Notes de séminaire : Soumissionner sur des marchés

Demande de proposition

• Une DP est un appel d'offres pour des biens ou des services.
• Elle présente les caractéristiques des biens ou des services requis et décrit les critères d'évaluation qui s'appliquent au choix de la soumission retenue.
• Pour les besoins complexes, les fournisseurs peuvent être invités à proposer une solution pour un problème, une exigence ou un objectif.
• Le résultat d'une soumission retenue sur une DP serait un contrat pour livrer les biens ou les services tels que décrits.

Demande d'offre à commandes

• Un acheteur peut émettre une DOC lorsqu'il doit acheter les mêmes biens ou services sur une base régulière.
• Si vous vous qualifiez dans le cadre d'une DOC, cela signifie que vous consentez à fournir vos biens et services à un prix préétabli pendant une certaine période de temps.
• L'acheteur émet une commande subséquente au fournisseur préqualifié, ce qui l'avise de fournir le bien ou le service.

Demande d'arrangement en matière d'approvisionnement

• Un acheteur peut émettre une DAMA lorsque :
  • Il y a un besoin d'acheter des biens et des services sur une base régulière;
  • Il y a des variables telles que l'énoncé des travaux ou des exigences qui ne peuvent pas être définies à l'avance.
• On invite les fournisseurs préqualifiés à soumissionner pour des besoins précis.

Similitudes et différences entre les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement

• Les deux peuvent être nationales ou régionales.
• Les deux sont utilisés pour acheter des biens ou des services sur une base régulière.
• Dans les deux cas, on établit un bassin de fournisseurs préqualifiés et les deux comportent des modalités définies.
• Il ne s'agit pas d'obligation de la part du gouvernement du Canada d'acheter des biens ou des services tant que le besoin ne se présente pas.
• Offres à commandes
  • Le contrat est attribué au moyen d'une commande subséquente.
  • Les prix sont prédéterminés et fixes.
• Arrangements en matière d'approvisionnement
  • Le contrat est attribué par moyen d'un processus concurrentiel parmi les fournisseurs préqualifiés.
  • Les prix peuvent être négociés dans les limites d'un prix plafond fixe.
  • Les acheteurs définissent les exigences spécifiques pour chaque processus concurrentiel dans le cadre de l'arrangement.

Préqualifiez-vous pour une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement afin de vendre au secteur public

• Dans le cadre de l'Initiative canadienne d'approvisionnement collaborative, les acheteurs du secteur public peuvent accéder aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement.
• Les fournisseurs préqualifiés peuvent vendre leurs biens ou services aux provinces, territoires et d'autres dans le secteur public.
  • Vendre à plusieurs paliers de gouvernement
  • Accéder à un marché élargi
  • Préparer des soumissions plus simples et plus rapides
  • Obtenir une portée et une valeur augmentée pour chaque occasion
  • Diminuer les risques d'approvisionnement
• Pour obtenir plus de renseignements et consulter la liste des biens et des services disponibles, visitez Canada.ca/acheter-ensemble.

Examiner les documents de l'appel d'offres

• Suivez les instructions et lisez attentivement toutes les modalités.
• Si certains aspects du document vous semblent ambigus, contactez l'autorité contractante afin d'obtenir plus de détails.
  • Soumettez vos questions par écrit à l'autorité contractante avant la date limite fixée à cette fin.
  • Les réponses aux questions posées apparaitront comme une modification sur la page de l'avis d'appel d'offres.
• Votre seul point de contact est l'autorité contractante dont le nom apparait dans le document de demande de soumissions.

Aperçu du document de demande de soumissions

• Partie 1 « Renseignements généraux » présente une description générale du besoin et indique les exigences en matière de sécurité.
• Partie 2 « Instructions à l'intention des soumissionnaires » renferme les instructions, les clauses et les conditions qui s'appliquent à la demande de soumissions. Cette partie comprend de l'information sur la visite des lieux, les conférences des soumissionnaires, les lois applicables et les mécanismes de contestation et de recours.
• Partie 3 « Instructions pour la préparation des soumissions » fournit aux soumissionnaires les instructions à suivre pour préparer leur soumission (p.ex. format et mise en page, type de fichier).
• Partie 4 « Procédures d'évaluation » décrit le processus d'évaluation et la manière dont l'entrepreneur sera choisi. Les critères d'évaluation constituent l'une des parties les plus importantes du document de demande de soumissions.
• Partie 5 « Attestations » comprend les attestations à fournir, par exemple concernant l'équité en matière d'emploi, les anciens fonctionnaires et les conflits d'intérêts, ainsi que la conformité avec le régime d'intégrité du gouvernement.
  Note : Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a annoncé un nouveau Bureau de l’intégrité et de la conformité des fournisseurs qui remplacera le Régime d’intégrité. Grâce à celui-ci, SPAC sera mieux à même de détecter les actes répréhensibles commis par des fournisseurs et d'y répondre, notamment dans les cas des infractions dans les différentes juridictions et des infractions non pénales. Pour en savoir plus, consultez le Plan d’action pour l’amélioration de l’approvisionnement.
• Partie 6 « Clauses du contrat subséquent » comprend les clauses et conditions qui s'appliquent à tout contrat subséquent. Cette partie précise la Période du contrat qui vous informe du temps alloué pour exécuter les travaux.
  • Dans le cas des offres à commandes, la partie 6 est divisée en deux sous-parties : 6A et 6B. La partie 6A contient l'offre à commandes. La partie 6B contient les clauses et les conditions qui s'appliqueront à tout contrat résultant d'une commande subséquente.
• Les annexes peuvent inclure d'autres spécifications qui ne sont pas abordés dans les autres parties de la demande de soumission, par exemple les énoncés des travaux, les exigences relatives à la sécurité, les ententes de non-divulgation, les détails des critères d'évaluation, les zones géographiques, les profils de l'entreprise, et des lettres d'autorisation.

Annexe A - Énoncé des travaux

• Il énonce en détail la nature des biens ou des services requis.
• Il décrit les travaux à effectuer et précise les biens ou les services à fournir pour exécuter le contrat.
• Il définit et décrit les différentes phases du projet.

Autres annexes possibles : liste de vérification des exigences relatives à la sécurité

• Il peut y avoir plusieurs autres annexes jointes au document de demande de soumissions. Par exemple, une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité est jointe en annexe dans les demandes de soumissions qui portent des exigences en matière de la sécurité.

Exigences en matière de sécurité

• Une attestation de sécurité est nécessaire lorsque, dans le cadre de contrats conclus avec le gouvernement du Canada, votre personnel doit accéder à des renseignements, à des biens ou à des lieux de travail protégés ou classifiés.
• Les exigences en matière de sécurité sont identifiées dans le document de demande de soumissions.
• Pour les contrats qui exigent une enquête de sécurité sur l'organisation, vous devez présenter votre demande d'enquête lors que vous soumissionnez.
• Pour les contrats qui exigent une enquête de sécurité sur le personnel, en général, vous pouvez faire une demande une fois que vous avez été octroyé un contrat ou qualifié dans le cadre d'une offre à
commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement.
• Pour des questions sur les procédures et les exigences des enquêtes, contactez le Programme de sécurité des contrats (PSC).
• Pour des questions sur les exigences en matière de sécurité qui s'appliquent à une demande de soumissions particulière, contactez l'autorité contractante mentionnée dans le document de demande de soumissions.
• En savoir plus sur les exigences de sécurité des contrats du gouvernement du Canada.
• Pour trouver un séminaire à venir sur l'obtention d'une attestation de sécurité, consultez Trouver un événement.

Créer une feuille de route pour la soumission

• Déterminez les étapes à suivre pour présenter une soumission.
• Déterminez la priorité et la séquence des étapes à suivre avant et après la soumission.
• Estimez le niveau d'effort et le temps requis pour franchir les étapes.
• Trouvez votre critère de décision pour la soumission :
  • Quels sont les facteurs qui détermineront si vous allez de l'avant avec la soumission?
  • Quel est le bon moment pour prendre la décision?

Soumissionner ou non?

• Votre entreprise est-elle capable de combler le besoin?
• Votre entreprise satisfait-elle aux critères d'évaluation?
• Les modalités sont-elles acceptables?
• Votre entreprise est-elle en mesure d'accepter la méthode d'établissement des prix?
• Devriez-vous établir un partenariat avec un autre fournisseur?

Note : Il peut vous être utile de rechercher l'historique de contrats pour vous informer de vos concurrents potentiels. En savoir plus sur la recherche des avis d'attribution et des contrats octroyés sur AchatsCanada.

Comment une soumission est-elle évaluée?

• Les soumissions sont normalement évaluées en fonction de leur mérite technique et de leur rapport qualité-prix, selon la méthode de sélection énoncée dans le document de demande de soumissions.
• Il est important de bien comprendre les critères d'évaluation pour que vous saviez comment préparer une soumission qui démontre clairement que vous satisfaites aux exigences et que vous vous distinguez des entreprises concurrentes.
• L'évaluation peut être fondée sur :
  • les critères techniques obligatoires seulement;
  • les critères techniques cotés seulement; ou
  • une combinaison des critères techniques obligatoires et des critères techniques cotés.
• Une soumission recevable ne garantit pas l'attribution du contrat. Le contrat est attribué au soumissionnaire le plus concurrent selon l'évaluation de toutes les soumissions qui sont en concurrence, en prenant en considération tous les critères d'évaluation.

Que signifient-ils, les critères obligatoires?

• Vous devez répondre à tous les critères obligatoires en vue de passer à la prochaine étape du processus d'évaluation.
• Les critères obligatoires sont évalués objectivement sur une base de réussite ou échec.
• Quelques exemples : caractéristiques d'accessibilité, stabilité financière, caractéristiques essentielles de l'équipement en termes de performance, paramètres de performance liés aux services.

Que signifient-ils, les critères cotés?

• Les critères cotés servent à évaluer les facteurs de valeur ajoutée en plus des exigences obligatoires.
• Comprennent des critères tels que : la stratégie, les principes, la méthodologie, l'expérience de l'entreprise, de l'équipe ou des ressources, les installations et les équipements.
• Si vous avez des questions au sujet de la cotation numérique, assurez-vous de les poser à l'autorité contractante.

Sélection de la soumission retenue

• Soumission recevable la plus basse :
  • Sélection selon la soumission recevable la plus basse.
  • La soumission doit satisfaire aux exigences obligatoires pour être considérée recevable.
• Meilleur rapport-qualité prix :
  • Sélection souvent basée sur le prix le plus bas par point (déterminée selon une échelle de cotation).
  • Les critères obligatoires et critères techniques cotés seront évalués.
• Soumission technique la plus élevée dans les limites du budget :
  • Sélection basée sur la soumission technique avec la cotation numérique la plus élevée dans les limites du budget.
  • Les fournisseurs sont invités à proposer une solution à un problème ou une méthode permettant d'atteindre un objectif dans les limites du budget.

Note : Vous pouvez consulter le Guide à l'intention des praticiens sur l'établissement des prix en approvisionnement pour en apprendre davantage sur les facteurs qui influencent les décisions en matière de l'établissement des prix conformément aux objectifs et aux priorités identifiés pour chaque achat. Parmi ces facteurs sont la maturité du marché et les facteurs de risque liés aux biens ou services achetés, par exemple.

Le tableau présente un exemple où les trois soumissions sont recevables et où la sélection de l'entrepreneur se fait en fonction d'un ratio de 60/40 à l'égard du mérite technique et du prix, respectivement. Le nombre total de points pouvant être accordé est de 135, et le prix évalué le plus bas est de 45 000 $ (45).

• La soumission recevable la plus basse est le soumissionnaire 3.
• La soumission avec la meilleure cote combinée pour le mérite technique et le prix (ratio de 60/40) est le soumissionnaire 1.

Préparer votre soumission : la section technique

• Évaluez la situation actuelle et la nécessité du projet.
• Décrivez les objectifs des travaux proposés, les raisons qui justifient l'exécution des travaux tels que proposés et les avantages qui en découleront.
• Décrivez votre plan de travail et la méthode et les techniques que vous proposez.
• Discutez de la faisabilité et du niveau de succès anticipé, des problèmes prévus et les plans d'urgence.
• Indiquez votre plan en matière des tâches à accomplir, des produits à livrer, ainsi que les délais d'exécution.
• Répondez à toutes les exigences :
  • En précisant clairement comment vous allez satisfaire chacune de celles-ci.
  • Faites référence à des projets réalisés ou à des produits livrés dans le passé, pour appuyer votre capacité à fournir le bien ou le service.
• Répondez à tous les critères d'évaluation :
  • En utilisant un langage clair.
  • Chaque soumission est évaluée uniquement en fonction de son contenu. Ne comptez pas sur une interaction passée avec une autorité contractante parce que l'équipe d'évaluation ne peut prendre en considération que les informations contenues dans la soumission.

Préparer votre soumission : la section de gestion

• Présentation
  • Présentez votre équipe.
  • Présentez les sous-traitants.
  • Démontrez que votre équipe possède les compétences requises.
• Documentation
  • Fournissez toutes les informations à l'appui, par exemple les curriculums vitae.
  • Joignez tout document qui démontre que vous répondez aux normes de qualité.

Préparer votre soumission : la section financière

• Prix ferme
  • Utilisée lorsqu'il est possible de prédire les coûts imputables.
  • L'entrepreneur doit achever les travaux avant d'être payé.
• Contrats à prix coûtant
  • Utilisés lorsqu'une incertitude subsiste quant aux coûts ou projets à long terme.
  • Peuvent être utilisés pour compenser les risques potentiels liés aux coûts.

Éviter le truquage des offres

• Le truquage des offres se produit lorsque les entreprises s'arrangent entre elles pour déterminer qui remportera un contrat particulier au lieu de se livrer à une concurrence entre elles. Par exemple :
  • fixer les prix/rédiger vos soumissions, déterminer le type de contrats que chaque entreprise devrait remporter ou déterminer l'ordre dans lequel les contrats doivent être remportés;
  • retirer une soumission ou éviter de soumissionner afin que certains concurrents obtiennent des contrats dans certaines régions, sur certains marchés de produits ou avec certains clients;
  • soumettre intentionnellement une soumission non concurrentielle ou incomplète pour qu'une autre entreprise puisse l'emporter.
• Tout le monde peut signaler de manière anonyme des activités suspectes dans les contrats fédéraux y compris la tricherie présumée, la fraude, la collusion et la corruption.
• Pour en savoir plus, consultez la page Signaler la tricherie dans les contrats du gouvernement fédéral.

Comment se distinguer des concurrents

• Structurez votre soumission de manière à ce qu'elle soit complète, concise et précise.
• Fournissez les renseignements suivants sur la première page de votre soumission : un numéro de référence, le numéro de l'appel d'offres, la date, et les coordonnées de votre entreprise.
• Rédigez un résumé, numéroter les pages et inclure une table des matières.
• Apposez le logo ou le nom de votre entreprise sur chaque page.
• Accordez le plus d'attention aux sections auxquelles on attribue le plus de points.
• Fournissez toutes les détails pertinents afin de démontrer les manières dont votre entreprise est qualifiée et les raisons pour lesquelles elle serait le bon choix.
• Demandez à une autre personne de lire votre soumission.

Avant de présenter votre soumission…

• Lisez attentivement toutes les modalités.
• Satisfaites à tous les critères obligatoires.
• Répondez à tous les sections, peu importe la cotation numérique.
• Assurez-vous de suivre les instructions pour la préparation de la soumission, y compris soumettre le nombre adéquat de copies de votre soumission et de toutes les attestions requises.
• Assurez-vous de remplir et de signer tous les documents requis.
• Vérifiez la méthode et la date limite de soumission.
  • Les appels d'offres publiés dans la solution d'achats électroniques exigent la présentation des soumissions par moyen de SAP Ariba. Chaque processus d'approvisionnement exposera clairement le moyen à utiliser pour présenter une soumission. Informez-vous sur la manière de répondre aux appels d'offres sur SAP Ariba.
  • Pour certains appels d'offres, les soumissions peuvent être présentées au moyen du service en ligne Connexion de Postes Canada. Si cette méthode de présentation est disponible et que vous prévoyez utiliser, assurez-vous de créer votre compte du service Connexion à l'avance afin d'être prêt à présenter vos documents de soumission à temps.
• Si vous avez des questions, communiquez avec l'autorité contractante.

Que se passe-t-il après la soumission?

• Surveillez les communications venant de l'autorité contractante et répondez-y dès que possible.
• Suivez l'avis de l'appel d'offres afin d'être notifié des modifications. Apprenez comment suivre une recherche sauvegardée ou un avis d'appel d'offres sur AchatsCanada.
• Vous pouvez modifier votre soumission et de la soumettre plusieurs fois jusqu'à la clôture de l'appel d'offres.

Gestion des différends

• S'il s'agit d'un conflit qui ne peut être réglé par l'intermédiaire de l'autorité contractante, il y a d'autres options. Apprenez-en davantage sur la gestion des différends d'approvisionnement et le processus de plainte.