Série des mémorandums sur les taxes d'accise et les prélèvements spéciaux

X6.1 Livres et registres

Octobre 2013

NOTE : La présente version remplace celle datée d'août 1999.

Avertissement :
Les renseignements dans le présent mémorandum vous sont fournis à titre de référence seulement et ils ne remplacent pas la Loi ou les règlements connexes. En cas de divergence entre ces renseignements et les dispositions dans la Loi ou un règlement, ces dernières s'appliqueront. Comme les renseignements ci-dessous ne traitent peut-être pas des aspects de vos activités particulières, vous pouvez consulter la Loi ou le règlement pertinent ou téléphoner au 1-866-330-3304 pour obtenir plus de renseignements.

Exigences relatives à la tenue des livres et des registres

1. Les personnes qui sont tenues de payer ou de percevoir des taxes d'accise ou d'autres sommes, ou celles qui demandent une remise ou un remboursement, doivent tenir des livres et des registres en bonne et due forme aux termes du paragraphe 98(1)^{Note de bas de page 2}.

2.  Les personnes doivent tenir leurs livres et registres, en français ou en anglais, à leur lieu d'affaires au Canada. La permission de conserver les livres et les registres ailleurs qu'au Canada peut être accordée aux personnes dont les systèmes comptables sont centralisés à l'étranger.

3.  Les livres et les registres, ainsi que toute pièce justificative, doivent être tenus dans une forme acceptable et renfermer les renseignements nécessaires pour permettre d'établir le montant de la taxe à payer ou à percevoir, ou encore le montant à rembourser ou à déduire de la taxe nette.

4.  Selon le paragraphe 100(2), si une personne omet de tenir les livres et les registres nécessaires, l'Agence du revenu du Canada (ARC) peut préciser les livres et registres qu'elle doit tenir ainsi que les renseignements qu'ils doivent renfermer.

Conservation des livres et des registres

Période de conservation

5.  Aux termes du paragraphe 98(2), une personne est tenue de conserver ses livres et registres ainsi que les pièces justificatives nécessaires à la vérification des renseignements qui y sont contenus pendant une période de six ans suivant la fin de la dernière année visée par ces livres et registres.

Registres informatisés

6.  Selon le paragraphe 98(2.01), la personne qui tient des livres et des registres par voie électronique doit les conserver sur un support électronique intelligible pendant une période de six ans suivant la fin de la dernière année civile visée par ces livres et registres. Cela veut dire qu'elle doit conserver les registres informatisés même si une copie papier est disponible. Aux termes du paragraphe 98(2.02), l'Agence du revenu du Canada (ARC) peut toutefois, selon des modalités qu'elle estime acceptables, dispenser une personne ou une catégorie de personnes de l'exigence visée au paragraphe 98(2.01). Vous trouverez plus de renseignements au sujet des registres informatisés aux paragraphes 13 à 35 du présent document.

Oppositions et appels

7.  Selon le paragraphe 98(2.1), lorsqu'une personne signifie un avis d'opposition ou est partie à un appel aux termes de la Loi, elle doit conserver tous les livres et registres qui y sont liés jusqu'à ce que l'opposition ou l'appel aient été définitivement tranchés, par voie d'appel ou autrement.

Autorisation visant la destruction anticipée des registres

8.  Le paragraphe 98(2) stipule qu'une personne peut se départir des livres et des registres qu'elle doit conserver avant la fin de la période déterminée pour leur conservation si l'ARC l'en autorise par écrit. Pour obtenir cette autorisation, la personne doit présenter une demande écrite à un bureau des services fiscaux de l'ARC. La demande doit être signée par la personne ou un représentant autorisé, et doit renfermer les renseignements suivants :

• l'identification précise des livres, registres et autres documents devant être détruits;
• le genre de documents dont il s'agit (p. ex. les pièces justificatives qui ont été reproduites sur microfilm ou sous forme d'images électroniques, ou encore les registres informatisés enregistrés sur cassette, sur disque, etc.);
• les années visées par la demande;
• tout appel, toute opposition ou tout renvoi en instance;
• les détails de toute circonstance particulière qui pourraient justifier la destruction des livres et des registres avant la fin de la période normale de conservation;
• tout autre renseignement pertinent.

9. L'autorisation pour la destruction anticipée des livres et des registres s'applique uniquement aux registres qui concernent la taxe d'accise; elle ne vise pas la conservation obligatoire des livres et des registres en application d'autres taxes et droits.

Méthodes de conservation des livres et des registres

10.   Une personne qui est requise de tenir des livres, des registres et tout document lié doit les conserver de manière à ce que les renseignements consignés soient fiables et lisibles.

Support papier

11.   Les livres, les registres et tout autre document lié peuvent être conservés de façon traditionnelle, c'est-à-dire sur support papier.

12.   Tous les livres et registres et toutes les pièces justificatives produites sur papier doivent être conservés comme tels sauf si un programme acceptable de microfilms ou d'images électroniques est en place. Les documents sur papier comprennent les pièces justificatives qui peuvent être entrées dans un système électronique de tenue de registres.

Registres et images électroniques

13.   Les livres et les registres peuvent être tenus au moyen d'un support électronique intelligible. On entend par « système de tenue de registres électroniques » les systèmes d'affaires électroniques qui produisent, traitent, conservent et fournissent l'accès à ces registres, y compris, sans toutefois s'y limiter, les logiciels comptables personnalisés et commerciaux, les systèmes de point de vente ainsi que le commerce électronique par Internet. Les personnes qui utilisent des systèmes d'affaires électroniques doivent s'assurer que suffisamment de renseignements sont saisis et produits afin de permettre d'établir et de vérifier comme il se doit la taxe d'accise.

14.   Toute personne qui tient des registres informatisés doit aussi conserver des pièces justificatives. Ces registres peuvent être conservés sous forme de microfiches, de microfilms ou d'images électroniques, conformément à la politique de l'ARC.

Précisions sur les images électroniques

15.   Les reproductions par images électroniques et microfilms (y compris les microfiches) des livres-journaux et des pièces justificatives doivent être produites, contrôlées et mises à jour en conformité avec la plus récente norme nationale du Canada (CAN/CGSB-72.11-93). Cette norme est énoncée dans la publication intitulée Microfilms et images électroniques – Preuve documentaire, que vous pouvez obtenir de l'Office des normes générales du Canada de l'une des façons suivantes :

par Internet
www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/ongc-cgsb/index-fra.html

par téléphone
819-956-0425 ou 1-800-665-2472

par courriel
ncr.cgsb-ongc@tpsgc-pwgsc.gc.ca

par la poste
Office des normes générales du Canada
11, rue Laurier
Place du Portage, phase III
Gatineau QC  K1A 1G6

par télécopieur
819-956-5740

16.   Un programme d'imagerie acceptable doit remplir les conditions suivantes :

1. un représentant dûment autorisé de l'organisation a confirmé par écrit que le programme s'inscrit dans le cadre des activités habituelles de l'organisation;
2. des systèmes et des procédures sont établis et documentés;
3. un registre renfermant tous les éléments suivants est tenu :
   1. la date de la prise d'images;
   2. les signatures des personnes qui ont autorisé et effectué la prise d'images;
   3. une description des dossiers pris en images;
   4. des précisions qui indiquent si les pièces justificatives ont été détruites ou mises au rebut à la suite de la prise d'images et la date de la destruction ou de la mise au rebut;
4. l'imagiciel utilisé doit comporter un index permettant de repérer immédiatement tout registre, et on doit pouvoir enregistrer la date de la prise d'images ainsi que le nom de la personne qui l'a effectuée;
5. les images doivent être de qualité commerciale, claires et intelligibles lorsqu'elles sont affichée à l'écran d'un ordinateur ou lorsqu'elles sont reproduites sur papier;
6. un système d'inspection et de contrôle de la qualité doit être mis en place pour assurer le respect des exigences mentionnées aux alinéas c), d) et e) ci-dessus;
7. sur avis raisonnable, on doit avoir accès à un équipement permettant de visionner les documents pris en images ou, lorsque cela est possible, de les reproduire sur papier.

17.   Les pièces justificatives sur papier dont une image a été prise conformément à la norme nationale du Canada (consultez le paragraphe 15) peuvent être mises au rebut et les images peuvent être conservées comme registres permanents.

18.   Si la personne confie ce travail à un tiers, elle doit s'assurer que la prise d'images est effectuée de manière acceptable.

Autres précisions sur la conservation des registres informatisés

19.   Les registres informatisés qui sont conservés, ainsi que tout autre registre (p. ex. les contrats sous-jacents, les listes de prix et les changements de prix), doivent comprendre suffisamment de détails pour satisfaire aux exigences de l'article 98. Ces registres peuvent être saisis à tout niveau du système comptable, pourvu que la piste de vérification, l'authenticité et l'intégrité des registres conservés puissent être établies.

20.   Toutes les personnes doivent veiller à ce que des registres de sauvegarde appropriés soient conservés en tout temps. Si des registres informatisés qui doivent être conservés sont perdus, détruits ou endommagés, la personne doit en informer l'ARC et recréer les dossiers dans des délais raisonnables.

21.   Le fait d'utiliser des calculateurs automatiques ou des logiciels fixes pour tenir les livres et registres par voie électronique ne dégage pas les personnes de l'obligation de tenir des registres informatisés adéquats malgré les déficiences des logiciels. Dans les cas où les procédures de sauvegarde du logiciel sont déficientes, des procédures de sauvegarde particulières supplémentaires peuvent être nécessaires afin de conserver des registres informatisés adéquats. Les documents doivent être conservés à un niveau de détail décrivant les procédures d'entrée des données, les rapports produits ainsi que les caractéristiques qui changent les rapports types ou créent de nouveaux rapports.

22.   Les documents de système qui fournissent une description complète du traitement électronique des données (TED) du système comptable et des fichiers qui alimentent ce système doivent être conservés. Les relevés et les illustrations se rapportant à l'ensemble des opérations devraient être suffisamment détaillés pour indiquer tous les éléments suivants :

• le type d'application en cours;
• les méthodes utilisées pour chaque application;
• les moyens de contrôle utilisés afin d'assurer un traitement précis et fiable.

23.   Tous les documents particuliers suivants pour l'ensemble des fichiers doivent être conservés :

• les structures d'enregistrement (notamment la signification de tous les codes utilisés pour représenter les renseignements);
• les organigrammes (systèmes et programmes);
• les descriptions des étiquettes;
• les listes des programmes sources pour les programmes à partir desquels ont été créés les fichiers conservés;
• les plans comptables détaillés pour des périodes déterminées.

24.   Les modifications importantes apportées au système TED, notamment les dates d'entrée en vigueur, devraient être notées afin de maintenir un registre chronologique précis. Ce registre devrait comprendre toute modification apportée au logiciel ou au système, ainsi qu'à la structure des fichiers. Des pistes de vérification devraient être conçues afin de veiller à ce que les détails à partir desquels sont établies les données comptables condensées, comme les inscriptions comptables, les factures et les reçus, puissent être facilement identifiés et présentés à l'ARC sur demande.

25.   De temps à autre, l'ARC conclut des ententes visant la conservation de fichiers particuliers de registres informatisés qui sont utilisés dans le cadre de vérifications ultérieures. Ces ententes sont appelées « ententes de conservation des registres ». Les fichiers conservés selon de telles ententes doivent l'être pour la période prévue par la Loi, dont il est question au paragraphe 6.

Lieu de conservation des registres informatisés

26.   Tous les registres informatisés qui sont conservés doivent être clairement étiquetés et entreposés dans un lieu sûr au Canada. L'autorisation de conserver ailleurs les livres et registres peut être accordée aux personnes dont les systèmes comptables sont centralisés à l'étranger. Cette autorisation peut être obtenue en écrivant à un bureau des services fiscaux de l'ARC. Il est fortement recommandé d'entreposer dans un lieu éloigné des installations les doubles des registres informatisés qui sont conservés à l'intention de l'ARC.

Évaluations

27.   L'ARC peut entreprendre des tests périodiquement afin d'établir la lisibilité et l'intégralité des registres informatisés. Elle terminera ses évaluations en concluant une entente avec la personne relativement aux registres informatisés qui doivent être conservés et à leur traitement. Ainsi, il ne sera pas nécessaire de conserver tous les registres TED, et les données informatisées seront disponibles pour être utilisées dans le cadre de vérifications ultérieures. Une personne peut également demander qu'on procède à ces évaluations.

28.   Ces évaluations constituent des inspections au sens du paragraphe 98(3), puisqu'elles se rapportent directement à la détermination des obligations et des responsabilités d'une personne en application de la Loi pour une période de déclaration déterminée.

29.   Toute entente entre l'ARC et une personne visant la conservation et le traitement des registres informatisés ne s'applique pas aux filiales acquises ni aux systèmes comptables et fiscaux ajoutés après que l'évaluation des registres ou leur réévaluation a été effectuée. Tous les registres informatisés ajoutés par suite d'une telle entente et tous les systèmes produits par ces sociétés doivent être conservés jusqu'à ce que l'ARC procède à une réévaluation. Au moment de l'aliénation d'une filiale, les fichiers qui sont conservés par ou pour la filiale aliénée à l'intention de l'ARC devraient le demeurer jusqu'à ce qu'une nouvelle évaluation puisse être effectuée par l'ARC. Une personne peut demander qu'une réévaluation ait lieu.

Inspections

30.   Les inspections dont il est question au paragraphe 27 du présent mémorandum comprennent la vérification des registres informatisés. Une personne doit donc fournir toute l'aide raisonnable aux vérificateurs de l'ARC en leur donnant accès à ses registres informatisés.

31.   Une personne doit pouvoir accéder aux registres conservés et en faire la lecture au moment de la vérification. Lorsque le système TED, à partir duquel les registres ont été créés, est remplacé par un système avec lequel les registres ne sont pas compatibles, la personne doit les convertir en un système compatible et conserver les deux jeux de dossiers. Les difficultés de satisfaire à ces exigences doivent être signalées à l'ARC.

32.   Une personne doit informer l'ARC de tout changement touchant l'accès aux registres et leur lecture.

33.   L'ARC peut conclure une entente avec une personne afin de modifier certaines exigences ou la totalité de celles-ci, ou d'y renoncer, relativement à la conversion à un système compatible ou à l'approbation des méthodes de remplacement. La personne doit tout de même satisfaire à toutes les exigences que l'entente ne modifie pas, n'annule pas ou ne remplace pas expressément.

Système de gestion de base de données

34.   Les personnes qui utilisent les systèmes de gestion de bases de données devraient veiller à mettre en œuvre des méthodes appropriées afin de respecter les exigences en matière de documents énoncées dans le présent mémorandum. Une personne est en règle si elle crée, pour l'usage de l'ARC, des fichiers séquentiels contenant tous les détails des opérations nécessaires pour créer une piste de vérification afin de remonter aux entrées et aux pièces justificatives sous-jacentes. Toutes les zones essentielles doivent être identifiées et la documentation des fichiers doit suivre les règles énoncées dans le présent document. Ce processus devrait être examiné par l'ARC avant la création des fichiers. On doit être en mesure de traiter les fichiers séquentiels selon des moyens conventionnels. Il faut au moins avoir les renseignements suivants :

• la description de la base de données;
• le cliché d'enregistrement de chaque segment relativement aux zones de segment;
• le langage de contrôle du système;
• tout autre renseignement requis pour avoir accès au fichier.

35.   Les personnes peuvent obtenir d'autres renseignements sur la conservation des données avec l'utilisation de systèmes de gestion de bases de données en communiquant avec un bureau des services fiscaux de l'ARC.

Production des registres

Inspection

36.   Selon l'article 98(3), les personnes qui sont requises de tenir des livres et des registres doivent, à toute heure raisonnable, mettre les registres, les livres de compte ainsi que toute autre pièce justificative à la disposition des agents de l'ARC ou d'autres personnes que le ministre autorise à cette fin, et doivent leur procurer toutes les installations nécessaires à cette inspection. Cette disposition s'applique aux livres et aux registres sur supports papier et électronique.

Obligation de produire des documents ou des renseignements

37.   Le paragraphe 99(1) stipule que l'ARC peut exiger, par avis signifié à personne ou par courrier recommandé ou certifié, qu'une personne produise tout livre, registre, écrit ou autre document, ou tout renseignement à toute fin liée à l'application ou à l'exécution de la Loi, dans le délai raisonnable qui est fixé dans l'avis. L'ARC peut exiger la production d'un document ou d'un renseignement à l'égard d'une personne non désignée nommément ou d'un groupe de personnes non désignées nommément lorsqu'elle a été autorisée à le faire par un juge.

Copies

38.   Lorsque des registres ou autres documents sont inspectés ou produits en application des articles 98 et 99, la personne qui fait cette inspection ou à laquelle on fournit les documents (ou tout autre agent de l'ARC) peut en faire des copies en application du paragraphe 100(1.1). Les copies de documents, attestées comme telles par l'ARC ou par une personne autorisée, ont la même force probante que les documents originaux. Dans le cas des registres informatisés, ces personnes peuvent les imprimer, et les imprimés ainsi que les documents originaux seront considérés comme faisant preuve de la nature et du contenu des documents originaux et auront la même force probante que les documents originaux.

Infractions et pénalités

39.   Lorsque l'ARC a prescrit, en application du paragraphe 100(3), la forme des registres ou des livres de compte qu'une personne doit tenir ou les renseignements qui doivent y être contenus, et que la personne omet de les tenir comme il est requis, elle commet une infraction et encourt, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, une amende de vingt-cinq à mille dollars. À défaut du paiement de l'amende, la personne est passible d'un emprisonnement de deux à douze mois.

40.   Le paragraphe 100(4) stipule que toute personne qui omet de se conformer à une inspection ou de quelque manière empêche ou tente d'empêcher un agent de l'ARC ou une personne autorisée d'avoir accès aux registres ou aux livres de comptes ou de les inspecter, commet une infraction et encourt, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, une amende de deux cents à deux mille dollars, un emprisonnement maximal de six mois ou l'une et l'autre de ces peines.

41.   Conformément à l'article 102, quiconque, selon le cas :

• détruit, altère ou mutile des registres ou livres de compte tenus pour toute période de temps, en vue d'éluder le paiement d'une taxe ou l'observation de la Loi, ou d'aider une autre personne à éluder le paiement d'une taxe ou l'observation de cette loi,
• fait des inscriptions fausses ou trompeuses, ou donne son assentiment ou acquiescement à leur énonciation, ou omet d'inscrire un détail essentiel, dans les registres ou livres de compte dont la tenue est exigée à l'égard de toute période de temps, ou donne son assentiment ou acquiescement à l'omission,

commet une infraction et encourt, sur déclaration de culpabilité par procédure sommaire, une amende :

• d'au moins cent dollars et d'un montant égal au double du montant des taxes qui auraient dû être acquittées ou perçues à l'égard de cette période;
• d'au plus mille dollars et d'un montant égal au double du montant des taxes qui auraient dû être payées ou perçues à l'égard de cette période.

42.   À défaut du paiement de l'amende, la personne est passible d'un emprisonnement de trois à douze mois.

Demandes de renseignements

Tous les mémorandums sur les taxes d'accise et prélèvements spéciaux se trouvent dans le site Web de l'ARC à www.arc.gc.ca/taps.