Application de la Loi sur l’accès à l’information
Rapport annuel au Parlement 2019-2020

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Application de la Loi sur l’accès à l’information – Rapport annuel au Parlement 2019-2020.

N^o de catalogue : En104-12/1F-PDF
ISSN 2562-7678

Agence d’évaluation d’impact du Canada
Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

Adresse municipale et postale :
160, rue Elgin, 22^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0H3

Téléphone : 613-948-1362
Courriel : iaac.atip-aiprp.aeic@canada.ca

Table des matières

• Introduction
• Structure organisationnelle
• Ordonnance de délégation
• Rapport statistique – Interprétation et explication
  • Sujets des demandes d’accès reçues
  • Nombre, source et disposition des demandes d’accès reçues
  • Nouvelles exceptions
  • Prorogation du délai
  • Demandes de consultation sur l’accès à l’information
  • Tendances pluriannuelles
• Formation et sensibilisation
• Politiques, lignes directrices et procédures
• Plaintes, vérifications et enquêtes
• Surveillance et rapport
• Registre canadien d’évaluation d’impact
• Annexes
  • Annexe A : Arrêté de délégation
  • Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information (la Loi) donne aux citoyens canadiens, ainsi qu’à toute personne physique et morale présente au Canada, le droit d’accéder aux documents de l’administration fédérale qui ne sont pas de nature personnelle et qui sont assujettis à certaines exceptions limitées et précises. La Loi complète, mais ne remplace pas, les autres procédures permettant d’obtenir des renseignements du gouvernement. Elle n’entend en aucun cas limiter l’accès aux renseignements du gouvernement qui peuvent être normalement rendus publics sur demande.

Le présent rapport est présenté conformément au paragraphe 74(1) de la Loi, qui oblige le dirigeant de chaque institution du gouvernement fédéral à présenter un rapport au Parlement sur l’application de la Loi au sein de l’institution au cours de la période de référence. Le rapport présente un aperçu des activités réalisées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au sein de l’Agence d’évaluation d’impact du Canada (anciennement connue sous le nom d’Agence canadienne d’évaluation environnementale et ci-après nommée « l’Agence ») au cours de la période de référence, soit du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

L’Agence a été instituée en 1994 pour préparer la mise en œuvre de la Loi canadienne sur l’évaluation environnementale, qui est entrée en vigueur au début de 1995. L’Agence est une institution fédérale qui relève du ministre de l’Environnement et du Changement climatique. Elle fournit des évaluations d’impact de grande qualité qui contribuent à une prise de décisions éclairées en faveur du développement durable. L’Agence est l’autorité responsable de la plupart des évaluations d’impact fédérales. La Loi sur l’évaluation d’impact (LEI) est entrée en vigueur le 28 août 2019, et ses règlements connexes constituent le cadre législatif des évaluations d’impact.

Structure organisationnelle

La prestation de services d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) au sein de l’Agence est la responsabilité du directeur des ressources humaines, du mieux-être et de l’AIPRP, qui relève du président par l’entremise du vice-président, Services intégrés, en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

La fonction de l’AIPRP relève directement du coordonnateur de l’AIPRP et d’une équipe de deux agents d’AIPRP.

L’équipe d’AIPRP applique la Loi en :

• recevant des demandes d’accès au titre de la Loi, en créant des dossiers de demandes et en surveillant le traitement de ces demandes à l’aide du logiciel AccessPro Case Management;
• évaluant les délais de traitement requis et tous les frais qui étaient encore applicables, et en communiquant avec les demandeurs relativement à ces évaluations;
• coordonnant la récupération de documents en réponse aux demandes d’accès;
• envoyant des préavis statutaires aux demandeurs, aux tierces parties et au commissaire à l’information du Canada;
• effectuant les consultations nécessaires;
• informant les demandeurs et les tierces parties de leurs droits et obligations en vertu de la Loi;
• négociant avec les tierces parties pour obtenir leur consentement à la divulgation en vertu de la Loi;
• traitant les dossiers aux fins de divulgation en réponse aux demandes d’accès, à l’aide du logiciel AccessPro Redaction;
• fournissant de la formation et des conseils aux agents de l’Agence sur l’interprétation et l’application de la Loi ainsi que son interaction avec la Loi sur l’évaluation d’impact (2019);
• négociant la résolution de plaintes officielles;
• compilant des statistiques;
• répondant aux questions parlementaires liées à l’application de la Loi;
• rédigeant et en mettant à jour les documents de procédure de l’Agence relatifs au traitement des demandes d’accès;
• publiant chaque mois la divulgation proactive des résumés des demandes d’accès à l’information traitées sur le portail du gouvernement ouvert (open.canada.ca);
• préparant, présentant au Parlement et publiant le rapport annuel de l’Agence sur l’application de la Loi;
• préparant, présentant et publiant la mise à jour annuelle de la publication Info Source de l’Agence.

Ordonnance de délégation

Aux fins de la Loi, le « responsable de l’institution » est le président de l’Agence, tel qu’il est énoncé à l’article 3 de la Loi.

Les responsabilités associées à l’application de la Loi sont déléguées par le président aux membres de la haute direction relevant directement du président (les vice-présidents et l’avocat général) ainsi qu’au coordonnateur de l’AIPRP aux fins de l’application efficace du programme. La responsabilité décisionnelle associée à l’application des diverses dispositions de la Loi est établie officiellement et énoncée dans l’instrument ministériel du pouvoir de délégation, lequel est présenté à l’annexe A.

Rapport statistique – Interprétation et explication

Le rapport statistique sur les demandes d’accès à l’information traitées par l’Agence du 1er avril 2019 au 31 mars 2020 est présenté à l’annexe B du présent rapport. Les paragraphes suivants présentent un survol des principales données sur le rendement de l’Agence pour l’exercice financier ainsi que des explications, interprétations et analyses du rapport statistique de 2019-2020.

Sujets des demandes d’accès reçues

Les demandes reçues durant la période visée par le présent rapport portaient sur des sujets variés, notamment :

• des projets d’évaluation environnementale et des examens par une commission;
• des réunions et de la correspondance qui concernent les cadres supérieurs et les représentants de l’industrie;
• des séances d’information pour le ministre et pour le Ministère;
• des documents de l’Agence portant sur divers projets industriels;
• des processus de dotation;
• des questions d’approvisionnement.

Nombre, source et disposition des demandes d’accès reçues

L’Agence a reçu 41 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information au cours de la période de référence de 2019-2020. La figure 1 présente une ventilation en pourcentage des sources des demandes d’accès à l’information reçues en 2019-2020 :

Douze demandes supplémentaires ont été reportées de la période de référence précédente (2018-2019), pour un total de 53 demandes actives. Quarante-quatre de ces demandes actives ont été traitées au cours de la période de référence. Les neuf autres demandes n’ont pas été traitées et ont été reportées à la période de référence suivante.

Quatre demandes informelles ont été traitées au cours de la période visée par le présent rapport et elles ont été traitées à l’intérieur d’un délai de 15 jours.

Au cours de la période visée par le rapport, les 44 demandes traitées l’ont été dans les délais prescrits par la loi (la première période de prorogation de 30 jours ou la période de prorogation accordée). Cela comprend les demandes pour lesquelles l’Agence a demandé des prorogations pour consulter d’autres ministères et des tiers. La figure 2 présente le traitement accordé à ces demandes.

Nouvelles exceptions

La figure 3 montre que l’Agence n’a pas utilisé les nouvelles exceptions pour la période de référence 2019-2020.

Prorogation du délai

L’article 9 de la Loi autorise les institutions à proroger les délais de traitement d’une demande prescrits par la loi s’il est impossible de trouver les documents concernés dans les 30 jours qui suivent la date de réception de la demande ou si l’institution doit consulter d’autres institutions ou de tierces parties.

La figure 4 montre qu’en vertu de l’article 9, l’Agence a demandé une ou plusieurs prorogations (au-delà des 30 premiers jours) pour onze demandes traitées durant la période visée par le rapport (partie surlignée). Ces demandes sont représentées dans le tableau 3.1 du rapport statistique à l’annexe B.

Des 11 demandes nécessitant une ou plusieurs prorogations, 6 prorogations étaient requises puisque le respect du délai initial aurait entravé de manière déraisonnable les activités de l’Agence. Dix prorogations étaient requises en raison des consultations nécessaires avec d’autres institutions gouvernementales et 9 étaient requises pour l’obtention d’avis de tiers, tel qu’il est indiqué dans le tableau 4.1 du rapport statistique à l’annexe B et surligné dans la figure 5 ci-dessous.

Pour les onze demandes nécessitant des prorogations, ces prorogations ont permis à l’équipe de l’AIPRP de mener les consultations obligatoires, comme l’indique la partie surlignée dans la deuxième colonne de la figure 6 ci-dessous, qui est extraite du tableau 3.5.3 du rapport statistique à l’annexe B. Ces consultations obligatoires comprenaient des consultations avec d’autres institutions gouvernementales ou avec des tiers, ou les deux.

Demandes de consultation sur l’accès à l’information

Les détails des demandes de consultation traitées au cours de la période de référence 2019-2020 sont présentés à la partie 6 du rapport statistique à l’annexe B.

L’Agence a reçu 46 demandes de consultation d’autres institutions fédérales et 3 demandes d’autres organisations, pour un total de 49 demandes de consultation reçues. Toutes les 46 demandes reçues d’autres institutions fédérales ont été traitées dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Les trois (3) demandes reçues à l’Agence d’autres organisations ont aussi été traitées dans un délai de 30 jours. Aucune demande de consultation n’a été reportée de l’exercice précédent et aucune consultation n’est reportée à 2019-2020, pour un total de 49 demandes de consultation traitées au cours de l’exercice 2019-2020. Plus de 4 000 pages de documents ont été traitées dans le cadre de ces consultations sur l’accès.

Les figures 7 et 8, lorsqu’elles sont consultées ensemble, montrent que l’Agence a recommandé une divulgation complète pour 41 demandes de consultation, le transfert de trois demandes aux fins de consultation avec une autre institution et une divulgation partielle pour 5 autres demandes.

Tendances pluriannuelles

Ce qui suit présente les tendances au cours des trois dernières périodes de référence par rapport à la période de référence en cours.

Il y a eu un dossier en retard au cours de la période de référence et aucun dossier en retard au cours des trois périodes de référence précédentes, comme il est présenté à la figure 9.

La figure 10 montre que 34 % des demandes provenaient du public et 17 %, du secteur des entreprises. L’Agence a reçu quatre demandes dont les demandeurs s’identifiaient comme étant affiliés à une université, une augmentation notable par rapport aux trois exercices précédents.

La figure 11 présente la tendance accrue de diffusion de documents en format électronique plutôt que papier. La plupart des demandeurs précisent maintenant qu’ils souhaitent leur trousse de diffusion sur CD ou envoyée par courriel.

En ce qui concerne les consultations sur l’accès à l’information, on remarque dans la présente période de référence que le pourcentage de consultations des institutions fédérales a augmenté et que le pourcentage de consultations des autres organisations est resté le même. Les détails se trouvent ci-dessous à la figure 12.

Formation et sensibilisation

Les employés de l’Agence reçoivent une formation et des conseils pour les aider à s’acquitter de leurs fonctions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. L’équipe de l’AIPRP fournit des conseils et du soutien en fonction des besoins. L’équipe de l’AIPRP élabore actuellement une nouvelle formation pour tenir compte des changements découlant du projet de loi C-58 : Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence qui a obtenu la sanction royale au mois de juin 2019.

Les employés ont également été informés de la formation en matière d’AIPRP qui est offerte par l’École de la fonction publique du Canada. Des documents de formation et de référence sont également mis à la disposition des employés sur le site intranet de l’Agence.

Politiques, lignes directrices et procédures

Au cours de la période de référence, l’Agence n’a mis en œuvre aucune nouvelle politique concernant l’application de la Loi sur l’accès à l’information. À la suite de la période de référence, l’Agence a mis en application les exigences relatives à la publication proactive présentées dans le projet de loi C-58 – Loi modifiant la Loi sur l’accès à l’information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et d’autres lois en conséquence.

L’équipe de l’AIPRP a révisé les modèles utilisés pour la correspondance avec les bureaux de première responsabilité (BPR) selon les besoins et a poursuivi la simplification du processus d’approbation des demandes et des consultations. La procédure de récupération de documents et le processus d’attribution des tâches ont été révisés puis clarifiés. De plus, les rôles et responsabilités en matière de liaison en vertu de la Loi ont été précisés, et d’autres conseils ont été formulés sur l’obligation de fournir des recommandations et une justification solide relatives à l’AIPRP. L’Agence continue d’examiner les possibilités de transformer le processus de l’AIPRP en un processus sans papier.

Plaintes, vérifications et enquêtes

Aucune plainte n’a été reçue au cours de la période de référence 2019-2020. Actuellement, le Commissariat à l’information du Canada fait enquête sur deux plaintes actives; quant aux dossiers de plainte fermés, aucun recours n’a été déposé auprès de la Cour d’appel fédérale.

Surveillance et rapport

L’Agence continue d’assurer le respect de la Loi sur l’accès à l’information grâce à des mécanismes efficaces de production de rapports et de surveillance. Des rapports d’AIPRP hebdomadaires sont préparés à l’intention du vice-président des Services intégrés et des membres de la haute direction de l’Agence. Ces rapports comprennent l’état d’avancement détaillé des demandes individuelles, les statistiques de conformité et toute enquête sur les plaintes.

Un rapport hebdomadaire sur l’accès à l’information est fourni au Cabinet du ministre, lequel comprend les nouvelles demandes d’accès à l’information et les divulgations anticipées. Ces rapports comprennent également la description de la demande, l’état d’avancement de chacune ces demandes et le nombre de pages à divulguer.

Des rapports spéciaux sont également soumis pour fournir des justifications quant aux prorogations de délai et pour présenter des plans pour l’achèvement en temps opportun des demandes complexes ou de première importance. Les prorogations de plus de 90 jours doivent être approuvées par le président de l’Agence. Les prorogations de moins de 90 jours doivent être approuvées par le vice-président des Services intégrés et divulguées à la haute direction de l’Agence.

Registre canadien d’évaluation d’impact

Comme l’exige la Loi sur l’évaluation d’impact de 2019, l’Agence facilite l’accès du grand public à l’information et aux documents portant sur les évaluations environnementales par l’entremise du Registre canadien d’évaluation d’impact (le Registre). Des processus officiels sont en place pour permettre au grand public d’accéder aux documents d’évaluation environnementale sans avoir recours à la Loi sur l’accès à l’information.

Après la période de référence, l’Agence a entrepris le renouvellement du Registre selon l’article 105 de la Loi sur l’évaluation d’impact, 2019. Conformément aux nouveaux pouvoirs législatifs et aux directives stratégiques proposées, les commentaires obtenus en ligne seront automatiquement publiés lorsqu’un individu accepte les modalités et conditions pour la soumission des commentaires inclus au Registre. On a mené une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour examiner les facteurs relatifs à la vie privée du renouvellement du Registre.

De plus, l’équipe de l’AIPRP renvoie les demandeurs au programme responsable d’accorder l’accès aux documents du Registre conformément à la Loi sur l’évaluation d’impact.

Annexes

Annexe A : Arrêté de délégation

Arrêté de délégation

(Loi sur l‘accès à l’information)

En tant que responsable de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale aux fins de la Loi sur l’accès à l’information, je délègue, en vertu de l’article 73 de cette Loi, à des cadres et employés de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale qui détiennent les postes présentés à l’annexe ci-jointe, mes attributions conférées par les dispositions de la Loi sur l‘accès à l’information spécifiées dans cette annexe.

Signée en date du 23 juillet 2017 par Ron Hallman, président, Agence canadienne d’évaluation environnementale.

Annexe à l’Arrêté de délégation (Loi sur l’accès à l’information) datée juillet 2014

Toutes attributions du responsable de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale conférées par les dispositions ci-dessous de la Loi sur l’accès à l’information sont déléguées aux Agents principaux exécutifs qui se rapportent au président, ainsi qu’au Coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Agence d’évaluation d’impact du Canada

Période de référence : 2019-04-01 au 2020-03-31

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

1.2 Source des demandes

1.3 Demandes informelles

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette partie seulement.

Partie 2 : Refus de donner suite à des demandes vexatoires, de mauvaise foi ou d’abus de droit

Partie 3 : Demandes fermées pendant la période de référence

3.1 Disposition et délai de traitement

3.2 Exceptions

3.3 Exclusions

3.4 Support des documents communiqués

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

3.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes

3.5.3 Autres complexités

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées à l’intérieur du délai prévu par la loi

3.7 Présomptions de refus

3.7.1 Motifs du non-respect du délai prévu par la loi

3.7.2 Demandes fermées après le délai prévu par la loi (y compris toute prorogation accordée)

3.8 Demandes de traduction

Partie 4 : Prorogation du délai

4.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

4.2 Durée des prorogations

Partie 5 : Frais

Partie 6 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 8 : Plaintes et enquêtes

Partie 9 : Recours judiciaire

9.1 Recours judiciaires concernant les plaintes reçues avant le 21 juin 2019 et en cours

9.2 Recours judiciaires concernant les plaintes reçues après le 21 juin 2019

Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.