :

Onze demandes supplémentaires ont été reportées de la période de référence précédente (2020-2021), pour un total de 65 demandes actives. Cinquante-quatre de ces demandes actives ont été traitées au cours de la période de référence et 11 demandes n’ont pas été complétées Ces 11 demandes, qui ont été reçues au cours de la période de référence 2021-2022, et qui étaient dans les délais prescrits par la loi, ont été reportées à la période de référence suivante.

Aucune demande informelle n’a été traitée au cours de la période de référence.

Au cours de la période visée par le rapport, les 54 demandes traitées l’ont été dans les délais prescrits par la loi (la première période de prorogation de 30 jours ou la période de prorogation accordée). Cela comprend les demandes pour lesquelles l’Agence a demandé des prorogations pour consulter d’autres ministères et des tiers. 72 % des demandes traitées ont été divulguées en partie et 2 % des demandes ont été divulguées en totalité. La figure 2 présente le traitement accordé à ces demandes.

Nouvelles exceptions

La figure 3 montre que l’Agence n’a pas utilisé les nouvelles exceptions pour la période de référence 2021-2022.

Prorogations

L’article 9 de la Loi autorise les institutions à proroger les délais de traitement d’une demande prescrits par la loi s’il est impossible de trouver les documents concernés dans les 30 jours qui suivent la date de réception de la demande ou si l’institution doit consulter d’autres institutions ou de tierces parties.

La figure 4 montre qu’en vertu de l’article 9, l’Agence a demandé une ou plusieurs prorogations (au-delà des 30 premiers jours) pour 39 demandes traitées durant la période visée par le rapport (partie surlignée). Ces demandes sont représentées dans le tableau 4.1 du rapport statistique à l’annexe B.

Des 39 demandes nécessitant une ou plusieurs prorogations, 17 prorogations étaient requises puisque le respect du délai initial aurait entravé de manière déraisonnable les activités de l’Agence. Vingt prorogations étaient requises en raison des consultations nécessaires avec d’autres institutions gouvernementales et 18 étaient requises pour l’obtention d’avis de tiers, tel qu’il est indiqué dans le tableau 5.1 du rapport statistique à l’annexe B et surligné dans la figure 5 ci-dessous.

Demandes de consultation sur l’accès à l’information

Les détails des demandes de consultation traitées au cours de la période de référence 2021-2022 sont présentés à la section 7 du rapport statistique à l’annexe B.

L’Agence a reçu 30 demandes de consultation d’autres institutions fédérales et 3 demandes d’autres organisations, pour un total de 33 demandes de consultation reçues au cours de la période de référence 2021-2022. Une demande a été reportée de la période de référence 2020-2021.

Trente et une des demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et d’autres organisations ont été traitées dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Deux demandes de consultation ont été reportées à la période de référence 2022-2023. Plus de 1300 pages de documents ont été traitées dans le cadre de ces consultations sur l’accès.

Les figures 6 et 7, lorsqu’elles sont consultées ensemble, montrent que l’Agence a recommandé une divulgation complète pour 26 demandes et une divulgation partielle pour les trois autres demandes.

Recommandations et délai de traitement pour les consultations reçues d’autres institutions du gouvernement fédéral

Recommandations et délai de traitement pour les consultations reçues d’autres organisations

Tendances pluriannuelles

Ce qui suit présente les tendances au cours des trois dernières périodes de référence par rapport à la période de référence en cours.

Il n’y a eu aucun dossier en retard au cours de la période de référence 2021-2022 et un dossier en retard au cours de la période de référence 2020-2021, comme il est présenté à la figure 9.

La figure 10 montre que 25 % des demandes provenaient du secteur des entreprises et 25 % provenaient du secteur des organisations.

La figure 10 présente la tendance constante de diffusion de documents en format électronique plutôt que papier. La plupart des demandeurs précisent maintenant qu’ils souhaitent recevoir leur trousse de diffusion par voie électronique.

En ce qui concerne les consultations sur l’accès à l’information, on note dans cette période de référence qu’il y a eu une légère augmentation des consultations des institutions fédérales et d’autres organisations. Cette situation est présentée en détail à la figure 11.

Formation et sensibilisation

Les employés de l’Agence reçoivent une formation et des conseils pour les aider à s’acquitter de leurs fonctions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. L’équipe de l’AIPRP fournit des conseils et du soutien en fonction des besoins. L’équipe de l’AIPRP a donné plusieurs séances de formation pour sensibiliser les gens aux changements découlant du projet de loi C-58 : Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence qui a obtenu la sanction royale au mois de juin 2019.

Les employés ont également été avisés de la formation en matière d’AIPRP qui est offerte par l’École de la fonction publique du Canada. Du matériel de formation et des documents de référence sont également mis à la disposition des employés sur le site intranet de l’Agence.

Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la période de référence, l’Agence n’a mis en œuvre aucune nouvelle politique concernant l’application de la Loi sur l’accès à l’information. À la suite de la période de référence, l’Agence a mis en application les exigences relatives à la publication proactive présentées dans le projet de loi C-58 – Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence.

L’équipe de l’AIPRP a révisé les modèles utilisés pour la correspondance avec les bureaux de première responsabilité (BPR) selon les besoins et a poursuivi la simplification du processus d’approbation des demandes et des consultations. La procédure de récupération de documents et le processus d’attribution des tâches ont été révisés puis clarifiés. De plus, les rôles et responsabilités en matière de liaison en vertu de la Loi ont été précisés, et d’autres conseils ont été formulés sur l’obligation de fournir des recommandations et une justification solide relatives à l’AIPRP. L’Agence continue d’examiner les possibilités de transformer le processus de l’AIPRP en un processus sans papier.

Plaintes, vérifications et enquêtes

Six plaintes ont été reçues au cours de la période de référence 2021-2022. Actuellement, le Commissariat à l’information du Canada fait enquête sur quatre plaintes actives; quant aux dossiers de plainte fermés, aucun recours n’a été déposé auprès de la Cour d’appel fédérale.

Surveillance et rapports

L’Agence continue d’assurer le respect de la Loi sur l’accès à l’information grâce à des mécanismes efficaces de production de rapports et de surveillance. Des rapports d’AIPRP hebdomadaires contenant des renseignements détaillés sur l’état des demandes individuelles sont préparés à l’intention du vice-président des Services intégrés et pour les membres de la haute direction de l’Agence.

Un rapport hebdomadaire sur l’accès à l’information est fourni au Cabinet de la ministre, lequel comprend les nouvelles demandes d’accès à l’information et les divulgations anticipées. Ces rapports comprennent la description des demandes et les états d’avancement de chaque demande.

Des rapports spéciaux sont également soumis pour fournir des justifications quant aux prorogations de délai et pour présenter des plans pour l’achèvement en temps opportun des demandes complexes ou de première importance. Les prorogations de plus de 90 jours doivent être approuvées par le président de l’Agence. Les prorogations de moins de 90 jours doivent être approuvées par le vice-président des Services intégrés et divulguées à la haute direction de l’Agence.

Registre canadien d’évaluation d’impact

Comme l’exige la Loi sur l’évaluation d’impact de 2019, l’Agence facilite l’accès du grand public à l’information et aux documents portant sur les évaluations environnementales par l’entremise du Registre canadien d’évaluation d’impact (le Registre). Des processus officiels sont en place pour permettre au grand public d’accéder aux documents d’évaluation environnementale sans avoir recours à la Loi sur l’accès à l’information.

Après la période de référence, l’Agence a entrepris le renouvellement du Registre selon l’article 105 de la Loi sur l’évaluation d’impact de 2019. Conformément aux nouveaux pouvoirs législatifs et aux directives stratégiques proposées, les commentaires obtenus en ligne seront automatiquement publiés lorsqu’un individu accepte les modalités et conditions pour la soumission des commentaires inclus au Registre. On a mené une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour examiner les aspects du renouvellement du Registre liés à la protection des renseignements personnels.

De plus, l’équipe de l’AIPRP renvoie les demandeurs au programme responsable d’accorder l’accès aux documents du Registre conformément à la Loi sur l’évaluation d’impact.

Annexes

Annexe A : Arrêté de délégation

Arrêté de délégation

(Loi sur l‘accès à l’information)

En tant que responsable de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale aux fins de la Loi sur l’accès à l’information, je délègue, en vertu de l’article 73 de cette Loi, à des cadres et employés de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale qui détiennent les postes présentés à l’annexe ci-jointe, mes attributions conférées par les dispositions de la Loi sur l‘accès à l’information spécifiées dans cette annexe.

Signée en date du 23 juillet 2017 par Ron Hallman, président, Agence canadienne d’évaluation environnementale.

Annexe à l’Arrêté de délégation (Loi sur l’accès à l’information) datée juillet 2014

Toutes attributions du responsable de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale conférées par les dispositions ci-dessous de la Loi sur l’accès à l’information sont déléguées aux Agents principaux exécutifs qui se rapportent au président, ainsi qu’au Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Agence d’évaluation d’impact du Canada

Période d’établissement de rapport : 2021-04-01 au 2022-03-31

Section 1 – Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Mode des demandes

Section 2 – Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 – Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 – Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées en formats papier et document électronique

4.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en formats papier et document électronique par disposition des demandes

4.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

4.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par disposition des demandes

4.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

4.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par disposition des demandes

4.5.7 Autres complexités

4.6 Demandes fermées

4.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prévus par la Loi

4.7 Présomptions de refus

4.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

4.7.2 Demandes fermées au-dela des délais prévus par la Loi (y compris toute prorogation prise)

4.8 Demandes de traduction

Section 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 – Frais

Section 7 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 – Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 – Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)b)

Section 11 – Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à trois décimales