Mandat provisoire

Avis de non-responsabilité

Le 28 août 2019, la Loi sur l’évaluation d’impact est entrée en vigueur. Le Comité consultatif autochtone a été formé peu de temps avant l’entrée en vigueur de la loi et n’a donc joué aucun rôle dans la formulation de conseils sur le contenu de la loi.

À propos

Le Comité consultatif autochtone est une structure par laquelle des membres des Premières Nations, des Inuits et des Métis fourniront des conseils fondés sur leur expertise personnelle en vue de l’élaboration de politiques et d’orientations clés pour faire en sorte que les droits, les intérêts et les points de vue uniques des peuples autochtones soient reconnus, confirmés et mis en œuvre dans le cadre de l’évaluation environnementale et d’impact.

Le mandat du comité est distinct de celui du Comité consultatif technique des sciences et des connaissances.

Le comité fonctionnera de manière ouverte et transparente, les comptes rendus définitifs des délibérations et les rapports du comité seront accessibles au public sur le site Web de l’Agence, sous réserve des exigences de confidentialité prévues par la législation ou les politiques gouvernementales.

Mandat

Le Comité aura pour mandat de fournir à l’Agence des conseils d’experts individuels reflétant les intérêts et les préoccupations des peuples autochtones du Canada en ce qui concerne l’élaboration de politiques et d’orientations clés. Le Comité sera également appelé à prodiguer des conseils sur les approches de collaboration et de mobilisation avec les peuples autochtones à l’égard des politiques et des produits d’orientation.

Membres

Sélection des membres et processus de mise en candidature

Le comité consultatif autochtone sera composé de membres des Premières Nations, de Métis et d’Inuits. Les membres du comité agiront à titre de personnes bien informées, en leur propre qualité et à titre personnel. L’appartenance n’est pas fondée sur la représentation d’une nation, d’une collectivité ou d’une organisation en particulier, et les membres ne proposent pas de représenter au sein du Comité une nation, une société, un ordre traditionnel ou un clan autochtone en particulier, ni une organisation, un employeur, une profession ou un groupe autochtone ou non autochtone; ils ne reçoivent pas non plus d’instructions de personnes de l’extérieur du comité afin d’informer leurs conseils.

Le mandat, les conseils et tous les produits découlant du travail du Comité consultatif autochtone ne remplissent pas ou ne remplacent pas les obligations de la Couronne ou d’autres parties envers les communautés autochtones, et n’ont pas d’incidence sur les protocoles créés par les peuples autochtones pour mobiliser le gouvernement, l’industrie ou d’autres parties, ou pour recueillir, documenter, gérer ou partager les connaissances autochtones.

L’Agence fournira une orientation aux nouveaux membres afin qu’ils puissent se familiariser avec le mandat de l’Agence, les processus applicables et les rôles et responsabilités des membres du comité. L’Agence fournira également un secrétariat pour soutenir l’administration du comité.

Considérations relatives à la composition

Le comité est composé de membres qui possèdent une expertise dans des domaines pertinents au mandat du comité. Deux membres agiront à titre de coprésidents. L’Agence peut modifier le nombre de membres pour assurer une représentation appropriée de l’expertise et de l’expérience. Des membres ponctuels seront également nommés par l’Agence.

Le vice-président des Relations avec les autochtones de l’Agence, ou son représentant désigné, participera aux réunions du comité à titre de membre d’office pour représenter l’Agence, mais il ne sera pas membre du comité. Les principaux rôles du membre d’office sont de travailler avec les coprésidents nommés sur l’ordre du jour prospectif du comité et de faciliter les réunions, d’agir à titre de liaison entre le comité et l’Agence, de déterminer et d’établir les attentes concernant les discussions et l’information confidentielles, et de s’assurer que l’information et les conseils fournis par le comité sont partagés au sein de l’Agence.

Conflit d’intérêts

Pour pouvoir être considérés en vue d’une nomination, les membres potentiels du comité doivent remplir un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts fourni par l’Agence. La déclaration remplie sera considérée comme confidentielle, et l’Agence ne communiquera aucun renseignement dans la déclaration sans la permission du membre ou sans qu’il soit nécessaire de le faire en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la Loi sur l’accès à l’information.

Si sa situation personnelle change, il incombe au membre de mettre à jour tous les renseignements, y compris la divulgation de conflit d’intérêts, par écrit. Le secrétariat du comité examinera les rapports avant leur nomination, de façon continue et à mesure que des mises à jour ont lieu.

On s’attend à ce que les membres fournissent des conseils exclusivement à titre personnel; l’utilisation de leurs fonctions ne peut être raisonnablement interprétée comme étant dans leur intérêt personnel ou dans celui de toute autre personne, société ou organisation. Les membres sont tenus d’éviter les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents et doivent se récuser sur des enjeux au besoin.

Code d’éthique

Les membres doivent se comporter de façon appropriée. Par souci de clarté, cela signifie que les membres doivent se comporter conformément aux principes/valeurs qui suivent :

• bonne foi;
• respect mutuel et honneur;
• gentillesse;
• générosité;
• confiance;
• humilité;
• honnêteté;
• intégrité.

Voyages et dépenses

Une somme sera versée à tous les membres pour souligner leur préparation et leur participation aux réunions. L’Agence remboursera également les frais de déplacement approuvés des membres conformément aux politiques pertinentes du gouvernement du Canada, y compris la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Le secrétariat fournira aux membres une copie de la directive et leur fournira de l’aide au besoin.

Durée du mandat

Les coprésidents et les membres sont nommés par l’Agence pour un mandat de cinq ans. Les membres peuvent être reconduits dans leurs fonctions pour un mandat additionnel à la discrétion de l’Agence.

Processus de démission et de remplacement

Les membres souhaitant démissionner doivent donner un préavis de deux semaines. L’avis de démission doit être donné par écrit et être adressé à l’Agence. La lettre doit indiquer la date d’entrée en vigueur de la démission.

Motifs de licenciement

L’Agence elle-même ou, sur recommandation des coprésidents, peut licencier un membre avec motif. L’incapacité d’un membre à respecter les principes suivants peut constituer un motif de congédiement :

• agir conformément au mandat, y compris le code d’éthique;
• éviter les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents;
• assister aux réunions du comité à moins de fournir une raison satisfaisante;
• participer aux réunions ou être préparé pour celles-ci.

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Rôles et responsabilités

Membres

Les membres du comité ont la responsabilité d’offrir leurs conseils indépendants et d’expert. Les autres responsabilités comprennent notamment :

• être disponible et prêt à participer aux réunions, y compris les réunions en personne, les conférences téléphoniques, les vidéoconférences, etc.;
• participer aux discussions avant que le comité ne prépare ses conseils à l’Agence;
• maintenir le professionnalisme et communiquer avec respect sur toutes les tribunes, y compris dans les situations où des points de vue opposés sont partagés;
• participer et fournir des conseils au comité exclusivement à titre personnel et non en tant que représentants d’une entité;
• transmettre les demandes des médias au secrétariat et à la personne-ressource responsable des communications à l’Agence d’évaluation d’impact (iaac.media.aeic@aeic-iaac.gc.ca) pour obtenir une réponse;
• s’acquitter de leurs fonctions de manière à préserver leur intégrité, leur objectivité et leur impartialité;
• déclarer par écrit tout conflit d’intérêts aux coprésidents et au secrétariat.

Les membres sont encouragés à fournir une courte biographie et une photo qui seront publiées sur le site Web de l’Agence afin d’améliorer la visibilité du comité auprès du public. Les membres sont encouragés à utiliser l’espace de collaboration fourni par le Secrétariat sur la plateforme MS Teams, pour communiquer et partager des documents avec d’autres membres. Cet espace permet des conversations privées entre les membres ainsi qu’une pleine collaboration entre tous les membres du comité.

Co-présidents nommés

Les deux coprésidents du comité sont sélectionnés et nommés par l’Agence. En plus de toutes les responsabilités des membres, il incombe aux coprésidents :

• de superviser et présider les réunions;
• de faciliter les discussions entre les membres du comité;
• de formuler des commentaires sur l’ordre du jour des réunions du comité;
• de coordonner l’élaboration des rapports et autres produits livrables du comité et s’assurer que les conseils du comité soient communiqués à l’Agence;
• de fournir au secrétariat des commentaires sur la sélection des membres ainsi que le remplacement et la révocation des nominations;
• d’appuyer, de toute autre façon, la réalisation du mandat du comité.

Champions / sous-comités

Un ou plusieurs champions peuvent être nommés pour faire progresser une priorité. Sinon, un sous-comité formé de membres du comité et/ou d’invités peut être créé , selon les conseils du comité.

Le ou les champion(s) ou le sous-comité auront les responsabilités suivantes :

• faire progresser la priorité;
• tenir les membres du comité informés des mises à jour, des progrès et des défis;
• consulter les entrepreneurs, les intervenants ou les parties concernées pour recueillir des commentaires;
• attribuer des responsabilités, établir des échéances et suivre les progrès;
• établir des liens avec d’autres comités, ministères ou organisations externes, au besoin;
• identifier les possibilités de collaboration et de synergie;
• présenter le travail lors de réunions, de conférences ou d’ateliers pertinents;
• recueillir les commentaires des membres du comité et des intervenants;
• assurer la réalisation des produits livrables et des jalons prioritaires.

Secrétariat

Le secrétariat du comité est logé dans le Secteur des relations avec les Autochtones de l’Agence. Le secrétariat assure la liaison administrative entre les membres du comité et l’Agence et constitue une ressource pour les membres. Le secrétariat fournit des conseils sur la gestion du comité et travaille en étroite collaboration avec les coprésidents. En outre, il incombe au secrétariat :

• de coordonner le processus de nomination des membres;
• de coordonner la préparation des ordres du jour des réunions, des comptes rendus des délibérations et des rapports;
• d’aider les coprésidents à rédiger des rapports sur des sujets précis;
• de veiller à ce qu’un Aîné soit disponible pour ouvrir et clore les réunions de façon appropriée. Cela devrait tenir compte du territoire sur lequel le comité se réunit.
• d’envisager de retenir les services d’entrepreneurs pour la mise au point d’un produit de travail spécifique, à la demande du comité;
• d’aider le comité à organiser les invités et les sous-comités;
• de fournir un soutien administratif aux membres du comité;
• d’appuyer l’accès du public aux informations concernant le comité, le cas échéant;
• de préparer l’information et effectuer des recherches fondamentales pour le comité;
• de tenir une liste des points à l’ordre du jour et des candidats;
• d’organiser la logistique des réunions;
• de surveiller et évaluer l’efficience et l’efficacité du comité;
• de s’acquitter de toute autre fonction, au besoin, à l’appui du comité.

Membre d’office

Le vice-président, Secteur des relations avec les Autochtones de l’Agence agira à titre de membre d’office du comité et assurera la liaison entre le comité et l’Agence. À ce titre, il incombe au vice-président ou son représentant désigné :

• d’agir en tant que fonctionnaire de l’Agence ayant la responsabilité principale du comité, y compris la prise de décision sur l’administration et le fonctionnement du comité et du secrétariat;
• de travailler en étroite collaboration avec les coprésidents sur l’agenda prévisionnel du comité et sur l’animation et la coordination des réunions;
• d’assurer la liaison entre le comité et l’Agence en s’assurant que les renseignements et les conseils fournis par le comité sont partagés au sein de l’Agence;
• de remettre au comité, au début de chaque réunion, d’une déclaration indiquant les prochaines étapes et, s’il y a lieu, l’incidence des conseils reçus;
• de déterminer quand les informations et les discussions sont considérées comme confidentielles et clarifier les attentes concernant ces renseignements protégés.

Le membre d’office ne participe pas à la formulation des conseils, du rapport et des recommandations du comité.

Gestion et administration

Transparence

L’organisme s’est engagé à faire de la transparence un principe opérationnel. Toutes les activités du comité doivent être transparentes, à l’exception des questions confidentielles occasionnelles qui pourraient survenir.

Tous les membres du comité, les consultants, les invités et les membres du personnel de soutien du secrétariat de l’Agence qui peuvent être présents à une réunion du comité ou qui ont accès à des renseignements du comité doivent protéger et préserver la confidentialité de tout renseignement identifié comme confidentiel et reçu grâce à la participation au comité, à moins que le comité n’approuve la diffusion publique de ces renseignements.

Afin de s’assurer que les membres s’expriment librement lors des réunions du comité et à l’égard des conseils qu’ils fournissent à l’Agence, les données des réunions du comité et les rapports du comité seront sans attributions.

Délibérations, prise de décisions et rapports

Des comptes rendus des délibérations, mettant en évidence les discussions et les décisions clés, seront préparés par le secrétariat et distribués aux coprésidents et au vice-président du Secteur des relations avec les Autochtones, pour examen et approbation finale. Les dossiers finaux des délibérations seront validés sur le site Web de l’Agence.

L’expertise du comité peut également être fournie à l’Agence sous forme de rapport de comité élaboré conjointement par les membres désignés du comité. Les rapports sont sans attributions; il n’y aura aucune référence aux commentaires formulés par les membres individuels. Lorsque les membres du comité ont des points de vue divergents sur un sujet donné, les rapports peuvent être rédigés de manière à présenter chacun des points de vue (c.-à-d. que le comité n’est pas tenu de dégager un consensus sur tous les sujets). Toutefois, le texte de tout rapport du comité visant à exprimer l’avis collectif du comité (y compris le texte exprimant des points de vue divergents) est approuvé par consensus. Les rapports finaux du comité seront validés sur le site Web de l’Agence.

Pour que les messages soient clairs et cohérents, les membres doivent adresser les demandes des médias au secrétariat. Les coprésidents peuvent également demander l’aide de l’équipe de communication de l’Agence pour s’adresser aux médias. Les membres peuvent parler des activités passées et documentées du comité dans leurs communautés professionnelles.

Ordres du jour des réunions

Le secrétariat, en consultation avec les coprésidents, prépare l’ordre du jour de la réunion.

Avis de réunion et invitations

Toutes les réunions sont prévues sur convocation du vice-président, Relations avec les Autochtones, en consultation avec les coprésidents. Selon la nature des sujets abordés, la réunion peut être ouverte aux observateurs et aux invités en fonction d’un accord entre l’Agence et les coprésidents.

Le secrétariat est responsable de l’organisation, de la planification et de la diffusion de tous les documents de réunion. En règle générale, sauf dans des circonstances exceptionnelles, les membres recevront l’ordre du jour et les documents d’information avant la réunion. Les présentations faites par des membres ou d’autres personnes seront distribuées avant la réunion, si possible.

Si un membre du comité ne peut pas assister à une réunion en personne ou par conférence téléphonique, la réunion se déroulera en son absence, sans remplaçant pour lui. Au moins 50 % des membres clés doivent être présents pour que la réunion puisse avoir lieu. Si l’un des coprésidents ne peut pas assister à la réunion, l’autre coprésident présidera la réunion. Si l’on s’attend à ce que les deux coprésidents soient absents lors d’une réunion, ils désigneront un ou deux membres pour présider la réunion à leur place.

Fréquence, type et lieu des réunions

Les réunions auront généralement lieu de trois à quatre fois par année, dont une réunion dans la région de la capitale nationale ou ailleurs, à l’occasion. D’autres réunions et/ou téléconférences peuvent être tenues au besoin, à la discrétion du vice-président, Relations avec les Autochtones, en consultation avec les coprésidents.

Observateurs

Selon la nature des sujets abordés, des particuliers, des organisations ou d’autres ministères peuvent assister à une ou plusieurs parties d’une réunion. Les observateurs ne fournissent pas de commentaires sur les points à l’ordre du jour et ne participent pas à la formulation de conseils ou de recommandations à l’Agence.

Un nombre limité d’employés fédéraux peuvent être autorisés à assister à une réunion du comité. Une attention prioritaire sera accordée aux fonctionnaires dont les fonctions sont pertinentes au mandat du comité.

Invités

Les invités peuvent être invités à participer à une réunion d’un comité ou d’un sous-comité lorsqu’une expertise supplémentaire ou spécifique est requise. Le secrétariat peut inviter des personnes à assister à des réunions particulières ou à se joindre au comité ou au sous-comité pour une période déterminée. Si elle le juge nécessaire, l’Agence autorisera la création de sous-comités composés de membres du comité et d’invités, sur la base de l’avis du comité.

Langue de travail

Les travaux du comité seront effectués dans l’une ou l’autre des langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles.

Réponse de l’Agence aux conseils du comité

L’Agence fournira des mises à jour régulières aux membres sur la façon dont les conseils ont été utilisés. Au moins deux fois par année, l’Agence fera rapport au comité sur la façon dont les conseils fournis sont utilisés.

Examen

Le comité consultatif autochtone préparera un rapport d’étape tous les 3 à 4 ans afin de donner au président un aperçu des conseils et des produits fournis à l’Agence.

De plus, l’Agence et le comité consultatif autochtone s’engagent à améliorer continuellement l’efficience et l’efficacité du comité, ce qui comprendrait la présentation de commentaires au Cercle consultatif autochtone (CCA) sur la façon dont les conseils ont été utilisés et, dans la négative, pourquoi ces conseils n’ont pas été utilisés.

De plus, le vice-président, Relations avec les Autochtones, en collaboration avec les coprésidents et le secrétariat, peut examiner le mandat, les activités et le cadre de référence, au besoin.