Guide des principaux éléments d'un SGIC dans l'administration publique centrale

Table des matières

• Objet du guide
• Qu'est-ce qu'un SGIC?
• Un SGIC exemplaire
• Terminologie du SGIC
• Rôles que jouent les personnes clés dans un SGIC

Objet du guide

• Le présent guide a pour objet d'offrir une orientation aux ministères et organismes de l'administration publique centrale dans l'établissement et le maintien d'un système de gestion informelle des conflits (SGIC) afin de les aider à s'acquitter de l'obligation que leur impose l'article 207 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique (LRTFP).
• L'article 207 de la LRTFP se lit comme suit : « Sous réserve des lignes directrices ou des directives élaborées par l'employeur, chacun des administrateurs généraux de l'administration publique centrale établit, en collaboration avec les agents négociateurs représentant des fonctionnaires dans le secteur de l'administration publique centrale dont il est responsable, un système de gestion informelle des conflits et avise les fonctionnaires de la disponibilité de celui-ci. »
• Ce guide s'appuie sur les pratiques exemplaires dans le domaine du SGIC qui ont été consignées dans divers ministères et peut donc s'avérer utile dans l'établissement et le maintien d'un SGIC au sein d'un ministère.

Qu'est-ce qu'un SGIC?

• Un SGIC est une approche systématique visant la gestion des conflits en milieu de travail. Il se compose des éléments suivants :
  • processus informels
  • formation en gestion des conflits.
• Ces éléments visent à favoriser une culture de gestion et de résolution efficaces des conflits en faisant appel à une méthode de résolution de problème fondée sur la collaboration entre les parties au conflit.
• Un SGIC exige la participation active de divers intervenants clés pour être efficace, en particulier celle des agents négociateurs étant donné l'obligation législative de les consulter au cours de la phase de mise en œuvre du SGIC au sein de l'organisation.
• Voici quels sont les principaux objectifs d'un SGIC :
  • favoriser un milieu de travail respectueux, sain et productif par la mise en place des conditions de travail de nature à prévenir l'aggravation des conflits par une gestion et une résolution efficaces des situations conflictuelles en milieu de travail
  • soutenir le perfectionnement des compétences en gestion de conflits des gestionnaires et des employés.
• Un SGIC bien établi a l'avantage de créer des conditions de travail qui favorisent un milieu de travail de qualité et productif, dans lequel
  • les employés et les gestionnaires
    • ont à leur disposition un ensemble de processus informels pour traiter les conflits
    • ont la possibilité d'acquérir les compétences leur permettant de traiter les conflits de manière efficace et respectueuse
    • ont des relations de travail plus productives
  • les gestionnaires ont de meilleures compétences en gestion des personnes pour gérer le rendement des employés de manière équitable et efficace.

Un SGIC exemplaire

• Un SGIC bien conçu et mis en œuvre:
  • crée une culture qui encourage la résolution des conflits au palier le plus bas par le dialogue de personne à personne entre les parties au conflit
  • met à la disposition des gestionnaires et des employés une formation en gestion de conflits afin de favoriser la responsabilité individuelle en vue de résoudre rapidement les conflits
  • offre des points d'accès multiples (personnes-ressources) qui permettent aux employés de trouver rapidement une personne avertie, en qui ils ont confiance, pour obtenir des conseils au sujet du SGIC dans leur organisation
  • offre des processus informels pour la résolution des conflits – résolution par les parties, le coaching, la facilitation, la médiation, l'évaluation des conflits, l'intervention de groupe
  • prévoit des procédures pour permettre aux employés de passer des processus formels (griefs, plaintes de harcèlement) à un processus informel sans porter atteinte à leur droit de revenir aux processus formels s'ils le souhaitent
  • offre des structures qui appuient la formation et les multiples processus informels et qui intègrent la gestion efficace des conflits aux activités quotidiennes de l'organisation.

Terminologie du SGIC

SGIC :

Ensemble de politiques, de procédures et de structures qu'une organisation intègre à son infrastructure en soutien d'une culture de gestion et de résolution efficaces des conflits. Il englobe la formation et les processus informels, il comprend les liens nécessaires avec les processus formels et s'intègre complètement à tous les autres aspects de la gestion des effectifs. C'est un système qui demande la participation active de divers intervenants clés.

Processus informels

comprennent la résolution par les parties (p. ex. la conversation en tête à tête) et des méthodes comme la facilitation, le coaching, la médiation, l'évaluation des conflits et l'intervention de groupe.

Processus formels

désignent les méthodes de règlements de conflits se caractérisant par la participation d'une tierce partie impartiale, qui évalue si les droits d'une personne ont été lésés (p. ex. la procédure de règlement des griefs, la plainte de harcèlement, la plainte relative aux droits de la personne).

Milieu de travail

désigne tout lieu ou tout événement lié au travail, y compris lorsque l'employé est en déplacement, assiste à une conférence parrainée par l'employeur, participe à des activités/séances de formation parrainées par l'employeur ou à des événements parrainés par l'employeur, dont les événements mondains.

Conflit en milieu de travail :

Tous les conflits qui surviennent en milieu de travail. Ils englobent les conflits qui proviennent d'allégations de harcèlement et de discrimination de même que les conflits provenant de discussions informelles en vertu de l'article 47 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP). Ils comprennent aussi les conflits pouvant surgir entre des fonctionnaires et des entrepreneurs, des travailleurs temporaires embauchés par l'entremise d'agences ou des personnes nommées par le gouverneur en conseil.

Agent supérieur chargé du SGIC :

Une personne désignée par l'administrateur général pour surveiller la mise en place d'un SGIC dans son organisation.

Praticien du SGIC :

Une personne, de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation, qualifiée pour faire de la médiation, de la facilitation, du coaching, réaliser des évaluations des conflits, procéder à une intervention en groupe et donner de la formation en gestion des conflits ou encore un coordonnateur/gestionnaire du SGIC qualifié pour exécuter les services du SGIC susmentionnés.

Intervenants clés

comprennent les agents négociateurs, les spécialistes en ressources humaines, les conseillers en relations de travail, les conseillers du Programme d'aide aux employés, les agents des valeurs et de l'éthique, les conseillers des services juridiques, les gestionnaires et les employés.

Personnes-ressources :

Les personnes de l'organisation désignées pour donner de l'information aux gestionnaires et aux employés en ce qui touche le SGIC ministériel et les renvoyer aux praticiens du SGIC. La personne-ressource du SGIC et le praticien du SGIC peut être la même personne.

Rôles que jouent les personnes clés dans un SGIC

Voici les rôles des personnes qui sont considérées comme des personnes clés dans l'établissement et le maintien d'un SGIC efficace.

• étant donné l'imputabilité de l'administrateur général sous la loi en ce qui concerne le SGIG, il a un rôle important à jouer dans l'établissement et le maintien d'un bon système dans son organisation. Il peut :
  • établir un SGIC qui met de la formation en gestion de conflits et des processus informels à la disposition des gestionnaires et des employés
  • désigner un agent supérieur chargé du SGIC qui aura directement accès à l'administrateur général pour les affaires relatives au SGIC
  • assurer la disponibilité d'une expertise et de ressources suffisantes pour mettre en place et soutenir un SGIC offrant un ensemble de processus informels et de la formation en gestion de conflits
  • informer les gestionnaires et les employés de la disponibilité du SGIC ministériel et les inciter à y avoir recours en premier lieu pour le règlement de conflits en milieu de travail.
• Un agent supérieur du SGIC joue un rôle efficace dans l'établissement et le maintien d'un SGIC ministériel. Il peut :
  • mettre en place un SGIC qui tienne compte des besoins d'un effectif diversifié
  • consulter les agents négociateurs concernés dans la mise en place d'un SGIC et consulter des intervenants clés dans la conception et évaluation du SGIC ministériel
  • promouvoir le recours en premier lieu au SGIC pour le règlement de conflits en milieu de travail à tous les échelons de l'organisation, y compris les bureaux régionaux
  • mettre à la disposition de tous les employés et gestionnaires, par les moyens les plus pratiques (p. ex. des accords de partage de services), des processus informels et une formation en gestion de conflits et mettre en place des boucles de rétroaction pour recueillir des observations sur le SGIC en vue d'en évaluer l'efficacité
  • mettre en place une procédure ministérielle permettant de suspendre, à la demande de l'employé, un processus de règlement de grief ou de plainte pour harcèlement déjà entamé au profit d'un processus informel. Toutes les parties à un processus informel peuvent, à tout moment et sur demande, revenir au processus formel
  • s'assurer que les personnes qui remplissent les tâches de praticien du SGIC n'assument pas de fonctions ou de rôles les amenant à représenter ou à défendre la direction ou les employés de l'organisation et qu'elles exécutent leurs tâches conformément au code de pratique énoncé ci-dessous.
• Les praticiens du SGIC accomplissent leur rôle clé comme suit :
  • s'assurer que les parties à un conflit participent volontairement à un processus informel
  • s'assurer d'informer l'agent négociateur si le conflit porte sur l'interprétation ou l'application d'une convention collective et l'inciter à participer pleinement au processus informel
  • faciliter la participation de toute personne qui accompagne la partie
  • assurer le respect de la confidentialité de toutes les personnes qui demandent leur aide et préserver la confidentialité de toute l'information échangée durant un processus informel, sauf si la loi exige sa divulgation (la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l'accès à l'information s'appliquent toutes deux à l'information échangée au cours d'un processus informel dans la fonction publique)
  • s'assurer de n'avoir aucun intérêt personnel dans le conflit, d'être impartiaux et de ne pas représenter les intérêts de l'organisation ou de l'une des parties.
• Les gestionnaires gagneront à :
  • s'efforcer de résoudre rapidement les conflits en milieu de travail ou obtenir les conseils et l'aide de leurs praticiens du SGIC lorsqu'un conflit persiste malgré leurs efforts pour le régler
  • participer aux séances de formation en gestion des conflits pour accroître leurs compétences.
• Les employés gagneront également à :
  • faire tout leur possible pour résoudre un conflit directement avec l'autre personne (règlement par les parties) ou obtenir l'aide d'un praticien du SGIC lorsqu'ils ne peuvent pas le régler eux-mêmes
  • participer aux séances de formation en gestion des conflits pour accroître leurs compétences.