Passation de marchés

• Loi sur la gestion des finances publiques
• Règlement sur les marchés de l’État
• Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor
• Instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Service correctionnel du Canada

Énoncer les rôles et les responsabilités des membres du personnel du Service correctionnel du Canada (SCC) en matière de passation de marchés

Établir les procédures types en matière de passation de marchés de sorte que l’approvisionnement s’effectue de manière à promouvoir l’accès, la concurrence, l’équité et les résultats dans l’équilibre optimal des avantages généraux

S’applique aux membres du personnel du SCC qui participent aux activités de passation de marchés et/ou qui en sont responsables ainsi qu’aux autorités contractantes déléguées

1. Le commissaire adjoint, Services corporatifs, et dirigeant principal des finances favorisera l’optimisation des ressources, une saine gérance et la transparence dans la gestion des marchés en s’appuyant sur :
1. la délégation de pouvoirs fondée sur les besoins, les risques, la capacité et un régime de gouvernance efficace de reddition de comptes et de responsabilités, comme le décrit l’Instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers (DPDPF) du SCC
2. le respect des lois, des politiques et des limites financières ayant trait à la passation de marchés
3. la définition explicite des responsabilités afin de faciliter l’examen minutieux du processus d’approvisionnement.
2. Le contrôleur national :
1. veillera à ce que des politiques et des procédures permettant d’assurer une diligence raisonnable et une administration judicieuse des fonds publics ainsi que de protéger l’intégrité du processus d’approvisionnement soient en place pour soutenir les employés dans l’exécution de leurs responsabilités concernant les marchés
2. veillera à ce que des mécanismes officiels de contestation pour les propositions contractuelles et les exigences soient établis et maintenus
3. veillera à ce que l’Instrument de DPDPF inclut la différenciation des divers niveaux de pouvoir.
3. Les sous-commissaires adjoints, Services intégrés, agiront à titre de présidents des comités régionaux d’examen des marchés.
4. Les contrôleurs régionaux :
1. superviseront l’exécution des activités régionales de passation de marchés
2. mettront en œuvre et surveilleront le respect des politiques et lignes directrices sur la passation de marchés et l’approvisionnement qui sont diffusées par l’administration centrale (AC)
3. joueront un rôle de remise en question auprès des gestionnaires régionaux et fourniront des conseils et une expertise à la direction pour expliquer les risques financiers et les avantages associés aux marchés
4. favoriseront l’adoption de solutions novatrices pour régler les questions contractuelles à risque élevé
5. faciliteront et appuieront la mise en application continue d’initiatives et de mesures de suivi des marchés pour améliorer la probité et favoriser le recours à des pratiques saines
6. participeront, à titre de membres, aux comités d’examen des marchés, s’il y a lieu.
5. Le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel :
1. exercera les pouvoirs délégués de passation de marchés avec prudence et probité, conformément à l’Instrument de DPDPF
2. veillera à ce que les politiques et les exigences internes et des organismes centraux soient communiquées aux employés des Services de contrats et de gestion du matériel et aux intervenants
3. fournira des conseils fonctionnels en matière d’approvisionnement et de passation de marchés aux comités ministériels et interministériels
4. jouera un rôle consultatif auprès des cadres supérieurs et des autorités fonctionnelles en ce qui concerne la passation de marchés
5. jouera un rôle de remise en question auprès des cadres supérieurs de l’organisme et fournira des conseils et une expertise à la direction pour expliquer les risques financiers et les avantages associés aux marchés
6. trouvera et mettra au point des solutions novatrices pour régler les questions contractuelles à risque élevé
7. veillera à l’élaboration de modèles d’approvisionnement standards propres à certains biens, assortis des modalités à respecter pour conclure des marchés avec les fournisseurs, qui favoriseront une saine gestion des risques et s’harmoniseront avec les politiques en place
8. réunira et communiquera les données requises sur les marchés pour satisfaire aux exigences en matière de rapports du SCC et des organismes centraux
9. veillera à la mise en application continue d’initiatives et de mesures de suivi des marchés pour améliorer la conformité et la probité et favoriser le recours à des pratiques saines
10. procédera au suivi des décisions du personnel du SCC au sujet des droits de propriété intellectuelle originale, veillera au respect de la Politique sur les droits de propriété intellectuelle issus de marchés conclus avec l’État et prendra des mesures correctives, au besoin
11. veillera à ce que les gestionnaires de budget et les employés des Services de contrats et de gestion du matériel suivent toute la formation obligatoire et pertinente en matière d’approvisionnement, qui est décrite dans la section Formation de la présente directive
12. présidera les comités d’examen des marchés ou y participera à titre de membre, s’il y a lieu.
6. Le gestionnaire national, Opérations contractuelles :
1. exercera les pouvoirs délégués de passation de marchés avec prudence et probité, conformément à l’Instrument de DPDPF
2. supervisera la planification et l’exécution de toutes les activités et stratégies de passation de marchés et d’approvisionnement à l’AC ainsi que de celles touchant plus d’une région
3. fournira des conseils éclairés et spécialisés aux intervenants et aux cadres supérieurs du Service sur tous les aspects de la passation de marchés et de l’approvisionnement à l’échelle nationale
4. jouera un rôle consultatif auprès des gestionnaires, des responsables opérationnels et des employés des Services de contrats et de gestion du matériel en ce qui concerne la passation de marchés
5. mettra en œuvre les politiques et lignes directrices sur la passation de marchés et l’approvisionnement qui sont diffusées par l’AC
6. veillera à l’observation des pratiques du SCC, y compris à l’utilisation des modèles d’approvisionnement standards appropriés au moment de conclure des marchés avec des fournisseurs
7. facilitera et appuiera la mise en application continue d’initiatives et de mesures de suivi des marchés pour améliorer la probité et favoriser le recours à des pratiques saines
8. veillera à la consignation rapide, exacte et complète, dans le Système intégré de gestion des finances et du matériel (SIGFM), des données sur l’approvisionnement liées aux dossiers contractuels des agents d’approvisionnement/de négociation des marchés
9. présidera les comités d’examen des marchés ou y participera à titre de membre, s’il y a lieu.
7. Le gestionnaire national, Dépôt national et Opérations contractuelles régionales :
1. exercera les pouvoirs délégués de passation de marchés avec prudence et probité, conformément à l’Instrument de DPDPF
2. examinera et autorisera les marchés dépassant la portée des pouvoirs de passation de marchés des gestionnaires régionaux, Services de contrats et de gestion du matériel, conformément à l’Instrument de DPDPF
3. fournira des conseils éclairés et spécialisés au personnel régional des Services de contrats et de gestion du matériel sur tous les aspects de la passation de marchés et de l’approvisionnement.
8. Le gestionnaire, Surveillance et production de rapports sur les marchés :
1. établira et maintiendra des cadres de contrôle suffisants pour assurer une diligence raisonnable et une administration judicieuse des fonds publics
2. surveillera activement les pratiques de gestion à l’aide de mesures de contrôle et prendra rapidement des mesures de redressement efficaces chaque fois que des anomalies importantes sont signalées ou que des améliorations se révèlent nécessaires
3. s’assurera que les exigences législatives, réglementaires et stratégiques en matière de production de rapports sur la passation de marchés à l’échelle du gouvernement sont respectées, conformément à l’annexe C de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor
4. divulguera proactivement les renseignements concernant des marchés conformément à la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information et aux Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés du Conseil du Trésor
5. élaborera, maintiendra et diffusera aux employés concernés du SCC des modèles d’approvisionnement standards propres à certains biens, qui seront assortis de modalités axées sur les risques et qui s’harmoniseront avec les politiques en place
6. établira et mettra en application des mesures d’assurance de la qualité en matière de passation de marchés et d’approvisionnement
7. préparera, au nom du SCC, des réponses pour le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement, le Tribunal canadien du commerce extérieur et la correspondance ministérielle relative aux marchés.
9. Les gestionnaires régionaux, Services de contrats et de gestion du matériel :
1. exerceront les pouvoirs délégués de passation de marchés avec prudence et probité, conformément à l’Instrument de DPDPF
2. joueront un rôle de remise en question et fourniront une expertise régionale en la matière aux agents d’approvisionnement/de négociation des marchés et aux gestionnaires de budget, et assureront la liaison avec le personnel de l’AC en ce qui concerne toutes les questions liées aux fonctions des Services de contrats et de gestion du matériel
3. obtiendront l’approbation du gestionnaire national, Dépôt national et Opérations contractuelles régionales, pour les marchés dépassant la portée de leurs pouvoirs délégués de passation de marchés
4. mettront en œuvre les politiques et lignes directrices diffusées par l’AC
5. veilleront à l’observation des pratiques du SCC, y compris à l’utilisation des modèles d’approvisionnement standards appropriés au moment de conclure des marchés avec des fournisseurs
6. feront un suivi et s’assureront que leurs employés consignent de façon appropriée dans le SIGFM toutes les données pertinentes sur l’approvisionnement liées à leurs dossiers contractuels, dans les trois jours ouvrables suivant l’attribution du marché
7. veilleront à ce que leurs employés suivent toute la formation obligatoire et pertinente en matière d’approvisionnement, qui est décrite dans la section Formation de la présente directive
8. présideront les comités d’examen des marchés ou y participeront à titre de membres, s’il y a lieu.
10. Les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés :
1. exerceront les pouvoirs délégués de passation de marchés avec prudence et probité, conformément à l’Instrument de DPDPF
2. respecteront les dispositions de l’ensemble des lois, règlements, politiques et accords commerciaux selon leur applicabilité à chacune des activités d’approvisionnement et prendront les mesures appropriées pour protéger l’intégrité du processus de passation de marchés
3. attribueront tous les marchés d’une manière qui contribue à accroître l’accès, la concurrence et l’équité et qui assure le meilleur rapport qualité-prix pour le SCC
4. fourniront aux clients des conseils en matière de passation de marchés et d’approvisionnement
5. respecteront les normes de niveau de service énoncées dans le document SCM‑INST‑2014‑004 – Normes de niveau de service des Services de contrats et de gestion du matériel
6. utiliseront et adapteront les modèles d’approvisionnement standards du SCC en fonction du type de produits, des circonstances propres à chaque marché et des instructions relatives au modèle
7. suivront les conseils et mettront en œuvre les recommandations du personnel de l’AC chargé de la surveillance et de la production de rapports sur les marchés
8. accorderont à CORCAN le droit de premier refus pour les biens, les services de construction et autres services et que CORCAN peut fournir, puis verseront au dossier toute documentation écrite concernant CORCAN
9. négocieront des ententes mutuellement acceptables, officialiseront les modalités pour les marchés non concurrentiels et demanderont un examen juridique, au besoin
10. justifieront et consigneront toutes les exceptions au processus concurrentiel dans le dossier contractuel
11. veilleront à ce que les critères inclus dans les documents d’appel d’offres ne limitent pas inutilement la concurrence et l’accès aux possibilités d’approvisionnement du SCC
12. veilleront à ce que tous les avis d’appel d’offres et les documents d’approvisionnement connexes puissent être consultés dans les deux langues officielles lorsqu’ils sont affichés sur www.achatsetventes.gc.ca, conformément à la Loi sur les langues officielles
13. respecteront les dispositions de la Politique sur la sécurité du gouvernement du Conseil du Trésor
14. assureront la liaison et communiqueront avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et les fournisseurs au nom des gestionnaires de budget et des responsables opérationnels
15. feront part à la haute direction de tout cas d’approvisionnement allant à l’encontre des politiques et procédures normalisées et/ou augmentant les risques pour le SCC, et communiqueront fréquemment avec leur superviseur afin d’obtenir de l’orientation pour trouver des solutions novatrices qui répondent aux exigences en matière d’approvisionnement et aux exigences des clients
16. s’assureront que les dossiers contractuels sont convenablement documentés
17. consigneront de façon appropriée dans le SIGFM toutes les données pertinentes sur l’approvisionnement liées à leurs dossiers contractuels, dans les trois jours ouvrables suivant l’attribution du marché
18. participeront à titre de membres aux comités d’examen des marchés, s’il y a lieu.
11. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels :
1. exerceront les pouvoirs délégués en matière d’exécution des opérations et de signature, conformément au document SCM-INST-2015-017 – Comités d’examen des marchés et à l’Instrument de DPDPF
2. soumettront toute exigence dépassant la portée de leur délégation aux Services de contrats et de gestion du matériel aux fins d’examen et d’approbation, accompagnée d’une Demande de contrat ou d’offre à commandes (OAC)/modification d’un contrat ou d’une OAC/exercice d’une période optionnelle (CSC/SCC 0286) dûment remplie et autres documents pertinents, tout en prévoyant un délai suffisant pour mener à bien le processus d’approvisionnement, conformément au document SCM-INST-2015-017 – Comités d’examen des marchés et à l’Instrument de DPDPF
3. feront appel, en temps opportun, aux employés des Services de contrats et de gestion du matériel lorsqu’un besoin en matière de passation de marchés a été défini dans le cadre du processus de planification, s’assureront que toutes les décisions relatives à l’approvisionnement appuient les exigences opérationnelles et solliciteront des conseils fonctionnels sur la passation de marchés et l’approvisionnement auprès des employés des Services de contrats et de gestion du matériel
4. procéderont à l’optimisation des ressources et effectueront une analyse coût-efficacité, au besoin
5. exerceront des pouvoirs délégués en matière d’engagement des dépenses et de contrôle des engagements, conformément à la Directive financière FOps-DIR-2019-340 – Engagement des dépenses et contrôle des engagements
6. utiliseront les modèles approuvés de passation de marchés des Services de contrats et de gestion du matériel, de manière appropriée et conformément aux pouvoirs délégués de passation de marché
7. accorderont à CORCAN le droit de premier refus pour les biens, les services de construction et autres services que CORCAN peut fournir, puis s’assureront que toute documentation écrite est conservée au dossier
8. produiront tous les documents d’approvisionnement approuvés dont ils sont responsables (p. ex., énoncés des travaux et critères d’évaluation) dans les deux langues officielles lorsqu’ils sont affichés sur www.achatsetventes.gc.ca par les Services de contrats et de gestion du matériel, conformément à la Loi sur les langues officielles
9. utiliseront les instruments d’approvisionnement de Services partagés Canada, s’ils y sont autorisés, et veilleront à ce que toute exigence relevant de la délégation de pouvoirs de Services partagés Canada soit présentée, aux fins d’examen et de traitement, au comité d’examen des marchés compétent, conformément au document SCM-INST-2015-017 – Comités d’examen des marchés et à l’Instrument de DPDPF
10. utiliseront les offres à commandes que SPAC a émises et désignées comme obligatoires (pour en savoir plus, consultez le personnel des Services de contrats et de gestion du matériel ou l’outil de recherche Offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement de SPAC) lors de la présentation de demandes applicables au comité d’examen des marchés compétent aux fins d’examen et de traitement, conformément au document SCM‑INST‑2015‑017 – Comités d’examen des marchés et à l’Instrument de DPDPF
11. demanderont d’utiliser les arrangements en matière d’approvisionnement que SPAC a émis et désignés comme obligatoires (pour en savoir plus, consultez le personnel des Services de contrats et de gestion du matériel ou l’outil de recherche Offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement de SPAC), lesquels doivent être présentés au comité d’examen des marchés compétent aux fins d’examen et de traitement, conformément au document SCM‑INST-2015-017 – Comités d’examen des marchés et à l’Instrument de DPDPF
12. encourageront l’utilisation de cartes d’achat pour l’approvisionnement en biens et/ou en services lorsque cela est autorisé, conformément à la Directive financière 350-4 – Cartes d’achat
13. veilleront à ce que les bons de commande et les commandes subséquentes créées dans le système « Approvisionnement Internet » ainsi que les marchés de services conclus en vertu de leurs pouvoirs délégués soient approuvés par le délégataire du pouvoir aux termes de l’article 32 et qu’ils soient exacts, saisis rapidement et mis à jour, s’il y a lieu, avant le début de la prestation des services
14. consigneront de façon appropriée dans le SIGFM toutes les données pertinentes sur l’approvisionnement liées à leurs dossiers contractuels, dans les trois jours ouvrables suivant l’attribution du marché
15. documenteront les dossiers contractuels conformément au document SCM-INST-2014-007 – Exigences relatives à la documentation de dossiers concernant les marchés
16. respecteront les normes nationales d’intégrité des données pour la passation de marchés, conformément au document SCM-INST-2016-023 – Instructions relatives à la surveillance nationale des données sur les achats par les gestionnaires de budget
17. travailleront en collaboration avec les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés afin de s’assurer que les critères de sélection du fournisseur sont appuyés par les exigences de l’énoncé des travaux, qu’ils ne limitent pas inutilement la concurrence et qu’ils sont établis et documentés avant la publication de la documentation relative à l’appel d’offres
18. évalueront de manière juste les offres ou les propositions des fournisseurs selon les critères énoncés dans la documentation relative à l’appel d’offres, conformément au contenu de chaque offre
19. procéderont à la gestion du marché et à la surveillance des produits livrables en fonction des exigences établies, y compris les modalités contractuelles, l’énoncé des travaux et des spécifications et l’échéancier du marché, en évitant de créer des relations employeur-employé
20. consigneront tous les problèmes liés au rendement des fournisseurs, incluront l’agent d’approvisionnement/de négociation des marchés sur chaque pièce de correspondance avec le fournisseur au sujet des problèmes de rendement et informeront l’agent d’approvisionnement/ de négociation des marchés de toute dérogation par rapport aux modalités ou à l’énoncé des travaux et de tout autre problème susceptible d’influer sur l’exécution du marché
21. évalueront les travaux achevés en fonction du marché de services à l’aide du formulaire Évaluation du marché et de l’entrepreneur (CSC/SCC 0996).

12. Les comités d’examen des marchés :
1. examineront et approuveront les soumissions relevant du pouvoir du comité d’examen des marchés compétent, conformément au document SCM-INST-2015-017 – Comités d’examen des marchés, afin de s’assurer qu’elles respectent les lois et les politiques du gouvernement en matière d’approvisionnement et de passation de marchés ainsi que les limites financières établies
2. veilleront à ce que les propositions et les ententes contractuelles soient planifiées de manière à obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
13. Les membres des comités d’examen des marchés se réuniront pour examiner les demandes de marché (sauf dans le cas de la Voie express de l’AC), conformément au document SCM‑INST‑2015‑017 – Comités d’examen des marchés.
14. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels doivent soumettre des demandes de marché autorisées par le cadre du niveau de gestion approprié en respectant les délais établis dans le document SCM-INST-2015-017 – Comités d’examen des marchés.

15. Dans le cas de questions contractuelles liées à CORCAN, le président-directeur général et les directeurs de CORCAN consulteront directement les Services juridiques lorsque des questions juridiques sont soulevées.
16. Dans le cas de questions contractuelles liées au SCC, le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, consultera les Services juridiques lorsque des questions juridiques sont soulevées, y compris dans les cas suivants :
1. avant d’apporter des modifications aux politiques et pratiques du SCC en matière d’approvisionnement
2. lors de la résiliation d’un marché
3. lorsque les modalités d’un marché type doivent être modifiées
4. au nom de CORCAN, au besoin et sur demande
5. dans le contexte des ententes contractuelles entre des ministères et organismes fédéraux ou avec des provinces ou des territoires, lorsque de nouvelles questions sont soulevées, qu’il y a un risque juridique élevé ou que le commissaire du SCC l’autorise.
17. Dans le cas de questions contractuelles ayant trait au SCC, les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels soumettront toutes les questions liées à l’approvisionnement et/ou à la passation de marchés qui nécessitent la consultation des Services juridiques à l’adresse Gen-NHQ Contracting and Materiel Services.

18. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels doivent soumettre les demandes d’ententes contractuelles à l’examen et à l’approbation du comité d’examen des marchés compétent, accompagnées d’une Demande de contrat ou d’offre à commandes (OAC)/modification d’un contrat ou d’une OAC/exercice d’une période optionnelle (CSC/SCC 0286) dûment remplie et de tout autre document pertinent, conformément au document SCM-INST-2015-017 – Comités d’examen des marchés et à l’Instrument de DPDPF.
19. Dans le cas des ententes contractuelles du SCC, le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, procédera à la coordination de l’examen et de l’approbation de toutes les ententes contractuelles par les experts en la matière compétents au sein du SCC, s’il y a lieu.
20. Dans le cas des ententes contractuelles de CORCAN, le président-directeur général et les directeurs de CORCAN procéderont à la coordination de l’examen et de l’approbation de toutes les ententes contractuelles par les experts en la matière compétents au sein du SCC/de CORCAN avant qu’elles soient soumises au comité d’examen des marchés compétent.

21. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels doivent envoyer toute demande de présentation au Conseil du Trésor contenant de l’information sur la passation de marchés au comité d’examen des marchés compétent, aux fins d’examen.
22. Le comité régional d’examen des marchés compétent acheminera les présentations régionales au Conseil du Trésor au comité national d’examen des marchés, aux fins d’examen et d’approbation.

23. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels s’assureront que les considérations en matière d’approvisionnement :
1. examinent les possibilités de faire avancer les objectifs socioéconomiques et environnementaux dans le cadre de la gestion des actifs et des services acquis au gouvernement
2. examinent les avantages socioéconomiques et environnementaux dans le cadre de la planification et de l’élaboration de stratégies en matière d’approvisionnement
3. examinent les priorités à l’échelle du gouvernement (p. ex., accessibilité, approvisionnement écologique, passation de marchés avec des Autochtones) au moment d’établir les exigences
4. sont atteignables et mesurables.
24. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels consigneront toutes les considérations socioéconomiques et environnementales et conserveront toute la documentation écrite au dossier.

25. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels :
1. respecteront les exigences en matière d’accessibilité énoncées dans la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor
2. prendront en considération l’accessibilité dans toutes les décisions d’approvisionnement gouvernemental, et ce, aux étapes de la planification et de l’exécution
3. incluront des critères d’accessibilité lors de l’établissement des exigences et s’assureront que les produits livrables comprennent des caractéristiques d’accessibilité, le cas échéant.
26. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels s’assureront qu’une justification claire figure au dossier si l’on juge qu’il n’est pas approprié d’inclure des critères d’accessibilité dans les spécifications des produits ou s’il n’est pas possible d’obtenir des biens ou des services répondant aux critères.

27. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels intégreront des critères de décision en matière d’approvisionnement environnemental et écologique à l’étape de la planification de la gestion du cycle de vie du matériel, et ce, avant l’achat de biens, de services de construction et/ou d’autres services, lorsque cela est possible sur le plan opérationnel.
28. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels incluront des critères relatifs à l’approvisionnement environnemental et écologique lorsqu’ils établiront les exigences liées à l’approvisionnement, s’il y a lieu, comme le prévoient le document SCM-INST-2014-001 – Instructions relatives à l’approvisionnement écologique et la Politique d’achats écologiques du Conseil du Trésor.

29. Les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés s’assureront que les obligations en matière d’approvisionnement décrites dans les ententes sur les revendications territoriales globales sont appliquées à un approvisionnement, ou à une partie de celui-ci, si cet approvisionnement ou cette partie inclut la fourniture finale de biens, de services de construction et/ou d’autres services à une ou plusieurs régions visées par une entente sur les revendications territoriales globales.
30. Les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés consigneront les décisions concernant la réservation ou non d’un marché à des entreprises autochtones dans le cadre de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones.

31. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels rempliront la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) (TBS/SCT 350-103) dans le cas de tous les marchés (à l’exclusion des commandes subséquentes aux offres à commandes du SCC) pour lesquels des exigences en matière de sécurité ont été indiquées dans la Demande de contrat ou d’offre à commandes (OAC)/modification d’un contrat ou d’une OAC/exercice d’une période optionnelle (CSC/SCC 0286).
32. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels s’assureront que les exigences procédurales relatives aux clauses de sécurité dans les ententes contractuelles sont respectées, tel qu’il est indiqué dans le document SCM-INST-2015-015 – Clauses de sécurité dans les ententes contractuelles.
33. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels soumettront toutes les demandes de contrat (à l’exclusion des commandes subséquentes aux offres à commandes du SCC), peu importe leur valeur ou leur type, qui incluent des exigences en matière de sécurité au comité d’examen des marchés compétent aux fins d’examen et de traitement, conformément au document SCM-INST-2015-017 – Comités d’examen des marchés et à l’Instrument de DPDPF.

34. L’Unité des politiques et de la gouvernance de la Division de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) examinera toutes les demandes de contrat et d’ententes contractuelles, y compris celles dans les limites des pouvoirs délégués aux gestionnaires de budget, comprenant des renseignements personnels afin de s’assurer que les protocoles appropriés en matière de protection des renseignements personnels ont été respectés et que les clauses pertinentes en matière de protection des renseignements personnels ont été incluses dans l’entente contractuelle ou le contrat subséquent.
35. Les gestionnaires de budget doivent envoyer toute demande d’examen d’un contrat contenant des renseignements personnels par l’Unité des politiques et de la gouvernance de l’AIPRP aux Services de contrats et de gestion du matériel de la région concernée.
36. Les employés des Services de contrats et de gestion du matériel consulteront directement l’Unité des politiques et de la gouvernance de l’AIPRP concernant ces types de demandes au nom des gestionnaires de budget et des responsables opérationnels.

37. Les gestionnaires de budget, les responsables opérationnels et les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés doivent veiller à ce que les marchés de services passés avec des particuliers n’entraînent pas de relations employeur-employé, selon les critères établis par l’Agence du revenu du Canada ainsi que les directives fournies dans le guide Employé ou travailleur indépendant? (RC4110) et le document SCM-INST-2016-021 – Relations employeur-employé.

38. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels :
1. détermineront, pour toute propriété intellectuelle conçue, développée, produite ou mise en application pour la première fois dans le cadre de travaux associés à un marché conclu, si ladite propriété présente un potentiel d’exploitation commerciale, conformément à la Politique sur les droits de propriété intellectuelle issus de marchés conclus avec l’État
2. s’assureront que le SCC se voit accorder le droit d’utiliser et de permettre d’utiliser en son nom le matériel élaboré par le contractuel/consultant, à des fins de modification future à l’interne par le SCC ou une tierce partie avec qui le SCC a conclu un marché, dans le cas de tout marché ou de toute entente contractuelle qui suppose l’utilisation ou la création de droits en matière de propriété intellectuelle
3. en consultation avec les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés pendant l’étape de planification de toute activité d’approvisionnement, détermineront s’il existe des questions relatives à la propriété intellectuelle à régler et si la requête comprend des instructions concernant le traitement de tout droit de propriété intellectuelle qui peut découler de l’approvisionnement
4. examineront s’il existe des droits sans restriction concernant l’utilisation de la propriété intellectuelle ou si des paiements de redevances sont prévus.
39. Les gestionnaires de budget rempliront et signeront le formulaire Marchés avec propriété intellectuelle (CSC/SCC 1621) dans le cas de marchés générant de la propriété intellectuelle.
40. Les gestionnaires de budget et les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés s’assureront que les exigences procédurales et les responsabilités relatives à la propriété intellectuelle sont respectées, conformément au document SCM-INST-2016-022 – Propriété intellectuelle et passation de marchés.

41. Les gestionnaires de budget s’assureront que les contrats attribués à des fonctionnaires en poste ou à d’anciens fonctionnaires qui touchent une pension ou qui ont reçu un paiement forfaitaire résistent à un examen public minutieux et constituent une dépense équitable des fonds publics.
42. Les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés feront preuve de discernement afin de s’assurer que le public n’a pas une perception de favoritisme lorsqu’ils octroient des contrats à des fonctionnaires en poste ou à d’anciens fonctionnaires.
43. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels :
1. s’assureront que les contrats attribués à des fonctionnaires en poste respectent les dispositions de la Directive sur les conflits d’intérêts du Conseil du Trésor
2. soumettront toutes les demandes de passation de marchés de services avec des fonctionnaires en poste, d’anciens fonctionnaires touchant une pension au titre de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) ou d’anciens fonctionnaires ne touchant aucune pension au titre de la LPFP au comité d’examen des marchés compétent aux fins d’approbation, conformément au document SCM-INST-2015-017 – Comités d’examen des marchés et à l’Instrument de DPDPF
3. fourniront une justification détaillée avec toutes les demandes de passation de marchés de services avec des fonctionnaires en poste ou d’anciens fonctionnaires, expliquant en quoi l’attribution du contrat sert l’intérêt du public
4. fourniront une justification détaillée avec les demandes de passation de marchés de services non concurrentiels avec des fonctionnaires en poste ou d’anciens fonctionnaires, y compris les raisons pour lesquelles aucun autre fournisseur n’était en mesure de fournir les services et il n’est pas rentable ni efficace de lancer un appel d’offres.
44. Les gestionnaires de budget et les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés s’assureront que les exigences procédurales et les responsabilités relatives à la passation de marchés avec des fonctionnaires en poste ou d’anciens fonctionnaires sont respectées, tel qu’il est indiqué dans le document SCM-INST-2014-002 – Passation de marchés avec des fonctionnaires en poste et le document SCM-INST-2014-003 – Marchés conclus avec d’anciens fonctionnaires qui reçoivent une pension en vertu de la LPFP.

45. Les responsables opérationnels s’assureront que les marchés respectent toutes les politiques et les délégations actuelles en matière de passation de marchés lorsque le SCC devra payer une partie des coûts sans être payé par les détenus.
46. Le directeur principal, Services techniques, s’assurera que les biens et services achetés au nom des détenus sans frais pour l’État favorisent la concurrence, représentent le meilleur rapport qualité-prix pour les détenus et satisfont aux exigences en matière d’équité et de transparence.
47. Toutes les demandes de marchés visant des achats effectués par les détenus doivent respecter le document SCM-INST-2015-017 – Comités d’examen des marchés et l’Instrument de DPDPF, et être soumises à l’approbation du comité d’examen des marchés compétent.
48. Les gestionnaires de budget et les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés s’assureront que les exigences procédurales et les responsabilités relatives à la passation de marchés de biens ou de services au nom des détenus sont respectées, tel qu’il est indiqué dans document SCM-INST-2014-010 – Biens et services achetés par le SCC au nom de détenus.
49. Les gestionnaires de budget et les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés s’assureront que les exigences procédurales et les responsabilités relatives à tous les effets personnels des détenus achetés sont respectées, tel qu’il est indiqué dans le document TSF-SS-INST-2017-001 – Achats des détenus.

50. Les employés des Services de contrats et de gestion du matériel demanderont une vérification de l’intégrité des fournisseurs proposés, s’il y a lieu.
51. Les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés qui ont le pouvoir délégué de conclure des marchés respecteront la Politique d’inadmissibilité et de suspension de SPAC.
52. Les gestionnaires de budget et les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés s’assureront que les exigences procédurales et les responsabilités relatives au Régime d’intégrité des soumissionnaires sont respectées, tel qu’il est indiqué dans le document SCM-INST-2016-016 – Instructions relatives au processus de vérification du Régime d’intégrité des soumissionnaires.

53. Le contrôleur national et le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, peuvent autoriser, après avoir consulté les Services juridiques, la résiliation d’un contrat.
54. Les gestionnaires de budget et les responsables opérationnels présenteront toute demande de résiliation d’un contrat aux Services de contrats et de gestion du matériel au palier régional.
55. Les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés peuvent résilier un contrat après avoir obtenu l’autorisation du contrôleur national ou du directeur, Services de contrats et de gestion du matériel.
56. Les gestionnaires de budget et les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés s’assureront que les exigences procédurales et les responsabilités relatives à la résiliation d’un contrat sont respectées, tel qu’il est indiqué dans le document SCM-INST-2014-008 – Demande de résiliation d’un contrat.

57. Les gestionnaires de budget et les employés ont la responsabilité de veiller à ce que leurs activités en matière d’approvisionnement respectent les lois et politiques applicables, et ils doivent :
1. suivre les processus d’examen des marchés établis au SCC
2. respecter le cadre de pouvoirs délégués en matière de passation des marchés
3. assurer une gestion adéquate des marchés dont ils sont responsables.
58. Les employés qui ne respectent pas les processus de passation de marchés ou les délégations de pouvoirs suivront la marche à suivre en cas de non-respect et prendront les mesures correctives recommandées, tel qu’il est indiqué à l’annexe B.
59. Les gestionnaires régionaux, Services de contrats et de gestion du matériel, et le gestionnaire, Surveillance et production de rapports, relèveront et consigneront tous les cas de non-respect dans leur région respective, ainsi qu’en assureront le suivi.

60. Les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés et les employés chargés de la surveillance et de la production de rapports sur les marchés à l’AC réussiront la formation suivante :
1. Orientation sur la passation de marchés à l’intention des gestionnaires et des agents administratifs (CONTRA2), module d’apprentissage en ligne
2. Délégation de pouvoirs de passation de marchés de services à l’intention des gestionnaires de budget (CONTRA3), module d’apprentissage en ligne
3. Achats écologiques (COR405), cours en ligne de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC)
4. Les considérations autochtones dans le cadre de l’approvisionnement (COR409), cours en ligne de l’EFPC
5. Aperçu de la gestion du matériel (COR418), cours en ligne de l’EFPC
6. Aperçu des acquisitions (COR403), cours en ligne de l’EFPC
7. Propriété intellectuelle et marchés conclus avec l’État (COR406), cours en ligne de l’EFPC
8. Principes fondamentaux de l’approvisionnement (COR401), cours en ligne de l’EFPC
9. Le processus d’approvisionnement (COR402), classe virtuelle de l’EFPC
10. Cours indiqués dans la Directive sur la formation obligatoire du Conseil du Trésor.
61. Avant de passer des bons de commande et des marchés pour des biens, des services de construction et/ou d’autres services, les gestionnaires de budget réussiront la formation suivante pour se voir accorder le pouvoir de passation de marchés :
1. Orientation sur la passation de marchés à l’intention des gestionnaires et des agents administratifs (CONTRA2), module d’apprentissage en ligne
2. Délégation de pouvoirs de passation de marchés de services à l’intention des gestionnaires de budget (CONTRA3), module d’apprentissage en ligne
3. Achats écologiques (COR405), cours en ligne de l’EFPC.
62. Les gestionnaires de budget qui se sont vu accorder le pouvoir de passation de marchés doivent reprendre et réussir la formation suivante tous les cinq ans :
1. Orientation sur la passation de marchés à l’intention des gestionnaires et des agents correctionnels (CONTRA2), module d’apprentissage en ligne
2. Délégation de pouvoirs de passation de marchés de services à l’intention des gestionnaires de budget (CONTRA3), module d’apprentissage en ligne.
63. Les gestionnaires et les employés administratifs sont encouragés à suivre la formation suivante :
1. Aperçu des acquisitions (COR403), cours en ligne de l’EFPC
2. Les considérations autochtones dans le cadre de l’approvisionnement (COR409), cours en ligne de l’EFPC
3. Principes fondamentaux de l’approvisionnement (COR401), cours en ligne de l’EFPC.
64. On encourage les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés à s’inscrire au Programme de certification des acquisitions, de la gestion du matériel et des biens immobiliers (AGMBI) du Conseil du Trésor, dispensé à l’échelle de l’administration fédérale et décrit dans le document SCM-INST-2015-020 – Lignes directrices sur la certification en AGMBI, et à le suivre.
65. Les agents d’approvisionnement/de négociation des marchés offriront de la formation concernant les contrats (lignes directrices, processus et politiques) aux membres des comités d’examen des marchés, au personnel administratif, aux gestionnaires de budget et aux cadres supérieurs, au besoin.

Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers du SCC
Directive du commissaire 228 – Gestion de l’information
Directive financière 350-1 – Gestion des biens
Directive financière 350-4 – Cartes d’achat
Directive financière FOps 2019-340 – Engagement des dépenses et contrôle des engagements

SCM-INST-2014-001 – Instructions relatives à l’approvisionnement écologique
SCM-INST-2014-002 – Passation de marchés avec des fonctionnaires en poste
SCM-INST-2014-003 – Marchés conclus avec d’anciens fonctionnaires qui reçoivent une pension en vertu de la LPFP
SCM-INST-2014-004 – Normes de niveau de service des Services de contrats et de gestion du matériel
SCM-INST-2014-007 – Exigences relatives à la documentation de dossiers concernant les marchés
SCM-INST-2014-008 – Demande de résiliation d’un contrat
SCM-INST-2014-009 – Ententes avec les hôtels et les centres de conférences
SCM-INST-2014-010 – Biens et services achetés par le SCC au nom de détenus
SCM-INST-2015-014 – Obligations envers les entrepreneurs en cas de fermeture d’immeubles du gouvernement
SCM-INST-2015-015 – Clauses de sécurité dans les ententes contractuelles
SCM-INST-2016-016 – Instructions relatives au processus de vérification du Régime d’intégrité des soumissionnaires
SCM-INST-2015-017 – Comités d’examen des marchés
SCM-INST-2015-020 – Lignes directrices sur la certification en AGMBI
SCM-INST-2016-021 – Relations employeur-employé
SCM-INST-2016-022 – Propriété intellectuelle et passation de marchés
SCM-INST-2016-023 – Instructions relatives à la surveillance nationale des données sur les achats par les gestionnaires de budget

TSF-SS-INST-2017-001 – Achats des détenus

Loi sur la pension de la fonction publique
Loi sur les langues officielles

Avis sur la Politique des marchés et circulaires du CT – Marchés du Conseil du Trésor
Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor
Directive sur la gestion de la sécurité – Annexe F : Procédures obligatoires relatives aux mesures de sécurité lors de l'octroi de contrats et d'autres ententes du Conseil du Trésor
Directive sur les conflits d'intérêts du Conseil du Trésor
Politique d’achats écologiques du Conseil du Trésor
Politique d’inadmissibilité et de suspension de Services publics et Approvisionnement Canada

Accessibilité : mesure dans laquelle un produit, un service, un programme ou un environnement peut être accessible ou utilisé par tous.

Accords commerciaux : accords conclus entre le gouvernement du Canada et les pays visés pour la fourniture d’un éventail de biens, de services de construction et/ou d’autres services qui bénéficient d’une réduction ou d’une suppression des obstacles tarifaires au commerce ou des obstacles non tarifaires, comme les quotas ou les barrières techniques.

Analyse coût-efficacité : outil utilisé pour évaluer la qualité et les niveaux de rendement en fonction de l’utilisation prévue.

Ancien fonctionnaire : ancien employé d’un ministère au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques, ancien membre des Forces armées canadiennes ou ancien membre de la Gendarmerie royale du Canada.

Appel d’offres : invitation, verbale ou écrite, aux fournisseurs à présenter une soumission, une estimation ou une offre.

Approvisionnement : processus lié à l’obtention de biens, de services de construction ou d’autres services depuis le concept initial d’un besoin à l’achèvement de mesures postcontractuelles.

Approvisionnement socioéconomique : approvisionnement visant à optimiser simultanément les avantages environnementaux, sociaux et économiques et les objectifs du gouvernement (meilleur rapport qualité-prix).

Arrangement en matière d’approvisionnement : accord non contraignant entre un ministère et un fournisseur dont on a déterminé au préalable qu’il est en mesure de fournir des biens ou des services au gouvernement du Canada.

Attribution : avis d’acceptation de l’offre ou de la soumission d’un soumissionnaire, menant à l’entrée en vigueur d’un contrat.

Autochtone : terme général qui désigne les descendants des premiers habitants du Canada, soit les membres des Premières Nations, les Métis et les Inuits, trois peuples qui se distinguent les uns des autres par leur patrimoine, leur langue, leurs habitudes culturelles et leurs croyances spirituelles. Ce terme sert également à désigner les membres de l’un ou l’autre de ces trois groupes.

Biens : articles, produits, équipement, biens, matériel, fournitures, impressions ou reproductions d’imprimés, construction ou réparation d’un navire.

Chargé de projet : employé ayant le pouvoir de prendre des décisions concernant le projet.

Comité d’examen des marchés : mécanisme officiel d’examen et de contestation pour toutes les propositions contractuelles ayant pour but d’établir des cadres de contrôle adéquats et d’assurer une diligence raisonnable et une administration judicieuse des fonds publics, conformément à la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor. Les comités d’examen des marchés comprennent quatre niveaux : le comité national d’examen des marchés, Voie express de l’AC, comité régional d’examen des marchés et comité régional auxiliaire d’examen des marchés.

CORCAN : organisme de service spécial au sein du SCC qui est responsable des programmes d’emploi et d’employabilité des délinquants. L’acquisition de biens, de services de construction et d’autres services auprès de CORCAN contribue à la réinsertion sociale des délinquants et est considérée comme un réinvestissement dans le programme de réinsertion sociale des délinquants et non comme un contrat. Ces acquisitions sont facilitées grâce à l’utilisation de commandes clients internes ou de demandes de transfert de marchandises.

Effets personnels des détenus : effets personnels qui sont conservés par les détenus après l’admission, comme il est indiqué dans la DC 566-12 – Effets personnels des délinquants. Toutes les commandes d’effets personnels sont passées auprès d’un seul fournisseur national dans le cadre d’une offre à commandes nationale obligatoire du SCC. Tous les détenus au Canada ont accès à un catalogue contenant la même liste d’articles autorisés aux mêmes prix, peu importe l’établissement.

Énoncé des travaux : description du travail qu’un fournisseur doit exécuter.

Entente contractuelle : entente non juridiquement contraignante entre une autorité contractante et une entité de l’État (p. ex., sociétés d’État, provinces, territoires, municipalités), d’autres organisations internationales (p. ex., États alliés, Nations Unies, OTAN) ou d’autres entités publiques (p. ex., hôpitaux, collèges, universités) en vue de la fourniture de biens, de services de construction ou d’autres services moyennant un paiement ou autre contrepartie équitable, qui doit respecter les plafonds des marchés établis par le Conseil du Trésor. Les ententes contractuelles ne s’appliquent pas aux ententes conclues avec CORCAN, à l’exception des ententes qui comprennent l’affectation de fonds par CORCAN.

Marché/contrat : accord entre une autorité contractante et une personne ou une entreprise pour la fourniture d’un bien ou d’un service ou la construction d’un ouvrage.

Marché non concurrentiel : marché conclu sans appel d’offres.

Meilleur rapport qualité-prix : atteindre la valeur optimale, pas nécessairement le prix le plus bas, par l’utilisation des fonds publics pour fournir des biens et des services en fonction d’une combinaison de prix, de valeur technique et de tout critère socioéconomique et environnemental supplémentaire. Les considérations liées au meilleur rapport qualité-prix devraient s’appliquer tout au long du cycle de vie de l’approvisionnement, depuis la planification de l’approvisionnement jusqu’à la clôture du marché.

Offre à commandes : offre faite par un fournisseur pour la fourniture de biens et/ou de services à des clients, au prix préétabli ou au prix établi et selon les modalités énoncées pour une période précise, au fur et à mesure des besoins. Lorsqu’une commande subséquente à une offre à commandes est faite, elle indique l’acceptation du Canada de l’offre du fournisseur et crée un contrat de façon unilatérale. Un contrat distinct est conclu chaque fois qu’une commande subséquente à une offre à commandes est faite. La responsabilité du Canada de payer le fournisseur se limite à la valeur réelle des commandes subséquentes faites au cours de la période précisée dans l’offre à commandes.

Optimisation des ressources : meilleure combinaison des considérations en matière de qualité, de service (y compris l’entretien et les réparations) et de temps, au coût total le plus économique/ efficace/efficient pendant la durée de vie utile de l’acquisition. L’optimisation des ressources ne se limite pas au processus contractuel ni au coût initial ou contractuel.

Paiement forfaitaire : prix convenu entre le fournisseur et l’acheteur pour un groupe d’articles sans répartition des valeurs individuelles, c’est-à-dire un prix de lot. Dans le cas d’un ancien fonctionnaire qui reçoit un paiement forfaitaire, il s’agit d’une somme versée en un seul versement plutôt qu’en plusieurs.

Produits livrables : tout résultat mesurable, tangible et vérifiable ou tout bien qui doit être produit conformément aux modalités d’un contrat.

Proposition : soumission ou offre qui est présentée en réponse à une demande lancée par une autorité contractante et qui comporte une solution à un problème, à un besoin ou à un objectif. Une proposition est généralement demandée quand un fournisseur est choisi en fonction de la valeur offerte plutôt qu’en fonction du prix exclusivement et elle peut comprendre de l’information comme les qualifications et l’expérience de l’entrepreneur, les problèmes cernés et les solutions proposées.

Propriété intellectuelle : tout droit afférent aux activités intellectuelles dans les secteur industriel, scientifique, littéraire ou artistique, incluant toute création intellectuelle protégée par la loi en vertu d’un brevet, du droit d’auteur ou des droits relatifs aux dessins industriels, aux topographies de circuits intégrés ou aux sélectionneurs d’obtentions végétales, ou qui est protégée par la loi en vertu du secret commercial ou de la confidentialité des renseignements. La propriété intellectuelle ne comprend pas les prototypes ou autres concrétisations physiques de la création intellectuelle lorsque ces concrétisations sont des produits livrables dans le cadre d’un marché d’acquisition de l’État. Pour de plus amples renseignements, se reporter au Guide de mise en œuvre – Politique sur les droits de propriété intellectuelle issus de marchés conclus avec l’État.

Régime d’intégrité des soumissionnaires : régime d’approvisionnement visant à s’assurer que le gouvernement fait affaire avec des fournisseurs dont le comportement est conforme à l’éthique au Canada et à l’étranger. Le régime d’intégrité des soumissionnaires est administré par SPAC selon un protocole d’entente entre le SCC (et d’autres ministères fédéraux) et SPAC.

Responsable opérationnel : responsable technique, chargé de projet ou bureau chargé de fournir des renseignements et des conseils sur les biens, les services de construction ou autres services prévus dans une entente contractuelle.

Responsable technique : personne chargée de fournir des renseignements et des conseils sur l’aspect technique/scientifique d’un produit.

Services de construction : travail accompli ou devant être accompli dans le cadre d’un contrat de construction.

Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones : initiative du gouvernement du Canada administrée par Services aux Autochtones Canada, qui vise à accroître les possibilités de passation de marchés du gouvernement fédéral et à obtenir l’accès au processus général d’approvisionnement fédéral pour les entreprises autochtones.

Le processus s’applique aux employés qui n’ont pas respecté les processus de passation de marchés et les pouvoirs délégués en matière de passation de marchés.

Premier incident – Encadrement

Deuxième incident – Note de service au supérieur de l’employé

Troisième incident – Suspension des pouvoirs de signature en matière de finances et de passation de marchés et recommandation de mesures correctives, s’il y a lieu

Le contrôleur national ou régional enverra une description de l’incident et des mesures correctives recommandées au sous-commissaire régional ou au commissaire adjoint, Services corporatifs, selon le cas, aux fins de la prise de mesures. Lorsque les autorités régionales sont mises au courant de la mutation d’un gestionnaire de budget ou d’un employé n’ayant pas respecté les processus susmentionnés, elles prendront des mesures pour en informer les autorités de l’AC ou de la région d’accueil.

Remarque : Il est possible de passer directement à la deuxième ou à la troisième étape si la gravité de l’incident justifie une telle mesure. En outre, chaque incident est examiné individuellement, et tous les facteurs sont pris en considération au moment de recommander la prise de mesures correctives (p. ex., temps écoulé entre les incidents, risques et gravité).

• Des possibilités d’apprentissage, d’encadrement et de formation seront offertes à l’employé.
• Le gestionnaire régional concerné, Services de contrats et de gestion du matériel, pour les employés de la région, ou le gestionnaire, Surveillance et production de rapports sur les marchés, pour les employés de l’AC, déterminera la méthode d’encadrement (p. ex., communication verbale, courriel, note de service).
• Le gestionnaire régional concerné, Services de contrats et de gestion du matériel, pour les employés de la région, ou le gestionnaire, Surveillance et production de rapports sur les marchés, pour les employés de l’AC, versera dans un dossier permanent une copie des documents portant sur le cas de non-respect, et en fera le suivi.

• Le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, pour les employés de l’AC, ou le gestionnaire régional concerné, Services de contrats et de gestion du matériel, pour les employés de la région, enverra au supérieur de l’employé une note de service décrivant les circonstances du non-respect et en remettra une copie à l’employé.
• Le supérieur de l’employé soumettra une note de service, les documents justificatifs jugés nécessaires et un plan d’action décrivant les mesures correctives au directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, pour les employés de l’AC, ou au gestionnaire régional concerné, Services de contrats et de gestion du matériel, pour les employés de la région.
• Le gestionnaire régional concerné, Services de contrats et de gestion du matériel, pour les employés de la région, ou le gestionnaire, Surveillance et production de rapports sur les marchés, pour les employés de l’AC, versera une copie des documents écrits dans un dossier permanent et fera le suivi pour s’assurer que l’incident est clos comme il se doit.

• Le président du comité d’examen des marchés compétent sera informé de l’incident et des mesures recommandées, ainsi que des circonstances particulières entourant tout incident justifiant la suspension des pouvoirs.
• Le sous-commissaire régional concerné, pour les employés de la région, ou le commissaire adjoint, Services corporatifs, et le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, pour les employés de l’AC, seront informés de l’incident et des mesures recommandées quant à la durée de la suspension et aux changements qui permettraient d’y mettre fin.
• Les responsables des Opérations financières et des Politiques, pratiques et systèmes financiers à l’AC traiteront la suspension des pouvoirs délégués.
• Une fois que le président du comité d’examen des marchés compétent a confirmé que les mesures correctives ont été prises et que la période de suspension est terminée, une note de service ayant pour objet de rétablir les pouvoirs de signature sera envoyée à l’employé et à son supérieur.
• Le gestionnaire régional concerné, Services de contrats et de gestion du matériel, pour les employés de la région, ou le gestionnaire, Surveillance et production de rapports sur les marchés, pour les employés de l’AC, versera une copie des documents écrits pertinents dans un dossier permanent et en fera le suivi.
• Le gestionnaire régional concerné, Services de contrats et de gestion du matériel, ou le gestionnaire, Surveillance et production de rapports sur les marchés, informera le directeur, Services de contrats et de gestion du matériel, de tous les incidents justifiant la suspension des pouvoirs.